安東

摘 要 辦公室作為一級(jí)組織內(nèi)部設(shè)立的辦理行政性事務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，對(duì)內(nèi)是樞紐和平臺(tái)，對(duì)外是窗口和橋梁。做好辦公室工作，要具備三個(gè)意識(shí)、六種能力和五種素養(yǎng)。

關(guān)鍵詞 辦公室工作 三個(gè)意識(shí) 六種能力 五種素養(yǎng)

辦公室是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體或企事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)立的辦理行政性事務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)。辦公室工作是否良好高效，直接關(guān)系到本單位工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與否和工作效率的優(yōu)劣，關(guān)系到本單位對(duì)外的形象和聲譽(yù)。

一、對(duì)辦公室工作的認(rèn)識(shí)和理解

（一）工作定位和職責(zé)

辦公室是一級(jí)組織內(nèi)部設(shè)立的辦理行政性事務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)，是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的綜合部門(mén)，是溝通上下左右、聯(lián)絡(luò)四面八方的“窗口”。其工作定位，用一句話概況，對(duì)內(nèi)是樞紐和平臺(tái)，對(duì)外是窗口和橋梁。辦公室的基本職責(zé)，一是保證政令暢通，二是維護(hù)行政秩序，三是為領(lǐng)導(dǎo)工作提供服務(wù)保障。

（二）工作劃分

從功能上看，辦公室工作可以分為建立制度、維護(hù)秩序、推動(dòng)工作、參謀建議、守土把關(guān)、服務(wù)保障等。從具體內(nèi)容上看，可以大致劃分為政務(wù)、事務(wù)和服務(wù)三大類(lèi)。其中，政務(wù)包括重大事項(xiàng)的組織實(shí)施、重點(diǎn)工作的推動(dòng)督辦、專(zhuān)題調(diào)研等。事務(wù)包括文件管理、檔案管理、印章管理、法務(wù)管理、外事管理。服務(wù)包括會(huì)議服務(wù)、車(chē)輛服務(wù)、財(cái)務(wù)服務(wù)、辦公服務(wù)。

（三）工作特點(diǎn)

辦公室工作既具有職能部門(mén)的一般屬性，又具有特殊性。

第一，一般性。其一，都是一個(gè)單位內(nèi)部整體管理工作的組成部分，處于高層管理和基層管理之間，起著承上啟下、為上為下服務(wù)的作用；其二，都是在某一方面代表單位最高管理層行使管理職能，是最高管理層工作的延伸；其三，工作模式都是以制度管理為主、協(xié)調(diào)和服務(wù)為輔的格局展開(kāi)。

第二，特殊性。其一，地位重要。辦公室涉及方方面面的工作，大事小情都很多。一些看似的小事，一旦出錯(cuò)，往往就成了大事、帶來(lái)重大后果。其二，工作內(nèi)容復(fù)雜、實(shí)施難度大。辦公室經(jīng)常要接受臨時(shí)性任務(wù)、處理突發(fā)情況，這些工作往往都是新情況、新問(wèn)題，沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)可借鑒，需要?jiǎng)?chuàng)造性地開(kāi)展工作。其三，要求特殊，既要講效率，也要講方法、講藝術(shù)。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，如果不能提高效率，勢(shì)必會(huì)手忙腳亂、應(yīng)接不暇。同時(shí)，在每個(gè)具體問(wèn)題上還要講方法、講藝術(shù)。

二、做好辦公室工作應(yīng)具備的意識(shí)、能力和素養(yǎng)

概括來(lái)說(shuō)，辦公室人員要具備三個(gè)意識(shí)、六種能力和五種素養(yǎng)。

（一）三個(gè)意識(shí)

第一，大局意識(shí)。要有國(guó)家的大局。要有較強(qiáng)的政治意識(shí)、政治敏銳性和政治鑒別力，始終與中央保持一致，在大是大非面前頭腦清醒，關(guān)鍵時(shí)刻經(jīng)得起考驗(yàn)。要有單位的大局。要從維護(hù)單位全局利益出發(fā)，協(xié)調(diào)各方，求同存異，避免不必要的扯皮和內(nèi)耗。要有部門(mén)的大局。辦公室很多工作需要協(xié)同配合、共同完成，必須打破分工界限，有事大家一起上。

第二，責(zé)任意識(shí)。要有“把關(guān)”的責(zé)任意識(shí)。辦公室一項(xiàng)重要職責(zé)，就是把關(guān)。要時(shí)刻以單位和廣大員工的切身利益為重，按制度規(guī)范嚴(yán)格把關(guān)。要有“線上”的責(zé)任意識(shí)。辦公室的任何一項(xiàng)工作都在線上和流程上，如果在你這一點(diǎn)上沒(méi)有效率、質(zhì)量不高、水平不夠，就會(huì)影響單位工作的開(kāi)展。要有“分憂”的責(zé)任意識(shí)。辦公室人員必須要有為領(lǐng)導(dǎo)分憂的意識(shí)，盡最大可能將一些常規(guī)性、常態(tài)化工作做到位，將一些事前準(zhǔn)備工作、細(xì)枝末節(jié)工作做到位，避免因這些事?tīng)砍额I(lǐng)導(dǎo)的精力。

第三，服務(wù)意識(shí)。要有“一線無(wú)小事”的意識(shí)。要把一線的呼聲、一線的需求作為辦公室工作的第一信號(hào)，用熱情周到、便捷高效的服務(wù)，讓他們感受到后方的溫暖和支持。要克服衙門(mén)作風(fēng)。要堅(jiān)決杜絕“門(mén)難進(jìn)、臉難看、話難聽(tīng)、事難辦”，滿腔熱忱，放下架子。要有主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)的意識(shí)。自覺(jué)做到標(biāo)準(zhǔn)上求高，措施上求嚴(yán)，工作上求實(shí)，不斷拓寬服務(wù)層面，提高服務(wù)水平。

（二）六種能力

具體講，就是要一專(zhuān)五能。

一專(zhuān)，即要具備專(zhuān)業(yè)能力。即在某一具體領(lǐng)域成為專(zhuān)家。比如，管文件的，管車(chē)輛的，管檔案的，不具備專(zhuān)業(yè)能力，怎樣去指導(dǎo)一線，怎樣把關(guān)。

同時(shí)，辦公室工作具有復(fù)雜性和多樣性，要求具備較高的業(yè)務(wù)綜合能力。

第一，要具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力。辦公室工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，就是從事大量的文字寫(xiě)作工作。辦公室人員必須加強(qiáng)寫(xiě)作實(shí)踐，具備扎實(shí)的文字功底，不僅要精通語(yǔ)法、修辭和邏輯知識(shí)，還要掌握一定的寫(xiě)作規(guī)律，熟練掌握各類(lèi)文章的特點(diǎn)、寫(xiě)作要求和語(yǔ)言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，勤學(xué)苦練，不斷提高寫(xiě)作水平。

第二，要具備較強(qiáng)的組織管理能力。辦公室人員要經(jīng)常按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖組織各類(lèi)會(huì)議和活動(dòng)。一方面，要準(zhǔn)確迅速地領(lǐng)會(huì)交辦者的意圖，熟悉掌握辦事的程序和渠道，提高辦事的效率；另一方面，要用系統(tǒng)的觀念，統(tǒng)籌安排工作，分清主次緩急、難易遠(yuǎn)近，并駕輕就熟的分別辦好。對(duì)于一些突發(fā)性和意外事件，還要在較短的時(shí)間拿出對(duì)策、靈活處理。

第三，要具備較好的協(xié)調(diào)能力。辦公室是樞紐部門(mén)，每天都要接觸多個(gè)部門(mén)和各種人，辦公室人員只有善于協(xié)調(diào)，才能讓人容易接近，容易被人信賴(lài)，辦事的成功率才會(huì)高，才能確保工作有序有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

第四，要具備上臺(tái)能講的口頭表達(dá)能力。要學(xué)會(huì)講好“內(nèi)行話”。講內(nèi)行話有利于開(kāi)展工作，平時(shí)要養(yǎng)成積累素材的好習(xí)慣，豐富專(zhuān)業(yè)詞匯量、拓寬知識(shí)面、突出新穎性，這樣才能說(shuō)好“內(nèi)行話”。

第五，要具備運(yùn)用現(xiàn)代化辦公軟件、硬件的能力。要充分了解辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和設(shè)備的各項(xiàng)功能，熟練操作計(jì)算機(jī)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及各種文字處理技術(shù)，加強(qiáng)信息管理、搜集整理、照相與視頻的使用與制作等各種實(shí)際應(yīng)用能力。

（三）五種素養(yǎng)

第一，要勤學(xué)善思、積極進(jìn)取。辦公室工作的性質(zhì)決定了其工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)要全面系統(tǒng)，既是專(zhuān)家也是雜家。要善于學(xué)習(xí)，真正學(xué)進(jìn)去，向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)、向同事學(xué)習(xí)、向書(shū)本學(xué)習(xí)，弄懂吃透，做到真學(xué)、真懂，能夠?qū)W有所獲、用以促學(xué)；要增強(qiáng)學(xué)習(xí)的自覺(jué)性、堅(jiān)定性，注重拓寬知識(shí)面，開(kāi)闊視野、開(kāi)闊思路、開(kāi)闊胸懷，要靜思敏悟，這樣才能內(nèi)化外用，不斷提高自身的素養(yǎng)。

第二，要埋頭苦干、樂(lè)于奉獻(xiàn)。辦公室工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，往往不能獨(dú)立顯示自身的成績(jī)。辦公室工作機(jī)密性強(qiáng)，許多工作只能埋頭去做，不能公開(kāi)宣揚(yáng)。同時(shí)，由于辦公室工作非常繁忙，常常需要加班加點(diǎn)、夜以繼日。因此，辦公室人員必須具有甘于奉獻(xiàn)、不計(jì)個(gè)人得失的寬廣胸懷。

第三，要嚴(yán)守紀(jì)律，克己奉公。辦公室人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，具有一定的權(quán)力，也面對(duì)著方方面面的誘惑和考驗(yàn)，因此必須保持清醒的頭腦，要自尊自重，不能以自己的特殊地位謀取私利，處理各種問(wèn)題也不能摻雜私心，更不能擅用領(lǐng)導(dǎo)名義辦各種私事，搞不正之風(fēng)。

第四，要謙虛謹(jǐn)慎，平等待人。辦公室人員對(duì)上接觸領(lǐng)導(dǎo)，常常出面為領(lǐng)導(dǎo)辦理各種事情，對(duì)下接觸各方面的人士和群眾，往往被看成機(jī)關(guān)的代表，領(lǐng)導(dǎo)的代言人。其待人接物的態(tài)度往往影響到單位或領(lǐng)導(dǎo)的形象和聲譽(yù)。因此，必須做到謙和正直。對(duì)上要尊敬領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)成員之間協(xié)調(diào)、傳話，不可左右傾斜，更不能搬弄是非，挑撥離間。對(duì)下要熱情有禮，不擺官架子；聽(tīng)到不同意見(jiàn)不急躁、不反感；工作中出現(xiàn)差錯(cuò)不推諉，勇于負(fù)責(zé)，迅速改正。

第五，要嚴(yán)守機(jī)密，提高警惕。辦公室是要害部門(mén)，接近領(lǐng)導(dǎo)核心，處理要?jiǎng)?wù)，管理文件，知密范圍很寬，失密泄密的危險(xiǎn)極大。因此，辦公室人員要時(shí)刻提高警惕，增強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)格遵守一切保密紀(jì)律，做到不該看的不看，不該聽(tīng)的不聽(tīng)，不該說(shuō)的不說(shuō)，不該寫(xiě)的不寫(xiě)；不私下議論領(lǐng)導(dǎo)、不在公共場(chǎng)所談?wù)撁孛?，防止在不知不覺(jué)中誤入歧途。

（作者單位為機(jī)械工業(yè)信息研究院）

參考文獻(xiàn)

[1] 陳春生.淺論新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)辦公室職能定位[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（07）：30.