岳建文

【摘要】隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)生活和社會(huì)生活都將有很多信息需要保存，這就涉及到檔案。檔案所保存的信息具有時(shí)效性、專一性以及地域性等等，這些特性讓檔案充分發(fā)揮了其經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案是含有歷史價(jià)值的社會(huì)記錄。在本文中，筆者對(duì)如何利用檔案以及檔案所存在的價(jià)值進(jìn)行了分析和探討，希望能夠促進(jìn)檔案工作的進(jìn)步，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理效果，提高檔案的利用率。

【關(guān)鍵詞】檔案利用；檔案價(jià)值

檔案是在人類的社會(huì)活動(dòng)中形成的信息記錄，其能夠直接反映出人類的生產(chǎn)活動(dòng)，表現(xiàn)出人類的思維方式，將結(jié)果以文字、圖表和聲像等形式表現(xiàn)出來。檔案記錄著一件事情完整的發(fā)生過程，能夠給后來的人們提供借鑒和憑證，幫助人們找到處理事件的依據(jù)，人們?cè)谑褂脵n案時(shí)一般查找的是其中所描述的過程和結(jié)果。

檔案反映人類社會(huì)發(fā)展的過程，記錄了關(guān)于社會(huì)的林林總總，具有社會(huì)性。檔案的性質(zhì)是記錄當(dāng)期歷史，在時(shí)代的變遷中不具備現(xiàn)實(shí)效應(yīng)，這就意味著檔案具備歷史性。檔案的價(jià)值一般是檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值，如何讓這些價(jià)值更好地發(fā)揮就是檔案的利用，而這就是檔案的利用價(jià)值，所以檔案的利用與檔案的價(jià)值兩者是相互的，兩者需要相互支撐，共同協(xié)調(diào)促進(jìn)檔案的發(fā)展和更新。

一、檔案的價(jià)值

（一）檔案的憑證價(jià)值。檔案的憑證價(jià)值是檔案中最重要的價(jià)值，它是結(jié)合歷史的依據(jù)所形成的，所具有的價(jià)值更高。檔案的憑證價(jià)值記錄著歷史實(shí)物的特性，給現(xiàn)代社會(huì)提供著更加寶貴的價(jià)值，但是，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，許多的檔案管理者感受到檔案的憑證價(jià)值不利于現(xiàn)在社會(huì)的利用，難以給社會(huì)經(jīng)濟(jì)提供較好的支持。檔案憑證價(jià)值不利于利用主要有以下幾個(gè)方面：

1.時(shí)效性。檔案的憑證價(jià)值就是將過去的歷史信息進(jìn)行匯總、歸類，隨著時(shí)間的推移，檔案所具有的憑證價(jià)值也在不斷減少。比如在房屋權(quán)、土地權(quán)的使用上，隨著使用者的過世，這些使用權(quán)所呈現(xiàn)出來的檔案憑證價(jià)值就沒有了效益，所具有的價(jià)值也不多了，因此，這些檔案的憑證價(jià)值也隨之消失了。所以，檔案的憑證價(jià)值在某一段時(shí)間內(nèi)有著一定的利用效果，它所具有的時(shí)效性導(dǎo)致了檔案的憑證價(jià)值變小。

2.專一性。檔案的憑證價(jià)值所體現(xiàn)出來的專一性主要是指檔案的使用者和有關(guān)價(jià)值的檔案是一對(duì)一的，即檔案的憑證價(jià)值只對(duì)和它有關(guān)的人或者事起著價(jià)值作用，對(duì)于不相干的人不起憑證價(jià)值作用。檔案的憑證價(jià)值所具有的專一性導(dǎo)致了檔案數(shù)量的增多，這樣只會(huì)增加檔案管理者的檔案管理工作，同時(shí)又不能較好地發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值。

3.區(qū)域性。檔案的憑證價(jià)值是針對(duì)于某一個(gè)區(qū)域的，即A地的檔案就不對(duì)B地產(chǎn)生憑證價(jià)值，所以檔案的憑證價(jià)值所具有的區(qū)域性極強(qiáng)。對(duì)于一些異地的人來說就非常不方便，他們?nèi)サ搅硗庖粋€(gè)區(qū)域，當(dāng)?shù)貨]有他們所擁有的檔案，發(fā)揮不了檔案的憑證價(jià)值，因此，在現(xiàn)在這個(gè)信息發(fā)達(dá)的社會(huì)，這樣的檔案利用方式難以得到保留。

4.一次性。檔案是方便權(quán)益受到侵犯時(shí)所查看的，因此檔案的憑證價(jià)值一般是具有一次性的?？傊?，檔案的憑證價(jià)值所具有的這些不利因素，都會(huì)制約檔案憑證價(jià)值的發(fā)展，限制了檔案的利用。

（二）檔案的情報(bào)價(jià)值。檔案的情報(bào)價(jià)值又稱為檔案的參考價(jià)值以及作用。檔案之所以具有較強(qiáng)的作用，就是因?yàn)樗哂休^強(qiáng)的情報(bào)作用，使用者可以參考檔案上所給出的作用和價(jià)值充分地做好工作，因此檔案對(duì)于使用者來說是一種重要的信息資源。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，檔案的情報(bào)價(jià)值逐漸發(fā)生了轉(zhuǎn)移，將其轉(zhuǎn)移到了報(bào)紙報(bào)刊上、書籍中、網(wǎng)頁(yè)信息中等等，這樣的轉(zhuǎn)移只會(huì)導(dǎo)致檔案的情報(bào)價(jià)值利用率下降，對(duì)檔案的情報(bào)價(jià)值的提升沒有任何的推動(dòng)作用。無論是在過去還是現(xiàn)在以及未來，檔案的存在方式都將是紙質(zhì)的形式，過于的網(wǎng)絡(luò)化只會(huì)導(dǎo)致檔案的情報(bào)價(jià)值降低，最終影響檔案價(jià)值的利用。隨著網(wǎng)絡(luò)化的不斷推進(jìn)，政府也在不斷推動(dòng)檔案向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，許多的檔案逐漸轉(zhuǎn)移到了網(wǎng)站上，檔案情報(bào)價(jià)值轉(zhuǎn)移速度在不斷加快，其本身的價(jià)值卻在不斷降低。

二、對(duì)于檔案價(jià)值的保護(hù)

隨著社會(huì)信息的不斷涌入，檔案在朝著信息化發(fā)展的過程中，不僅僅需要一些網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理形式，也需要一些實(shí)物檔案，即紙質(zhì)化的檔案形式。檔案的憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值隨著時(shí)間的推進(jìn)所體現(xiàn)出來的價(jià)值也不斷在降低，這都需要檔案管理人員進(jìn)一步進(jìn)行保護(hù)，提升檔案價(jià)值，提高檔案的利用率。在現(xiàn)在社會(huì)中，對(duì)于檔案價(jià)值的保護(hù)可以分為網(wǎng)絡(luò)信息化保護(hù)和實(shí)物檔案保護(hù)，網(wǎng)絡(luò)信息化保護(hù)就是利用現(xiàn)有的檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的歸類，在查詢和利用檔案時(shí)可以更加方便快捷；實(shí)物檔案保護(hù)就是在利用檔案數(shù)字化的同時(shí)結(jié)合紙質(zhì)形式，防止檔案的丟失，同時(shí)也能夠提升檔案價(jià)值。

（一）檔案數(shù)字化管理。隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)開始進(jìn)入人們的生活，并且其應(yīng)用技術(shù)造福了社會(huì)，包括對(duì)檔案保存的數(shù)據(jù)化，使其對(duì)檔案的管理以及保存起到了十分顯著的作用。在檔案的管理體系中，由于檔案隨著的時(shí)間推移，數(shù)量越來越多，對(duì)于存放、查找以及質(zhì)量管理都存在很大的問題，但是通過現(xiàn)代科技技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案的電子數(shù)字化，輕松解決了傳統(tǒng)管理體制的存放、查找等問題。

檔案數(shù)字化是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行錄入，將紙質(zhì)的檔案變成信息數(shù)字化。這樣一來，就形成了檔案信息庫(kù)，建立相應(yīng)的目錄，以便于對(duì)檔案信息進(jìn)行管理。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)工作量十分巨大、投入資金多，并且人才需求十分廣泛的一個(gè)系統(tǒng)工程，在這一項(xiàng)工程里，環(huán)節(jié)十分復(fù)雜，并且環(huán)環(huán)相扣，這就需要專業(yè)的檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行匯總或者分類，特別需要注意的是，對(duì)于檔案的保存需要具有實(shí)時(shí)性，即及時(shí)將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這樣才能夠較好地提高檔案的價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)檔案價(jià)值的保護(hù)。

檔案數(shù)字化把資源信息進(jìn)行歸類和總結(jié)，在必要的時(shí)候?yàn)槭褂谜咛峁┯行畔?，檔案數(shù)字化便利了檔案的管理，促進(jìn)了資源的有效應(yīng)用。在接到某一檔案時(shí)，相關(guān)人員就可以將檔案資料進(jìn)行歸納、總結(jié)，再歸入檔案數(shù)字化管理中，這樣的方式比起以往傳統(tǒng)的檔案管理方式更加便捷，在今后的查閱中也會(huì)更加清楚。檔案數(shù)字化給檔案管理帶來了便利，提升了檔案價(jià)值的利用率，也方便了今后檔案使用者的查詢。另外，檔案數(shù)字化能夠讓社會(huì)共同享用信息資源，保證資源的合理有效利用，這樣就能夠防止檔案價(jià)值的流失。在這個(gè)資源信息豐富的社會(huì)，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開資源，檔案數(shù)字化能夠起到資源整理和資源利用的作用，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的資源信息。

檔案數(shù)字化在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)記錄著經(jīng)濟(jì)信息，由檔案工作人員進(jìn)行信息的分類、總結(jié)，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)提供經(jīng)濟(jì)所需的信息，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)又好又快發(fā)展。檔案數(shù)字化體現(xiàn)著這個(gè)社會(huì)的信息化、科技化，能夠給社會(huì)經(jīng)濟(jì)帶去必要的社會(huì)信息，為經(jīng)濟(jì)創(chuàng)造更多的良機(jī)，同時(shí)也增強(qiáng)了檔案的價(jià)值屬性，為檔案在今后更好地得到利用提供了保障。

（二）實(shí)物檔案管理。前面我們說到將檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，但是在檔案管理形式之下還應(yīng)該設(shè)置實(shí)物檔案管理方式，這樣才能夠更好地保證檔案價(jià)值得到保存，同時(shí)也提高其利用率。實(shí)物檔案就是一些具有檔案屬性的物品，經(jīng)過收集、整理后，形成的實(shí)物檔案合集。在現(xiàn)實(shí)生活中，我們能經(jīng)常看到檔案室，不管是學(xué)校還是公安局，都設(shè)有檔案室對(duì)檔案進(jìn)行集中管理。實(shí)物檔案管理形式區(qū)別于其他檔案的顯著特點(diǎn)就在于它的形態(tài)不一，是多樣化的。但是，實(shí)物檔案與其他類型的檔案所表現(xiàn)出來的性質(zhì)一樣，它們都可反映出集體和個(gè)人的發(fā)展軌跡，但實(shí)物檔案能夠更直觀地反映出一個(gè)組織或部門及個(gè)人在一段時(shí)間內(nèi)所做工作的過程和工作所獲的成果。只有完善的實(shí)物檔案管理制度，才能保證檔案資源的完整性，才能更好地記錄過去的發(fā)展軌跡，發(fā)揮出檔案資源直觀、易懂的優(yōu)點(diǎn)，起到積極的宣傳作用，促使檔案的價(jià)值得到利用，使檔案管理成為生動(dòng)的教材，對(duì)教育起到激勵(lì)的作用；在文化的交流中展示、弘揚(yáng)我國(guó)文化。

實(shí)物檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)是多種多樣的，必須要根據(jù)各單位的實(shí)際情況選擇不同的分類方式。但通常情況下，按照實(shí)物檔案的內(nèi)容分類是最簡(jiǎn)單、方便的，按照實(shí)物檔案的材質(zhì)進(jìn)行分類也是較為普遍的分類方法。對(duì)不同價(jià)值的實(shí)物檔案也可按照保存時(shí)間的長(zhǎng)短或是否銷毀進(jìn)行處理，提高實(shí)物檔案保存的質(zhì)量，同時(shí)也提升檔案的價(jià)值。對(duì)檔案進(jìn)行分類后要進(jìn)行編號(hào)、著錄，使用能反映實(shí)物檔案各項(xiàng)情況的標(biāo)簽表，方便管理和檢索。對(duì)于實(shí)物檔案管理方式來說，最重要的就是要有條理性、協(xié)調(diào)性，不可以將檔案信息混亂。實(shí)物檔案管理的形式對(duì)檔案價(jià)值是另外一種保護(hù)，對(duì)于保存和提升檔案價(jià)值都有一定的效果，在今后的發(fā)展中，檔案的價(jià)值保護(hù)需要檔案數(shù)字化與實(shí)物檔案管理兩者結(jié)合，共同為檔案憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值提供支持，進(jìn)一步促進(jìn)檔案價(jià)值利用率的提升。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，所涌出的信息量也將不斷增加，所以檔案的作用也在逐漸加大。檔案的價(jià)值對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)上的支撐力非常強(qiáng)烈，在未來的發(fā)展上，經(jīng)濟(jì)社會(huì)將會(huì)加強(qiáng)對(duì)檔案的利用，因此這就需要檔案管理人員加強(qiáng)檔案的管理，讓檔案價(jià)值得到提升，同時(shí)也能夠提升檔案的利用率，使檔案具有一定的利用價(jià)值和保存價(jià)值，便于今后的利用。

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