■高麗霞

郵件合并功能在審計報告模板中的妙用

■高麗霞

對于一些涉及金額大、內(nèi)容多、覆蓋范圍廣的審計項目，如行業(yè)審計和專項資金審計，一般采用的是由上級審計機關(guān)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)調(diào)度、各級審計機關(guān)自上而下同步開展審計的組織方式。項目組織單位通常會按照審計工作方案的要求，依托審計報表，制作審計報告模板，供各級審計機關(guān)參考使用。在這類審計中，如果審計報告中的數(shù)據(jù)能根據(jù)審計報表的內(nèi)容自動生成并隨著審計報表中數(shù)據(jù)的變動而同步調(diào)整，會給審計人員帶來極大的方便。Word的郵件合并功能便可實現(xiàn)這一目標。

一、郵件合并功能的本質(zhì)

郵件合并的本質(zhì)是將數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)與Word文檔進行關(guān)聯(lián)并在Word文檔中顯示。運用在審計中，我們用審計報表作數(shù)據(jù)源，撰寫 Word格式的審計報告，建立好審計報表數(shù)據(jù)與審計報告的關(guān)聯(lián)關(guān)系，將建好關(guān)聯(lián)關(guān)系的報表和報告稱為模板，下發(fā)至各個審計組。各審計組根據(jù)實際情況將數(shù)據(jù)填入審計報表，相應(yīng)數(shù)據(jù)便可自動插入報告模板生成審計報告。

二、郵件合并功能的優(yōu)勢

一是操作簡單、應(yīng)用廣泛。郵件合并只需在Word中按部就班執(zhí)行相應(yīng)操作即可，不涉及復(fù)雜的計算機編程，在任何技術(shù)力量的審計組都可推廣使用。二是節(jié)省時間、提高效率。只要在審計報告模板中執(zhí)行一次郵件合并操作，便可實現(xiàn)所有審計組共享使用將審計報表中幾十甚至幾百個數(shù)據(jù)自動插入審計報告的功能，從而避免成百上千的審計組重復(fù)一個工作量巨大的繁瑣操作。三是動態(tài)靈活、實時性好。當審計報表中數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，審計報告中相應(yīng)數(shù)據(jù)可隨之自動變化，適應(yīng)于報表數(shù)據(jù)經(jīng)常需要修正調(diào)整的審計過程。四是使用方便、易于推廣。具體應(yīng)用中只需將進行過郵件合并的模板分發(fā)至各審計組進行簡單設(shè)置后便可直接使用。

三、郵件合并功能運用示例

（一）審計報表模板和審計報告模板部分截圖：

（二）審計報表和生成的審計報告部分截圖：

以上采用的數(shù)據(jù)是測試數(shù)據(jù)。

四、郵件合并功能操作方法

（一）準備數(shù)據(jù)源

Excel工作表、Access數(shù)據(jù)庫、SQL Server數(shù)據(jù)庫都可以成為數(shù)據(jù)源。在歷年的大項目審計中，審計報告的數(shù)據(jù)來自于 Excel格式的審計報表，所以在本實例中，采用Excel表格作為數(shù)據(jù)源。

（二）在Word中進行郵件合并

郵件合并是在 Word格式的審計報告模版中進行的。2003、2007和2010是Word目前通用的版本，三個版本在郵件合并功能操作方法上大同小異。下面以2010為例，對郵件合并的步驟進行介紹。

【第1步】打開審計報告模版，在菜單欄中選擇“郵件”菜單項，并在工具欄中點擊“開始郵件合并”工具按鈕，在下拉框中選擇“普通Word文檔（N）”命令。

【第2步】在工具欄中點擊“選擇收件人”工具按鈕，并在下拉框中選擇“使用現(xiàn)在列表（E）”命令，在彈出的“選取數(shù)據(jù)源”窗口中的“文件名（N）”處，瀏覽選擇設(shè)置好的審計報表，點擊“打開（O）”按鈕，接著在彈出的“選擇表格”窗口選擇存放數(shù)據(jù)的工作薄，默認“數(shù)據(jù)首行包含列標題（R）”，點出“確定”按鈕。

【第3步】在工具欄中點擊“編輯收件人列表”工具按鈕，在彈出的“郵件合并收件人”窗口中列名和相應(yīng)記錄前的復(fù)選框中打勾選中。

【第4步】郵件合并的工作量集中在第4步，將光標定位在審計報告模板中第一處需要填列審計報表數(shù)據(jù)的位置，在工具欄中點擊“插入合并域”工具按鈕，在彈出的窗口中選擇“數(shù)據(jù)庫域”，在“域（F）”下選擇審計報表對應(yīng)在審計報告模板處數(shù)據(jù)的列名，執(zhí)行此操作后，可以看到列名已經(jīng)插入到審計報告模板中。將光標逐一在審計報告模板中定位，點擊“插入合并域”，選擇審計報表的對應(yīng)的列名，直至完成審計報告模板所有與審計報表數(shù)據(jù)的對應(yīng)。

【第5步】在工具欄中點擊“完成并合并”工具按鈕，并在下拉框中選擇“編輯單個文檔（E）”命令，在彈出的“合并到新文檔”窗口的“合并記錄下”選擇“全部（A）”或“當前記錄（E）”，點擊“確定”，生成一個新的Word文檔，可作為審計報告，至此完成將審計報表數(shù)據(jù)插入到審計報告模板的所有操作。

在工具欄中點擊“突出顯示合并域”工具按鈕，可以實現(xiàn)審計報告模板中列名切換反灰顯示。在工具欄中點擊“預(yù)覽結(jié)果”工具按鈕，可以實現(xiàn)在審計報告模板中列名與數(shù)值的切換顯示。

（三）各審計組接收并使用模板

將進行過郵件合作的審計報告模板和與之關(guān)聯(lián)的審計報表模板下發(fā)至各審計組。審計組初次打開審計報告模板時，會出現(xiàn)如下圖所示的對話框，點擊“否（N）”。以后再打開審計報告模板時，如果點擊“是（Y）”，生成的審計報告采用的是報表修改后的新數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了審計報告內(nèi)容與審計報表數(shù)據(jù)的同步變動；點擊“否（N）”，報告采用的是沒有修改前的審計報表的數(shù)據(jù)。

在不同電腦上，審計報表模板存放的相對位置各不相同，因此各審計組在初次打開審計報告模板后，需要根據(jù)審計報表新的存放位置重新選取數(shù)據(jù)源，具體操作同郵件合并第2步。

五、注意事項

一是在Word文檔打開的時候，作為數(shù)據(jù)源的Excel表格被鎖定，無法執(zhí)行打開和編輯等操作。要想對Excel表格內(nèi)容做編輯和修改，必須在Word文檔關(guān)閉的狀態(tài)下進行。

二是 Word在郵件合并中可向下兼容低版本的Excel數(shù)據(jù)源，但不能向上兼容高版本的Excel數(shù)據(jù)源。即 2010版本的 Word文檔可以用 2003、2010版本的Excel表格作數(shù)據(jù)源；但2003版本的Word文檔只能用2003及以下版本的 Excel表格作數(shù)據(jù)源，不能用2010及以上的版本。

（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)審計廳）