禤靜德

摘 要 隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，我國各行各業(yè)都如雨后春筍一般飛速地發(fā)展了起來，在各個(gè)企業(yè)飛速發(fā)展的背后，有一個(gè)職位在這其中起到了十分關(guān)鍵的作用，但卻由于其自身工作特點(diǎn)的原因而難以受到重視，這個(gè)角色就是辦公室文員。本文將對辦公室文員到工作內(nèi)容和工作中面臨的困難進(jìn)行相關(guān)介紹，同時(shí)指出當(dāng)今辦公室文員在公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)中不可忽視的作用——隨時(shí)接受并處理領(lǐng)導(dǎo)分配的工作、常常完成細(xì)致而煩瑣的具體性工作、負(fù)責(zé)上下級關(guān)系和指令的協(xié)調(diào)，并就如何進(jìn)一步提高辦公室文員在公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的作用效果提出了一些建議。

關(guān)鍵詞 辦公室文員 公司日常運(yùn)轉(zhuǎn) 不可忽視 作用分析

社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，辦公室文員這一角色也漸漸的影響到了國家的進(jìn)一步發(fā)展和進(jìn)步。眾所周知，辦公室文員這一角色并不少見，甚至可以說在任何一家企業(yè)中都是存在的。辦公室文員由于其自身工作特點(diǎn)并未受到足夠的重視，其工作待遇也不是很理想，但是，辦公室文員在企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中起到的作用是不容忽視的。本文將對辦公室文員工作的主要內(nèi)容進(jìn)行相關(guān)介紹，同時(shí)指出辦公室文員工作的困難，進(jìn)一步突出辦公室文員對企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)起所到的不可忽視的作用。

一、辦公室文員的相關(guān)介紹

（一）辦公室文員工作的主要內(nèi)容

辦公室文員主要負(fù)責(zé)綜合部日常事務(wù)性工作、負(fù)責(zé)相關(guān)文字資料的整理打印和取送；負(fù)責(zé)辦理各類文件的收發(fā)、登記、閱簽、清退、整理、歸檔、保密工作；負(fù)責(zé)辦公室的日常管理工作；負(fù)責(zé)受理投訴和來訪接待、收發(fā)傳真、考勤登記、接聽電話等工作；負(fù)責(zé)中心會(huì)議的籌備、會(huì)議通知的擬寫、下發(fā)工作，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄和文字材料的整理；負(fù)責(zé)收集和撰寫有關(guān)信息，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供信息參考和建設(shè)意見。提請領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)盡快辦理的有關(guān)工作；負(fù)責(zé)人事、勞資、倉庫管理等工作，同時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。由此可見，辦公室文員的工作內(nèi)容是十分繁瑣和細(xì)致的。

（二）辦公室文員工作中面臨的困難

辦公室文員的工作十分繁瑣復(fù)雜，同時(shí)由于其直接面對上級領(lǐng)導(dǎo)，在工作過程中存在較大壓力。辦公室文員在負(fù)責(zé)上下級銜接的工作過程中常常會(huì)遭遇下級不配合或者上級指令不明確的困擾。文員由于其自身工作特點(diǎn)的原因，并不會(huì)在企業(yè)中受到足夠的重視，這種現(xiàn)象也在一定程度上為辦公室文員的工作造成了阻礙。但同時(shí)，辦公室文員需要在繁瑣的工作任務(wù)中理出頭緒，使公司能夠正常的運(yùn)行。

二、當(dāng)今辦公室文員在公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的作用

（一）隨時(shí)接受并處理領(lǐng)導(dǎo)分配的工作

辦公室文員的工作對時(shí)間的概念要求很高，不僅需要合理安排自身的工作時(shí)間，同時(shí)也要對上級領(lǐng)導(dǎo)的行程和時(shí)間進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌才?。同時(shí)作為辦公室文員，需要隨時(shí)接受并處理領(lǐng)導(dǎo)所分配的工作，辦公室文員的工作日程需要和上級領(lǐng)導(dǎo)高度吻合。甚至說辦公室文員常常會(huì)處理一些突發(fā)事件，會(huì)臨時(shí)接到領(lǐng)導(dǎo)的工作指示，并對領(lǐng)導(dǎo)的行程進(jìn)行整合。

（二）常常完成細(xì)致而繁瑣的具體性工作

辦公室文員這一角色關(guān)系到了公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，常常需要完成細(xì)致而繁瑣的工作。在公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中，常常會(huì)會(huì)有許多工作難點(diǎn)和工作死角，這就需要辦公室文員去處理和解決。辦公室文員常常面對十分具體的工作，包括會(huì)議安排，人員接待，行程安排，人員方案處理等，需要高度的責(zé)任心和保密能力。同時(shí)辦公室文員這一角色也關(guān)系到了整個(gè)公司的文件傳達(dá)工作，十分繁瑣，卻不容有失。

（三）上下級關(guān)系和指令的協(xié)調(diào)的紐帶

辦公室文員在公司運(yùn)轉(zhuǎn)過程中不但需要協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)安排好工作日程，處理好各個(gè)部門的文件，同時(shí)也要負(fù)責(zé)上下級關(guān)系和指令的協(xié)調(diào)。辦公室文員雖然不是公司的“大人物”，卻在公司的上下級聯(lián)系中起到了十分關(guān)鍵的紐帶作用。同時(shí)能夠處理好下級間的沖突和矛盾，使領(lǐng)導(dǎo)的指令能夠準(zhǔn)時(shí)高效的傳達(dá)并準(zhǔn)確施行。在公司的日常運(yùn)轉(zhuǎn)中，辦公室文員的紐帶作用不容忽視。

三、如何進(jìn)一步提高辦公室文員在公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的作用效果

（一）加強(qiáng)辦公室文員的服務(wù)意識(shí)和團(tuán)隊(duì)意識(shí)

辦公室文員在公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)中所發(fā)揮的作用不容忽視，如果辦公室文員的工作效率能夠得到提高，那么公司整體日常運(yùn)轉(zhuǎn)效率將會(huì)大大提高，十分有利于公司的未來發(fā)展。所以需要加強(qiáng)辦公室文員的服務(wù)意識(shí)和團(tuán)隊(duì)意識(shí)，認(rèn)清自身角色在公司中所處的位置，辦公室文員要明確自身工作的服務(wù)性，并和相關(guān)部門做好配合，以保證公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）提高辦公室文員的整體素質(zhì)

同時(shí)公司在辦公室文員的錄用和培訓(xùn)方面也要注重辦公室文員整體素質(zhì)的提升，畢竟辦公室文員關(guān)系著公司整體的運(yùn)轉(zhuǎn)，其工作對辦公室文員的細(xì)致程度要求很高。所以相關(guān)部門要注重辦公室文員整體素質(zhì)的提升，打造出高效率高質(zhì)量的辦公室文員，不但要注重辦公室文員工作能力的培養(yǎng)，同時(shí)也要關(guān)注到辦公室文員的綜合素質(zhì)提升。

（三）加強(qiáng)辦公室自身的文化建設(shè)

誠然，辦公室文員在公司運(yùn)轉(zhuǎn)中起到了不可忽視的作用，同時(shí)由于其自身工作特點(diǎn)的原因，辦公室的文化建設(shè)也在很大程度上影響到了辦公室文員的工作效率。所以相關(guān)部門要加強(qiáng)辦公室自身的文化建設(shè)，為辦公室文員提供一個(gè)良好的工作環(huán)境，為辦公室文員的高效率工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

眾所周知，辦公室文員作為服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的小角色，并未受到相應(yīng)的重視，盡管辦公室文員關(guān)系著企業(yè)的整體運(yùn)作，所負(fù)責(zé)的工作也是相對來說比較具體化和繁瑣的，但其薪資待遇等方面仍然不是很理想。本文將對辦公室文員在工作中面臨的困難進(jìn)行介紹，同時(shí)指出當(dāng)今辦公室文員在公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)中不可忽視的作用——隨時(shí)接受并處理領(lǐng)導(dǎo)分配的工作、常常完成細(xì)致而繁瑣的具體性工作、負(fù)責(zé)上下級關(guān)系和指令的協(xié)調(diào)，并就如何進(jìn)一步提高辦公室文員在公司日常運(yùn)轉(zhuǎn)中的作用效果提出了一些建議。

（作者單位為廣西農(nóng)墾糖業(yè)集團(tuán)防城精制糖有限公司）

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