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        公路工程建設電子檔案工作的思考

        2017-06-15 11:48:59魏建軍
        魅力中國 2016年31期
        關鍵詞:電子檔案公路工程建設

        魏建軍

        摘 要:由于信息技術在全社會的應用,檔案信息管理也向著上電子化的方向發(fā)展,對于檔案工作來說,這是一次里程碑式的改變。另外由于檔案載體的更換,對檔案信息化的要求越來越高,而實現(xiàn)這一目標的途徑是建立和完善電子檔案體系。

        關鍵詞:公路工程 電子檔案 建設

        1、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特征分析

        1.1電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理共性分析

        (1)在電子檔案與傳統(tǒng)檔案發(fā)展中,二者之間存在基本的原理共通性,其中,電子檔案是傳統(tǒng)檔案中的產(chǎn)物,在一定程度上,可以將傳統(tǒng)檔案與電子檔案整合到一起,并且充分將信息技術作用發(fā)揮出來。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比較,具有較高質(zhì)量的管理水平與技術水平,可以有效提升其管理效率。但是,電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理方式存在較大的共通性特點。

        (2)電子檔案不可以孤立存在,與傳統(tǒng)檔案管理之間,存在較大的聯(lián)系,主要因為傳統(tǒng)檔案信息較為真實,具有一定的準確性優(yōu)勢,是社會實踐數(shù)據(jù)的體現(xiàn)。而電子檔案管理受到網(wǎng)絡安全性影響,存在較為嚴重的安全隱患,難以提升信息的真實性與可靠性,需要傳統(tǒng)檔案管理資料為其提供準確數(shù)據(jù)。

        (3)電子檔案管理方式在實際發(fā)展的過程中,可以建立出基本信息技術體系,提升檔案信息容量,在各類信息實際儲存的情況下,可以有效的對電子檔案進行存儲。同時,電子檔案儲存方式較為便利,可以有效對實體的檔案信息進行記錄,能夠增強其管理效果。

        1.2電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理差異分析

        (1)管理方式存在差異。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的管理差異還存在較大的差異。電子檔案的管理是通過計算機與互聯(lián)網(wǎng)開展相關工作,在一定程度上,可以提升檔案存儲的有效性與便利性,增強其發(fā)展效果。傳統(tǒng)檔案管理需要利用紙質(zhì)方式開展管理工作,難以提升傳統(tǒng)檔案管理有效性,無法提升檔案管理工作質(zhì)量。

        (2)保管方式存在的差異。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的保管方式有所不同,在實際發(fā)展的過程中,電子檔案保存方式是將硬盤與電子光盤作為載體,在長期存儲的情況下,硬盤與光盤也會逐漸老化,對其進行技術的更新處理。而傳統(tǒng)的檔案管理是利用紙張開展管理工作,難以保證檔案信息的安全性,經(jīng)常會出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

        (3)歸檔措施有所不同。電子檔案歸檔與傳統(tǒng)檔案歸檔方式不同,電子檔案歸檔是利用光盤等開展歸檔工作,減少其中尋找的錯誤信息,提升電子檔案信息的準確性。傳統(tǒng)檔案歸檔方式較為復雜,需要對各個科目等進行查找,會增加檔案管理工作量,難以提升其工作效率與工作質(zhì)量。

        2、加強電子檔案管理的重要意義

        2.1對電子檔案進行有效管理可以提高工作效率,節(jié)省大量的人力物力

        傳統(tǒng)檔案管理的難度較大,檔案工作需要管理人員堅持原則,認真負責,由于紙質(zhì)檔案易失易破碎等特點,在管理過程中投入大量的人力物力和財力,但是損壞仍然不可避免。隨著計算機和網(wǎng)絡技術的普及和發(fā)展,檔案管理的質(zhì)量和檢索速度顯著提升,工作效率提高,人力物力的投入減少,尤其對檔案管理實施電子化后,工作效率顯著提升。

        2.2電子檔案管理的加強,對提高服務質(zhì)量具有促進作用

        檔案管理的目的明確,即為了使用者提供高效、高質(zhì)服務。為了實現(xiàn)這一目標,要加強對電子檔案的管理,使資源信息電子化,促進服務質(zhì)量不斷提高。電子檔與紙質(zhì)檔案相比,最大特點是把實物資料信息化變?yōu)楝F(xiàn)實。大量的原始檔案可以集中起儲存在計算機中,通過網(wǎng)絡傳播,使用者在查閱時可以利用現(xiàn)代技術進行篩選,提高工作效率。

        2.3加強電子檔案管理,有利于滿足多樣化需求

        由于社會的發(fā)展和進步,對檔案的使用要求體現(xiàn)出多樣化的特征,不但要查閱原始文件資料,還需要查看圖像或視頻,顯然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已無法滿足需求,退出歷史舞臺只是時間的問題。電子檔案替代傳統(tǒng)檔案是發(fā)展的必然趨勢,這是由于電子檔案所具備的強大功能所決定的,可以滿足不同使用者的多元化需求。

        3、公路工程建設電子檔案工作應對措施

        3.1建立電子檔案全過程管理制度

        公路工程建設所涉及到的部門、人員眾多,形成的檔案資料也非常的多,在這一過程當中極易形成數(shù)據(jù)丟失等情況,因此必須建立健全一套明確電子檔案責任,統(tǒng)一收集、整理、處理以及歸檔的制度,對電子檔案的建立、分類、內(nèi)容等有明確的說明以及解釋。在整個過程中,增加電子檔案檢查步驟,對于一切準備歸檔的文件進行進一步檢查,尤其是對那些曾進行借閱、重新編輯的電子檔案要進行全面的檢查,對不符合原來存檔內(nèi)容的,要求相關人員做出解釋,并采取一定的有效措施,如事先備份等,以保證在數(shù)據(jù)丟失、修改等不可追溯的情況下,保證檔案的原始性。同時,要求同一個公路工程建設涉及的部門、人員使用同一個電子檔案處理系統(tǒng),對存儲的載體、格式等也要做出準確、清晰的說明,及時檢查、核對數(shù)據(jù)庫保存下來的數(shù)據(jù)。

        3.2加大投入,不斷強化公路電子檔案管理工作的手段和能力

        公路工程建設過程當中,應當對現(xiàn)代化設施、相關技術資料、檔案管理系統(tǒng)軟件等必要的物品進行采購,同時做好各單位電子檔案管理人員的系統(tǒng)知識以及操作的培訓,使其對檔案的收集管理能力得到不斷的加強,更好、更快的熟練操作系統(tǒng),在這一過程中要樹立起“對歷史負責,為現(xiàn)實服務,替未來著想”的理念,不斷提高工作效率,從而保證電子檔案的原始性以及真實性。

        3.3加強電子文件的安全性管理

        首先對于電子文檔本身,對于需要借閱等的文件要進行文檔保護措施,構建一套安全保障的系統(tǒng)體系,對于借閱人員以及部門做好詳細登記,防止由于意外等對文檔造成破壞、修改或者丟失。其次做好軟硬件的安全管理,遵守國家關于保密工作的相關規(guī)定,杜絕相關的計算機直接或間接的與公共信息網(wǎng)絡連接,減少被黑客或者病毒攻擊的可能性。同時在有關的計算機系統(tǒng)上要及時安裝有效的殺毒,防黑客的軟件工具等,做好電子文檔的備份,采取數(shù)據(jù)加密、來源跟蹤等有效的安全機制,確保文檔在整個使用過程中環(huán)境都是安全的。

        3.4完善電子文件一體化管理系統(tǒng)

        公路工程建設過程中,有關部門以及人員在保證統(tǒng)一使用的電子檔案系統(tǒng)與自身局域網(wǎng)達到高度共融的狀態(tài)下,進一步完善電子檔案的一體化管理,使得電子檔案工作過程中,不僅能夠提前介入每一項電子文件的生成。還能夠保證在整個的過程中都能夠按照國家規(guī)定的檔案工作的原則和要求進行。整個一體化系統(tǒng)必須能夠保留文件的完整性以及清晰度,提高電子檔案考察以及審核的工作效率,同時在整個系統(tǒng)構建的過程當中,必須要有相應的電子檔案管理者共同參與,使整個系統(tǒng)具有更強的實用性。

        4、結語

        公路工程建設作為一項周期長、投資量大、涉及環(huán)節(jié)眾多的系統(tǒng)工程,形成的數(shù)據(jù)檔案也非常的多,只有對相關的數(shù)據(jù)檔案進行真實有效地記錄才能夠更好地保證工程的質(zhì)量鑒定,為后期可能產(chǎn)生的諸如合同糾紛、工程事故鑒定等問題提供有效的法律依據(jù)。因此必須保證電子檔案的原始性、真實性以及安全性。雖然目前電子檔案的使用還存在著一定的問題,但是只要采取積極的應對措施,一定能夠逐步進行克服,從而讓電子檔案更具有效性。

        參考文獻

        [1]鄧穎穎.公路工程電子檔案管理中存在的問題及對策[J].科技與企業(yè),2014,16:89.

        [2]郗莉.公路工程電子檔案管理[J].陜西檔案,2015,03:26.

        [3]路淑文.公路工程電子檔案管理中存在的問題及對策[J].陜西檔案,2013,04:32.

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