姜晶

摘 要 檔案工作要落到實處就必須要從整體程序出發(fā)，從收集到整理、鑒定、保存，到后期的統(tǒng)計、編研都需要務(wù)實求真，確保檔案工作的順利開展。本文從整體的檔案管理工作現(xiàn)實工作出發(fā)，提出了精細化管理的具體做法，為檔案管理工作提供了借鑒。

關(guān)鍵詞 檔案管理 精細化 務(wù)實求真

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）06-000-01

檔案精細化管理工作是對檔案管理工作的創(chuàng)新，必須要在具體的工作過程中務(wù)實求真，發(fā)展檔案管理的全程跟蹤創(chuàng)新。本文從整體的檔案管理工作現(xiàn)實工作出發(fā)，提出了精細化管理的具體做法，為檔案管理工作提供了借鑒。

一、收集

精細化檔案管理工作要重視收集工作的開展，第一，要實現(xiàn)對需要收集的信息的預(yù)設(shè)，有些檔案內(nèi)容各部門有明確地要求進行檔案交送的，也有些檔案內(nèi)容部門主管就忘記交送檔案人員了，這樣的情況下，檔案管理工作要對各部門的工作進行實現(xiàn)的預(yù)設(shè)，預(yù)設(shè)應(yīng)該具備的材料內(nèi)容，進行提前準備。第二，要針對檔案收集的范圍進行針對性地收集。凡是具有參考價值的使用各種原材料屬于檔案收集開發(fā)范圍的各項事業(yè)；檔案材料的收集應(yīng)發(fā)送到系統(tǒng)和定期聯(lián)系催要制度的形成；形成職能部門的檔案材料，應(yīng)當(dāng)在文件材料完成后的第二年內(nèi)，按照區(qū)檔案所要求的歸檔時間、歸檔質(zhì)量要求，將檔案歸檔移交給區(qū)檔案館。第三，對于收集到的資料要有完整的要求，例如：各部門負責(zé)支持本年度的工作，包括音頻、視頻、照片、幻燈片、圖片、表格和文字材料必須安裝2套完整的材料以保持事物的形式，文件與材料的邏輯關(guān)系。

二、整理

檔案整理工作的精細化處理要做到：第一，檔案要按照時間進行順序排列，按照單位、時間等項目進行分類整理。第二，檔案文件的整理要裝訂成冊，然后后面進行檔案序號的設(shè)計，序號內(nèi)容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目。第三，檔案的整理要盡可能地完備內(nèi)容，例如：職工的檔案內(nèi)容就應(yīng)該包括，學(xué)歷，培訓(xùn)和評定崗位技術(shù)（技能）材料學(xué)歷，學(xué)位，畢業(yè)生登記表，培訓(xùn)結(jié)業(yè)登記表，成績登記表及畢業(yè)鑒定，證明材料；晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）審批表，聘任呈報表及考績材料，職業(yè)資格證書；職工創(chuàng)造發(fā)明等，如果出現(xiàn)有欠缺的內(nèi)容在整理的過程中要注意補充和通知。第四，檔案整理的精細化要注意適時更新，隨時關(guān)注檔案的現(xiàn)狀，以及需要改進的地方。第五，檔案整理工作要實現(xiàn)紙質(zhì)化和信息化的雙項目處理，這樣能夠確保雙方面的管理工作都更為有效。

三、鑒定

檔案鑒定工作是從數(shù)量龐大、成分復(fù)雜的檔案里去粗取精，使檔案處于較佳的管理狀態(tài)，其基本內(nèi)容包括三個方面：（1）制訂鑒定檔案價值的有關(guān)標準，包括單項規(guī)定和檔案保管期限表。檔案的價值是進行鑒定工作的關(guān)鍵，制定標準至關(guān)重要，標準的制定除了檔案管理部門進行制定之外，還需要根據(jù)單位內(nèi)各個科室的情況制定靈活的檔案價值標準。當(dāng)然，這些分項目的檔案價值標準都是統(tǒng)一在檔案真?zhèn)蔚那疤釛l件下的。（2）具體判定檔案材料的價值，確定其保管期限。檔案材料的保管期限一般包括長期材料價值和短期材料價值的區(qū)別，例如：單位職工的榮譽等就是屬于短期材料價值；學(xué)歷等就屬于長期材料價值。（3）挑出無保存價值的保管期滿的檔案，按規(guī)定進行銷毀或作相應(yīng)的處理。無價值的檔案材料要銷毀必須經(jīng)過本人的同意，來進行簽字處理。

四、保管

檔案保管工作的開展必須要重視材料的安全性處理。具體的工作內(nèi)容包括：（1）檔案保管制度要全面，堅持“以防為主，防治結(jié)合”的原則，從定期檢查的角度來完善安全管理的范疇，確保對檔案內(nèi)容的多角度處理，確保工作順利開展。（2）檔案存儲的房間必須符合國家檔案管理的基本要求，庫房安全、防水防火處理要安全。（3）檔案的數(shù)字化處理要保證設(shè)立安全防護系統(tǒng)，防火墻設(shè)置要有安全性，同時設(shè)立數(shù)字化檢查與審閱的監(jiān)督機制。電子文件易發(fā)生改變和丟失的特性，文件內(nèi)容與表達內(nèi)容的數(shù)字代碼之間、數(shù)字代碼序列與其存儲載體之間不具有固定關(guān)系，需要更為經(jīng)常性地檢查管理。

五、統(tǒng)計

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是以檔案內(nèi)容的收集、整理和保管為主，不重視檔案的利用，屬于單相的檔案管理?，F(xiàn)如今，檔案管理工作必須要更為完善，因為檔案統(tǒng)計工作是提供領(lǐng)導(dǎo)決策的關(guān)鍵，具體的統(tǒng)計工作的開展需要熟悉信息技術(shù)，善于利用電腦來進行統(tǒng)計數(shù)字，并列出表格和對比方案，在分析的過程中還需要對整體的情況進行分類處理，包括分類處理不同的人才格局，讓領(lǐng)導(dǎo)對人力資源情況等有更為詳細的了解。

六、編研

檔案統(tǒng)計之后就要有一定的檔案編研能力，能夠根據(jù)檔案的變化情況，設(shè)立研究項目，然后根據(jù)項目進行調(diào)研，對檔案所反映出來的內(nèi)容進行科學(xué)預(yù)測和原因分析，要有一定的編研能力必須對檔案的整體情況有充分的了解。

綜上所述，檔案工作要落到實處就必須要從整體程序出發(fā)，從收集到整理、鑒定、保存，到后期的統(tǒng)計、編研都需要務(wù)實求真，確保檔案工作的順利開展。

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