崔學(xué)柳

檔案管理工作大致可分為檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案利用、檔案編研、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案銷(xiāo)毀等。檔案收集工作是檔案館（室）獲取檔案的一種方式，為檔案管理提供了實(shí)際的物質(zhì)載體，是一切檔案工作的出發(fā)點(diǎn)。本文就基層檔案室檔案收集工作中產(chǎn)生的常見(jiàn)問(wèn)題，探究提升檔案收集水平的具體對(duì)策。

一、檔案收集工作的含義

本文中涉及的檔案收集工作包含兩方面：一是文件生成部門(mén)收集自我產(chǎn)生的材料，其中包含因離職、轉(zhuǎn)崗、請(qǐng)假等原因職工之間交接的材料；二是各基層檔案室按照規(guī)章制度收集分散在各部門(mén)、個(gè)人手中的檔案，也就是我們所說(shuō)的各部門(mén)職工將機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體文件移交到檔案室的過(guò)程。

二、檔案收集中存在的問(wèn)題

本人從事檔案工作近五年，通過(guò)研究生進(jìn)修期間與全國(guó)各界檔案同仁的溝通交流，以及走訪同行業(yè)檔案室室藏情況，結(jié)合本人近年的工作實(shí)踐，總結(jié)出基層檔案室檔案收集過(guò)程中存在的幾個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題：

1.檔案的齊全性完整性低

檔案的齊全性指的是一件事、一個(gè)會(huì)議、議題、課題、項(xiàng)目、工程等形成的文件材料，從通知立項(xiàng)、實(shí)施到形成結(jié)論，每個(gè)環(huán)節(jié)形成的材料都齊全。檔案的完整性指的是一個(gè)單位各年度、各部門(mén)、各種載體形成的文件材料都完整不缺。雖然檔案會(huì)在資產(chǎn)清查、資產(chǎn)評(píng)估、上級(jí)審計(jì)、網(wǎng)絡(luò)制作、優(yōu)秀評(píng)報(bào)、職稱(chēng)評(píng)定、職工考核、工資審批、養(yǎng)老參保、車(chē)輛年檢、招標(biāo)投標(biāo)等方面發(fā)揮作用，但由于無(wú)法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，基層單位領(lǐng)導(dǎo)及職工普遍存在檔案重視度低的現(xiàn)象，在跟檔案界同仁的交流中，了解到基層檔案室存在或?qū)?huì)議材料理解為領(lǐng)導(dǎo)講話，或?qū)⒒ú牧侠斫鉃榭⒐げ牧希驅(qū)⑽臅?shū)材料理解為紅頭文件的現(xiàn)象，檔案收集范圍不齊全不完整，檔案長(zhǎng)時(shí)間未進(jìn)行科學(xué)保管，會(huì)導(dǎo)致遺失，進(jìn)而會(huì)影響到將來(lái)利用。若基建檔案材料缺失，則直接影響將來(lái)的維修改造；若人事檔案材料缺失，則直接影響職工的晉升、參?；螂x退；若會(huì)計(jì)檔案材料缺失，則嚴(yán)重影響后續(xù)的查證、審計(jì)。

以本人所在單位初次移交的2010-2014年度工作會(huì)議材料統(tǒng)計(jì)為例（圖1），國(guó)家檔案局令第8號(hào)規(guī)定，會(huì)議文件材料為按照會(huì)議流程形成的文件，包含請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、紀(jì)要。我院在2010年初次移交的工作會(huì)議材料齊全率為80%，2011年為90%；在利用檔案過(guò)程中有一定影響，院黨政領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案齊全完整的重要性后，經(jīng)過(guò)商討研究于2012年建立了檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，2012年-2014年會(huì)議材料移交齊全率達(dá)到了100%，還原了歷史原貌。

2.檔案的準(zhǔn)確性規(guī)范性差

檔案的準(zhǔn)確性指的是文件材料是事實(shí)的真實(shí)反映，圖物相符，文事一致，有關(guān)簽署手續(xù)完備。檔案的規(guī)范性指的是文件的形成及處理等過(guò)程都依據(jù)一定的條例準(zhǔn)則形成。在相關(guān)單位的走訪調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，文件修改涂抹的痕跡，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)可靠性；文件紙張的材質(zhì)不一，大小不齊，直接影響到檔案保管的持久性和整齊性。文件的規(guī)范性，直接影響了檔案應(yīng)有的憑證、依據(jù)和參考作用。

以本人所在單位初次移交檔案室的院發(fā)文件統(tǒng)計(jì)為例（圖2），從2010-2014年的文件規(guī)范率可以看出在逐年提升，在2012年達(dá)到了穩(wěn)定的100%，這與2012年以后，我院建立了檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，加強(qiáng)了每年對(duì)專(zhuān)兼職檔案人員培訓(xùn)，實(shí)施各種激勵(lì)機(jī)制分不開(kāi)。

3.檔案收集時(shí)間滯后

在這里的收集時(shí)間指的是基層檔案室專(zhuān)職人員收集分散在各部門(mén)、個(gè)人手中檔案的時(shí)間，也就是各部門(mén)、個(gè)人向檔案室移交檔案的時(shí)間。按照相關(guān)規(guī)定，機(jī)關(guān)文書(shū)及業(yè)務(wù)部門(mén)一般應(yīng)在次年上半年向檔案部門(mén)移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行移交手續(xù)；會(huì)計(jì)檔案一般是在隔年上半年移交，若遇特殊情況，會(huì)計(jì)檔案在原部門(mén)不超過(guò)三年；基建檔案要求在項(xiàng)目驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)移交。

在與眾多檔案界同仁的溝通中發(fā)現(xiàn)，基層檔案室收集到文件的時(shí)間，滯后情況嚴(yán)重，經(jīng)檔案人員多次催促仍然無(wú)果的現(xiàn)象也有發(fā)生，諸如多年未收集到某一類(lèi)應(yīng)保存的文件，諸如多年后收集到早應(yīng)存檔的文件。檔案收集時(shí)間滯后嚴(yán)重影響了各部門(mén)的檔案利用，檔案收集時(shí)間滯后的另一個(gè)連鎖反應(yīng)就是檔案殘缺或者丟失，無(wú)法達(dá)到齊全完整，也無(wú)法保證準(zhǔn)確性，最后陷入了收集時(shí)間滯后，文件殘缺準(zhǔn)確性低的惡性循環(huán)。

三、提升檔案收集水平的對(duì)策

1.建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系

在基層單位建立一套自上而下行之有效的檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系有利于提升檔案收集水平。2012年，我院建立了以黨委書(shū)記為核心，以檔案室主任為領(lǐng)導(dǎo)，以專(zhuān)兼職檔案員為抓手，圍繞檔案工作管理?xiàng)l例運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)管理體系。一方面實(shí)現(xiàn)了檔案的集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一監(jiān)督，為檔案收集工作提供了組織保證；另一方面明確了各部門(mén)的檔案兼職管理人員，將檔案的管理工作落實(shí)到具體個(gè)人，便于統(tǒng)一指導(dǎo)培訓(xùn)，為檔案收集工作提供了人員保證。自2012年起，我院檔案收集的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性都有了大幅提高。

2.增強(qiáng)檔案人員榮譽(yù)感

檔案人員分為專(zhuān)兼職兩種，增強(qiáng)專(zhuān)兼職檔案人員的榮譽(yù)感，培養(yǎng)其強(qiáng)烈的責(zé)任心和事業(yè)心，激發(fā)其自身發(fā)展動(dòng)力，有利于提高檔案收集水平。多措并舉提升專(zhuān)兼職檔案人員的存在感，使之意識(shí)到“檔案很重要，我很重要”，意識(shí)到自己所在崗位是單位各職能部門(mén)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分，意識(shí)到提高所在崗位檔案收集的“質(zhì)”與“量”，不僅直接影響到檔案形成部門(mén)的工作狀態(tài)，更加影響到整個(gè)單位的對(duì)外形象。

為了增強(qiáng)檔案人員的榮譽(yù)感，尤其是增強(qiáng)兼職檔案人員的榮譽(yù)感，我院每年組織專(zhuān)兼職檔案人員學(xué)習(xí)交流會(huì)，并設(shè)立了表彰激勵(lì)機(jī)制和薪酬激勵(lì)機(jī)制。這些措施不僅有利于兼職檔案人員做好本部門(mén)檔案收集工作，規(guī)范文件材料的形成與積累，而且有利于按時(shí)高質(zhì)地向檔案室移交黨群、行政、財(cái)會(huì)、科研、基建、聲像、死亡等檔案。

3.做好文件形成前端控制

前端控制即事前干預(yù)。將檔案收集工作納入部門(mén)目標(biāo)管理，在文件形成前，舉辦檔案管理培訓(xùn)班，深入淺出的講解各文件在用紙、用印、行文格式、文件處理等方面的形成標(biāo)準(zhǔn)，講解各項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收、審計(jì)等環(huán)節(jié)的流程規(guī)范；在文件形成的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，及時(shí)的進(jìn)行專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)；在文件形成后，認(rèn)真檢查文件的內(nèi)容、書(shū)寫(xiě)格式、紙張等，若發(fā)現(xiàn)不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，則要求及時(shí)修正。

我院于2016年引進(jìn)了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)之初，按照各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理規(guī)定，分設(shè)了各類(lèi)工作模板，規(guī)范了文件處理流程，此外該系統(tǒng)提供了職工交流平臺(tái)，利于職工間在各個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的溝通與督導(dǎo)，保證了文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性，從源頭提升了檔案的收集水平。

4.把握文件收集最佳時(shí)機(jī)

把握好文件收集的最佳時(shí)機(jī)，是提升檔案收集水平的重要手段。根據(jù)本人近幾年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為主要把握以下五個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：一是在每一項(xiàng)活動(dòng)（如年度工作會(huì)議、盛大慶典）結(jié)束后，因?yàn)榛顒?dòng)剛剛結(jié)束，活動(dòng)的前期準(zhǔn)備、中期實(shí)施、后期的總結(jié)材料都是在手邊；二是在遇到職工離職、轉(zhuǎn)崗、休產(chǎn)假、病假等類(lèi)似情況時(shí)，各部門(mén)兼職檔案員要及時(shí)的收集紙質(zhì)檔案和電子檔案；三是本單位的發(fā)文，檔案室爭(zhēng)取隨時(shí)收集；四是對(duì)于一些零散文件可以在次年年初收集；五是對(duì)于歷時(shí)較長(zhǎng)的跨年度項(xiàng)目如有關(guān)基建工程的文件，可以分階段收集。

5.創(chuàng)新文件積累方法

文件積累一般采用文件登記法，即對(duì)收發(fā)的各類(lèi)文件材料進(jìn)行規(guī)范化記錄，將序號(hào)、文號(hào)、題名、頁(yè)數(shù)、份數(shù)、日期等填寫(xiě)完善，然后準(zhǔn)備若干整理袋，按照年度、類(lèi)別進(jìn)行規(guī)范化保存。在總結(jié)以往檔案收集中出現(xiàn)的各種問(wèn)題基礎(chǔ)上，本人建議建立臨時(shí)卷夾和實(shí)行兩套制。具體方法如下：

建立臨時(shí)卷夾，年初制定歸檔類(lèi)目條款，將平時(shí)形成的文件材料，按類(lèi)目條款分別“對(duì)號(hào)入座”存放在臨時(shí)卷夾中，待年初或某件工作完成之后，稍加整理便可移交檔案室，同時(shí)遇到臨時(shí)性、變動(dòng)性、突發(fā)性等工作的文件材料不易散失。

實(shí)行兩套制，對(duì)于本單位重要文件，例如在黨政部門(mén)制發(fā)的文件，可以保存兩套移交檔案室，檔案人員可以將一套按照立檔規(guī)則進(jìn)行文件級(jí)整理，一套按發(fā)文流水字號(hào)收集，裝訂成年度發(fā)文匯編。我院于2016年實(shí)行了兩套制，一方面避免了文件缺失，另一方面在檔案編研上也有了一定積累。

總之，檔案收集工作，是一切檔案管理工作的前提，檔案收集水平的高低，直接關(guān)系到檔案的利用效果。面對(duì)當(dāng)前基層檔案室檔案收集工作中的常見(jiàn)問(wèn)題，我們要不斷探索，不斷創(chuàng)新，尋找解決對(duì)策，做好檔案收集工作。

（作者單位：河北省環(huán)境地質(zhì)勘查院）