梁雪

（佳木斯市中心醫(yī)院 154002）

摘要：隨著我國經濟水平的持續(xù)提升，文書檔案管理是各個單位管理工作中重要的內容，在單位檔案管理工作中占有非常重要的作用，管理水平的高低對文書檔案的完整性有很大的關系。是單位檔案管理水平的重要體現，文書檔案的管理必須要全面提高。將文書檔案的管理水平提高，實現文書檔案的價值，新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作得到了高度的重視。在計算機信息技術迅猛發(fā)展的現代，文書檔案的電子化管理越來越普遍，但是還沒有得到廣泛的應用，需要檔案管理人員加以重視。本文介紹了文書檔案管理的特征，針對目前很多單位文書檔案管理工作中存在的主要問題，結合文書檔案管理的實際情況，分析了新時期文書檔案管理工作的重要性，提出了加強文書檔案管理工作的有效對策。

關鍵詞：文書檔案；管理工作；問題；有效對策

文書檔案是在單位的行政活動過程中形成的，對單位的各項活動能夠客觀地反映，是單位檔案的資源發(fā)生地，是單位管理水平的直接體現，對一個單位的檔案管理水平進行衡量的標準。需要檔案管理人員制定相應的對策，文書檔案管理直接影響到單位的檔案的完整性和資料的質量。本文對新形勢單位文書檔案管理工作進行了研究，找出管理工作中存在的弊端，應該引起單位的足夠重視。對于存在的問題進行有效的解決，結合當前文書檔案應用電子化的優(yōu)點，提高文書檔案的利用率，方便單位的管理層對企業(yè)的管理水平進行評價。妥善保存的文件，進行科學的整改，采取規(guī)范化、標準化的科學管理，對新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作進行分析，挖掘文書檔案管理具備的信息化特點，提高文書檔案管理水平，促進單位整體水平的持續(xù)進步。

一、文書檔案管理的特征。

文書是檔案的來源，檔案的形成與文書的工作密不可分的，是檔案管理工作的前提。包括：收集、辦理、登記、運行、承辦以及文件的收集、統(tǒng)計、入檔等程序，可見文書工作是檔案形成的過程，文件和檔案的優(yōu)劣關系到檔案的優(yōu)劣，文書的質量是否完整齊全對檔案的質量好壞具有直接的影響。文書檔案就是利用紙張實質性的記載，內容多種多樣、豐富多彩，文書檔案涉及多種載體。文書部門負責將單位日常的行政管理活動中保存價值的資料進行整理，定期向檔案室歸檔。？分類的存放在檔案室，收集和保存最為重要，實現資料的完整，確保存放的安全，為后人引用、借鑒、閱讀資料提供方便。管理重點是完整的收集文件、妥善的保存資料，借助載體進行記錄、分類、整理、存放。充分發(fā)揮文書檔案的作用。

二、文書檔案管理工作中存在的主要問題。

2.1文書檔案管理的相關工作人員的素質待提高。相關的單位對文書檔案管理工作重視程度不夠，對工作人員的培訓不足，有些人員未經專業(yè)學習和培訓就進入檔案部門工作，文書檔案的存放沒有合理性很多都是臨時調用人員，缺乏專業(yè)的知識和技能，甚至連基本的檔案管理知識都沒有。特別是現在計算機技術的發(fā)展，有些工作人員根本沒有掌握計算機技術，對員工的整體素質產生很大影響，管理工作不規(guī)范，阻礙了文書檔案管理工作的進程。

2.2文書檔案管理方式陳舊，配套設備不到位。目前文書檔案管理方式陳舊，跟不上單位發(fā)展的需求，？一些單位的文書檔案設備沒有配備齊全，無法提供更加科學的資料管理。甚至個別單位還沒有設立專門的檔案室，其整體的管理模式較為落后，硬件設施服務不到位、質量差，出現文書檔案丟失、霉變等情況。管理方式陳舊對于文書檔案管理工作帶來非常大的不利影響，不但影響檔案的整潔、美觀，還會影響對檔案的利用。

2.3文書檔案歸檔需要進一步完善。文書檔案檢索的主要方式是手工檢索與計算機檢索，傳統(tǒng)的檢索方式對文書檢索效率造成了極大的影響，文書檔案管理工作的規(guī)范程度過低，經常出現卷宗分類、案卷名稱、文件檔號不規(guī)范的問題，甚至還會出現缺少卷內目錄等情況。除此之外，文書工作與檔案工作的銜接不好，文書工作和檔案管理工作是兩種不同的內容，？是對立統(tǒng)一，密不可分的，但是在實際的工作中，管理人員沒有做好這兩個工作的協調管理。

三、文書檔案管理工作的重要性。

文書檔案作為重要的參考信息，是一個企業(yè)或者部門的重要的文件，有著十分重要的意義。關系到部門的日常經營和長遠發(fā)展，隨著經濟的發(fā)展，社會各各項工作都需要利用檔案，檔案保存的時間越久遠就越珍貴，加強對文書的管理非常的重要。文書工作是一項業(yè)務性很強的工作，是單位日常工作的重要組成部分。是單位管理工作的一個重要部分，有著重要的查考價值，單位管理者可以從檔案中查考過去的記載，方便總結經驗、制定計劃，促進工作得以順利進行。在新的形勢下，我們必須進行深化研究和總結，提高實際的辦事效率，不斷創(chuàng)新工作方式，提出了新的管理方法，促使管理方式科學到位，使其發(fā)展更加科學和合理，提高部門的競爭力，增強工作人員們辦事效率。努力做好檔案服務工作，努力爭取領導的重視，在平日工作中得到領導的關注與支持，熱情為大家提供服務，促進單位管理工作的發(fā)展。

四、加強文書檔案管理工作的有效對策。

4.1優(yōu)化人員配置，提升檔案管理人員的專業(yè)水平。新形勢下文書檔案管理工作的重點是優(yōu)化人員配置，注重提升自身的綜合素質。提升管理質量，一名合格的文書檔案管理人員不僅要具有較高的檔案管理專業(yè)水平，還應該熟練的掌握計算機應用技能。根據新形勢檔案管理要求，為文書檔案管理人員提供繼續(xù)教育的機會，建立起定期培訓制度，注重加大人員配置，適應新時代對于文書檔案管理的要求，合理的激勵能夠激發(fā)人潛在的動力。

4.2應用現代化技術，確保電子檔案的安全性。隨著計算機信息技術的快速發(fā)展，文書檔案管理應當結合現代化管理手段，應用現代化技術可以大批量地處理文件，增強文書檔案管理工作的效率和準確性。為文書檔案管理工作的高效進行提供了技術條件，構建起新型管理模式，確保電子檔案的安全性，通過現代化管理模式將各項工作均統(tǒng)一管理，并給計算機安裝正規(guī)的防毒殺毒軟件，確保電子檔案的安全性。

4.3實現文書工作和檔案工作規(guī)范化銜接。文件質量決定著檔案管理的質量，文件的處理要按照規(guī)定和流程嚴格操作，工作人員要具備著較強的檔案意識，科學分類后立卷歸檔。在執(zhí)行文件處理工作時關注檔案管理工作，加強對有關人員對文書處理流程的培訓，進一步完善文書和檔案工作一體化的效果，提高其工作技能水平。對文件材料的質量有著絕對的保證，注意細節(jié)部分的相關工作，養(yǎng)成良好的工作習慣。

結束語：綜上所述，隨著改革形勢的發(fā)展，文書檔案管理工作在單位各項管理工作中占有很重要的地位，新形勢下單位文書檔案管理工作得到了越來越多的重視，其管理水平直接關系到檔案資料的完整性。新時期單位發(fā)展速度的持續(xù)加快，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準。順利進行文書檔案管理工作，提高單位文書管理工作的地位，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，做好文書檔案資料的收集工作，轉變管理理念，建立完善和管理機制和工作程序。文書檔案工作的管理人員必須順應時代的發(fā)展，提高責任意識和創(chuàng)新意識，提高文書檔案管理水平。促進各個部門之間相互協調、互幫互助，切實做好文書工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，促進文書檔案管理工作的順利開展，切實提高文書檔案資料的利用率，為單位實現可持續(xù)發(fā)展作出貢獻。

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