牛慧

（寧波二十冶建設(shè)有限公司 315800）

摘要：在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，我國(guó)的基層檔案管理工作逐漸凸顯出了其重要地位，為切實(shí)有效提高基層檔案管理工作的質(zhì)量，就要求對(duì)基層檔案管理工作的方式與內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范。本文將就時(shí)代發(fā)展背景下我國(guó)基層檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，進(jìn)而以此為依據(jù)從制度化的角度出發(fā)對(duì)基層檔案管理工作的方式進(jìn)行改善來促進(jìn)我國(guó)基層檔案管理的質(zhì)量得到有效提升。

關(guān)鍵詞：制度化；基層檔案管理工作；現(xiàn)狀；對(duì)策

基層檔案管理是檔案管理中最為基礎(chǔ)的內(nèi)容，對(duì)我國(guó)檔案管理的總體質(zhì)量有最為直接的影響，因此以更加制度化和規(guī)范化的手段進(jìn)行基層檔案的管理能有效提高我國(guó)檔案管理工作的整體質(zhì)量。所謂制度化具體到基層檔案管理工作中指的就是利用更加制度化和規(guī)范化的方式來對(duì)基層檔案管理工作的內(nèi)容與方式進(jìn)行協(xié)調(diào)，促使基層檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下檔案管理工作的實(shí)際需求更加適應(yīng)，進(jìn)而從根本上提高我國(guó)基層方案管理工作的質(zhì)量。

一、我國(guó)基層檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.未給予基層檔案管理工作充足的重視

我國(guó)現(xiàn)階段仍有大多數(shù)的基層檔案管理工作人員對(duì)基層檔案管理工作的內(nèi)容存在錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致他們?cè)谌粘５墓ぷ髦形茨芙o予基層檔案管理充足的重視。因此在實(shí)際的基層檔案管理工作中，絕大多數(shù)工作人員都只進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案記錄與整理，而忽視了對(duì)檔案的維護(hù)與更新，導(dǎo)致基層檔案管理工作一直無法得到有效的發(fā)展。尤其是對(duì)企業(yè)而言，基層檔案涉及企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)最為基礎(chǔ)重要的信息，如果不能給予其充足的重視就會(huì)給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展帶來不利影響。

2. 檔案管理制度與檔案管理需求不適應(yīng)

基層檔案管理的制度與現(xiàn)階段基層檔案管理工作的需求不適應(yīng)也是影響基層檔案管理質(zhì)量的重要原因之一，就現(xiàn)階段來看，檔案管理制度對(duì)基層檔案管理工作的限制主要表現(xiàn)在以下的三個(gè)方面：首先，基層檔案管理制度未能就基層檔案管理的各內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范影響了工作的有序性；其次，基層檔案管理制度在依據(jù)國(guó)家相關(guān)制度法規(guī)的同時(shí)會(huì)因制定者的不同而出現(xiàn)明顯的差異性；最后，基層檔案管理制度未能根據(jù)單位的實(shí)際情況對(duì)管理工作做出明確的規(guī)定。

3. 人力及硬件設(shè)備對(duì)基層檔案管理的制約

首先，因人力因素對(duì)基層檔案管理工作造成的制約主要表現(xiàn)在基層檔案管理工作人員自身的能力及精力無法與現(xiàn)階段的基層檔案管理需求相適應(yīng)，一方面是因?yàn)槲茨芙o予基層檔案管理工作人員充足的培訓(xùn)，另一方面則是因?yàn)椴糠止ぷ魅藛T不止承擔(dān)檔案管理工作；其次，因硬件設(shè)備因素對(duì)基層檔案管理工作造成的制約主要表現(xiàn)在未能就基層檔案管理建設(shè)專用的檔案室大大降低了基層檔案管理的有效性，或?yàn)榕鋫渫晟频臋n案維護(hù)設(shè)備造成了檔案的損壞等。

4. 傳統(tǒng)基層檔案管理方式的運(yùn)用

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷普及的檔案社會(huì)，我國(guó)仍有大多數(shù)單位在基層檔案管理中采用傳統(tǒng)以紙張為媒介的檔案管理方式，這樣的方式不僅容易造成檔案信息的損毀與丟失，且不利于工作人員對(duì)其進(jìn)行分類整體與檔案查找。除此之外，紙質(zhì)檔案的管理維護(hù)也相對(duì)較為困難，既要注意防潮以免信息失真，又要注意防火以免造成信息丟失，因此往往需要運(yùn)用大量的人力進(jìn)行管理，且需要消耗大筆資金構(gòu)建維護(hù)器材等。

二、 以制度化促進(jìn)基層檔案管理工作質(zhì)量提升的對(duì)策

1.從意識(shí)角度加強(qiáng)對(duì)基層檔案管理的重視

從意識(shí)角度加強(qiáng)基層檔案管理工作人員對(duì)基層檔案管理工作的重視是提高基層檔案管理工作有效性的重要保障之一，這要求各單位的管理者能通過有效的手段轉(zhuǎn)變基層檔案管理工作人員對(duì)基層檔案管理工作的認(rèn)識(shí)來提高他們自身對(duì)基層檔案管理工作的重視。一方面，要強(qiáng)化基層檔案管理工作人員對(duì)基層檔案管理工作的重視首先就要提高各單位領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)基層檔案管理工作的重視，繼而充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)者在單位的帶頭作用來對(duì)基層檔案管理工作人員進(jìn)行引導(dǎo)；另一方面，各單位應(yīng)重視基層檔案管理工作重要性的宣傳，從根本上提高檔案管理工作人員對(duì)工作重要性的認(rèn)識(shí)。

2. 對(duì)基層檔案管理工作的制度進(jìn)行完善

制度化和規(guī)范化的基層檔案管理是提高基層檔案管理工作質(zhì)量的重要保障，因此各單位也應(yīng)給予基層檔案管理工作制度的完善足夠的重視。一方面，基層檔案管理制度應(yīng)就基層檔案管理工作的主要內(nèi)容進(jìn)行完善，確保制度能對(duì)基層檔案管理工作的各內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范；另一方面，基層檔案管理制度應(yīng)確保在符合國(guó)家相關(guān)制度法規(guī)的基礎(chǔ)上與單位的實(shí)際情況相符合以確保單位各基層檔案管理之間的統(tǒng)一性。與此同時(shí)，針對(duì)單位內(nèi)部各基層檔案管理工作還應(yīng)通過制度制定對(duì)其內(nèi)容及方式進(jìn)行明確規(guī)定，從根本上提高基層檔案管理工作的規(guī)范性。

3. 以制度化為導(dǎo)向?qū)θ肆Y源和硬件設(shè)備進(jìn)行完善

就單位的人力資源而言，首先，針對(duì)單位基層方案管理的工作人員要重視其自身素質(zhì)能力的培養(yǎng)，確保其自身的工作能力與現(xiàn)階段的基層檔案管理需求相適應(yīng)；其次，可通過相關(guān)激勵(lì)機(jī)制的構(gòu)建或者是輪崗的工作方式來調(diào)動(dòng)其工作的積極性。就單位基層檔案管理的硬件設(shè)備而言，首先，為提高基層檔案管理的有效性，可謂單位的基層檔案構(gòu)建專門的檔案室以更好得對(duì)其進(jìn)行管理；其次，為更好的對(duì)基層檔案進(jìn)行保護(hù)，各單位應(yīng)購置充足防火防潮設(shè)備及掃描儀、照相機(jī)等用于檔案?jìng)浞莸脑O(shè)備。

4. 將信息化管理納入到基層檔案的制度化管理中

傳統(tǒng)的基層檔案管理方式顯然已經(jīng)無法與時(shí)代科技發(fā)展背景下的基層檔案管理工作需求相適應(yīng)，基于此，針對(duì)現(xiàn)階段的基層檔案管理，各單位就應(yīng)將信息化管理納入到基層檔案的制度化管理中，為信息化基層檔案管理的運(yùn)用制定相應(yīng)的管理制度以明確信息化基層檔案管理的方式進(jìn)而更加有效地提高單位基層檔案管理工作的質(zhì)量。一方面，信息化管理的運(yùn)用能有效利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)所具備的存儲(chǔ)性進(jìn)行電子檔案信息的存儲(chǔ)，在擴(kuò)大檔案信息存儲(chǔ)量的同時(shí)能為單位節(jié)省跟多的人力；另一方面，信息化方式的運(yùn)用也在很大程度上提高了檔案管理的安全性。

三、結(jié)語

綜上所述，基于檔案管理工作在國(guó)家發(fā)展建設(shè)中所占據(jù)的重要地位，國(guó)家及相關(guān)部門必須給予其工作管理的強(qiáng)化足夠的重視，以制度化為導(dǎo)向?yàn)榛鶎訖n案管理制定相應(yīng)的管理制度來提高基層檔案管理工作的規(guī)范性，進(jìn)而從根本上提高基層檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

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