黃小茗

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被運(yùn)用到各種不同的領(lǐng)域，并且取得了很好的成效。在如今，我國事業(yè)單位的檔案管理工作也充分意識(shí)到信息化技術(shù)對文書檔案工作的重要性。因此，信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理工作成了目前關(guān)注和研究的話題。本文主要針對信息化技術(shù)的發(fā)展背景下，事業(yè)單位文書檔案管理工作應(yīng)該如何提高效率提出分析和看法。

關(guān)鍵詞：信息化；事業(yè)單位；文書檔案；管理工作

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2017）012-00-01

文書檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作之一，它是每個(gè)事業(yè)單位必不可少的一項(xiàng)工作。如今，信息化技術(shù)的出現(xiàn)給事業(yè)單位的文書檔案管理工作帶來了很大的沖擊。通過信息化技術(shù)的管理可以使文書檔案管理工作更加簡單和完整，因此受到了很多事業(yè)單位的青睞。但是目前事業(yè)單位的文書檔案信息化管理還存在許多問題，仍然需要我們?nèi)パ芯刻接憽?/p>

一、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)勢

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，人們越來越重視信息技術(shù)的運(yùn)用。信息技術(shù)的應(yīng)用給傳統(tǒng)的文書檔案管理工作帶來了很多的便利，與傳統(tǒng)的管理工作比較，信息技術(shù)的應(yīng)用顯然更具有很多優(yōu)勢。

1.完整性

信息化技術(shù)因?yàn)楸憬葜悄?，所以能夠?qū)ξ募蜋n案統(tǒng)一進(jìn)行管理。另外，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)具有很強(qiáng)的記憶性，所有檔案的修改都會(huì)存有記錄，從而保證了文書檔案管理工作的完整性。

2.提高工作效率

傳統(tǒng)事業(yè)單位文書檔案管理都是依靠人工完成的，這種人工管理方法花費(fèi)的時(shí)間比較多，并且效率也比較低，顯然不能夠適應(yīng)如今時(shí)代的變化。在如今的信息化背景下開展文書檔案管理工作，不僅減少了人工數(shù)量，因?yàn)樽詣?dòng)化的管理還減少了時(shí)間，提高了管理工作的效率。

3.方便交流和資源共享

只要檔案整理好了，就可以隨時(shí)拿來在如今的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)用。傳統(tǒng)的單位文書檔案管理工作因?yàn)楣芾碛芯窒?，所以?dāng)需要檔案資料運(yùn)用時(shí)查找十分的不方便，從而不能實(shí)現(xiàn)資源共享。新時(shí)期檔案綜合管理系統(tǒng)很好地解決了這一問題，因?yàn)橄到y(tǒng)對所有檔案資料進(jìn)行了整合，在查找相關(guān)檔案時(shí)也十分方便，方便了交流和資源的共享。

二、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

1.對于信息化管理認(rèn)識(shí)不足

在事業(yè)單位檔案管理工作中，文書檔案管理占據(jù)了很大一部分，所以十分的重要。因此，利用信息技術(shù)來管理文書檔案，是文書檔案管理工作的重要手段。但是，目前很多事業(yè)單位對信息化的檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。造成這個(gè)原因大多是因?yàn)楣芾碚叩墓芾砝砟钸^于陳舊，還依賴于傳統(tǒng)的人工管理，很多管理者沒有正確分析傳統(tǒng)管理工作存在的弊端。所以，依然使用傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行文書管理工作，這極大地拉低了文書管理工作的效率。由于管理者對信息化管理工作認(rèn)識(shí)不足，所以對信息化管理工作不重視，阻礙了信息化管理檔案工作的發(fā)展進(jìn)程。

2.管理人員信息素養(yǎng)比較低

雖然目前事業(yè)單位的文書檔案管理部門都配備了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但是因?yàn)楣芾砣藛T信息素養(yǎng)比較低的原因，造成信息化管理往往只是流于形式。因?yàn)楹芏喙芾砣藛T受到了傳統(tǒng)觀念的影響，對信息設(shè)備了解不足，導(dǎo)致在使用設(shè)備時(shí)存在許多的問題。特別是在將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為電子文檔時(shí)，很多管理人員覺得比較困難，導(dǎo)致文書檔案管理工作的效率不高。

3.數(shù)字化文書檔案保密性低

在處理電子文書檔案的過程中，因?yàn)殡娮游谋举Y料的管理形式比較不固定，所以電子文書檔案的保密工作存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，電子檔案很容易遭受黑客的入侵，造成檔案的損失或者更換，從而不能保證檔案的安全、正確性。但是如果為了保證電子文書檔案的安全性，不將檔案共享出來，又會(huì)直接影響文書檔案的利用率。

三、信息化背景下事業(yè)單位加強(qiáng)文書檔案管理工作的策略

文書檔案管理工作對社會(huì)和國家來說都是十分重要的，它是一個(gè)社會(huì)性和服務(wù)性比較強(qiáng)的工作。文書檔案管理工作是檔案管理工作中的重要一項(xiàng)，因此，如何在信息化背景下加強(qiáng)文書檔案管理工作是當(dāng)前的重要問題。要想在信息化背景下加強(qiáng)文書檔案管理工作，需要從這幾點(diǎn)開始入手。

1.創(chuàng)新管理理念

事業(yè)單位文書檔案信息化管理工作，首先要?jiǎng)?chuàng)新管理理念。文書檔案信息化管理工作是根據(jù)時(shí)代的變化而進(jìn)行的，因此，事業(yè)單位必須跟上時(shí)代的步伐，針對信息化管理創(chuàng)新管理理念。首先，應(yīng)該對文書檔案管理進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，此外，還應(yīng)該深刻認(rèn)識(shí)到信息化管理給文書管理工作帶來的變化，這樣才能意識(shí)到信息化管理對文書管理的重要性。其次，事業(yè)單位應(yīng)該加大對文書檔案信息化管理的資金投入，確保信息設(shè)備的充足，從而為文書檔案信息化管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。

2.制定科學(xué)的管理制度

因?yàn)槭聵I(yè)單位的自身性質(zhì)，導(dǎo)致文書檔案管理工作方面與企業(yè)文書檔案管理工作相比存在很大的差距。因此，針對這種情況，事業(yè)單位對文書檔案管理工作必須制定科學(xué)的管理制度。只有制定了科學(xué)的管理制度，管理人員在工作中才會(huì)規(guī)范地遵守制度，提高工作效率。此外，對文書檔案管理工作的安全性問題也應(yīng)該引起重視，減少安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.提高管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員是文書檔案管理工作開展的主要核心，其綜合素養(yǎng)對文書檔案管理工作的效率和水平有著重要的影響。隨著信息化的到來，很多管理人員對如今的形勢不能適應(yīng)，導(dǎo)致無法勝任如今的工作。這時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)該注重對管理人員綜合素養(yǎng)的提高。事業(yè)單位可以對管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，讓管理人員接觸最新的信息技術(shù)和管理理念，這樣才能通過管理人員質(zhì)素的提高，提升文書檔案管理工作的水平。除此之外，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員實(shí)踐操作的能力，這樣才能保證工作的規(guī)范性。總而言之，培訓(xùn)的方法很多，但是事業(yè)單位一定要注重理論和實(shí)踐的結(jié)合培訓(xùn)，這樣才能提高管理人員的綜合素質(zhì)，才能保證文書檔案管理工作效率的提高。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的的不斷發(fā)展，信息技術(shù)與文書檔案管理工作的結(jié)合是必然的趨勢。對此，事業(yè)單位應(yīng)該充分意識(shí)到文書檔案信息管理工作的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)也要了解存在的弊端與不足，這樣才能有針對性地提出完善的策略，從而提高事業(yè)單位文書檔案管理工作的效率。

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