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        信息時代高校檔案管理應(yīng)注意的問題

        2017-06-15 13:01:40劉麗
        環(huán)球市場信息導(dǎo)報 2017年5期
        關(guān)鍵詞:信息時代檔案管理理念

        劉麗

        檔案無論是對任何一個單位或者是部門來說,其重要性都是非常重要的,尤其是在現(xiàn)如今這個信息時代下,而為了能夠提高高校檔案管理工作質(zhì)量,本文也對其在管理過程中應(yīng)注意的問題進行了研究。

        現(xiàn)如今屬于一個信息時代,在這種時代下,對于信息的管理是非常重要的一部分,無論是任何一個領(lǐng)域在發(fā)展過程中都需要加強對檔案的管理,也正是因為如此,各高校在發(fā)展過程中對于檔案管理的重視程度也在不斷提升,為了能夠有效地提升高校檔案管理質(zhì)量,本文主要對信息時代高校檔案管理主要內(nèi)容進行了分析,同時也對其在管理過程中應(yīng)該注意的問題進行了具體的分析。

        高校檔案管理主要內(nèi)容

        高校檔案管理工作屬于一項較為繁瑣的工作,在實際管理過程中涉及到較多方面和內(nèi)容,因此,在實際檔案管理過程中,要想真正提升檔案管理的質(zhì)量,就一定要對檔案管理的內(nèi)容進行準確的把握。高校在進行檔案管理工作的過程中,其主要的工作內(nèi)容包括了以下幾點:(1)師資隊伍檔案管理。這一部分檔案管理主要的就是指學(xué)校內(nèi)所有的師資隊伍,具體包括教師隊伍結(jié)構(gòu)、教師專業(yè)水平、教師建設(shè)規(guī)劃以及青年教師培養(yǎng)計劃等方面。(2)學(xué)籍檔案管理。高校在檔案管理過程中,對于學(xué)生學(xué)籍資料的管理,也屬于較為重要的檔案管理內(nèi)容,其中就提包含了學(xué)校在校生名冊、學(xué)生學(xué)業(yè)成績表、學(xué)生學(xué)籍變更材料等內(nèi)容。(3)專業(yè)建設(shè)檔案管理。高校在檔案管理過程中,對于專業(yè)建設(shè)相關(guān)資料也會設(shè)置成相應(yīng)的檔案,并且進行管理,管理的對象包括了重點學(xué)科、重點專業(yè)、新辦專業(yè)、教學(xué)計劃制定、課程建設(shè)相關(guān)材料的申報材料和批準的文件材料等內(nèi)容。(4)教學(xué)實踐檔案管理。高校在檔案管理過程中,對于教學(xué)實踐相關(guān)資料也會設(shè)置成檔案進行管理,管理內(nèi)容主要包括了專業(yè)人才培養(yǎng)計劃、教育實施材料和總結(jié)、各種優(yōu)秀實習(xí)計劃、實習(xí)調(diào)查報告、學(xué)生考研等資料。(5)教務(wù)管理。高校在進行檔案管理的過程中,對于教務(wù)這一方面的資料也需要進行檔案管理,具體包含了學(xué)生考試試卷、課程教學(xué)制度、危機處理等材料。

        信息時代高校擋案管理應(yīng)注意的問題

        更新管理理念,明確分工。高校在檔案管理過程中。要想真正有效地提升這一項工作的水平,首先一定要對自身管理理念進行更新,在這個信息化時代下,檔案管理工作也受到了一定的影響和沖擊,所以,檔案管理工作人員也應(yīng)該要在實際工作過程中,更新管理理念,真正做到與時俱進,畢竟理念才是檔案管理的基礎(chǔ)和先驅(qū),只有檔案管理工作人員自身理念得到了發(fā)展,在實際管理過程中才能有效地提升自己檔案管理的職業(yè)素養(yǎng),最終提高管理工作的質(zhì)量。針對這一點,在實際管理過程中,檔案管理人員可以在實際管理過程中轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理理念,在實際管理過程中制作成電子檔案,并且采用全新的管理方式來對其進行管理,最大程度保障其管理的規(guī)范性和有效性,從而才能更好地符合現(xiàn)如今信息時代發(fā)展的需求,切實的提高高校檔案管理效率和質(zhì)量。此外,高校檔案管理人員在對自身管理理念進行更新之后,還需要對檔案管理工作進行較為明確的分工,對不同檔案進行分類,同時安排不同人員對其進行管理,以此來最大程度提升管理的效率。因此,高校檔案管理過程中。首先需要注意的問題就是要緊跟信息時代發(fā)展需求,更新管理理念以此來促進管理質(zhì)量提升。

        真正實現(xiàn)高校檔案一體化管理。就目前而言,高校檔案在實際管理過程中還存在一定的問題,比如說,管理效率低下、管理不夠全面等,而要想有效地避免這些問題就一定要在實際檔案管理過程中,加快實現(xiàn)高校檔案一體化管理,同時檔案管理人員還需要提高自身管理意識,在管理過程中使用信息時代下所存在的先進技術(shù)以及設(shè)備來建設(shè)處一套全新的檔案管理模式,從而實現(xiàn)提升高校檔案管理質(zhì)量這一目的。在檔案管理一體化過程中,其主要是以文件運動周期理論來作為其基礎(chǔ),然后在管理過程中應(yīng)用信息時代下的產(chǎn)物計算機等技術(shù)來作為依托,以此來實現(xiàn)對文件的制作、保存、使用以及永久保存,從而真正實現(xiàn)對檔案的全面化、動態(tài)化管理,并且將這些檔案價值有效地利用發(fā)揮出來。而為了能夠有效地實現(xiàn)高校檔案管理一體化,首先,需要對檔案進行全面系統(tǒng)化的普查,然后對其進行合理的篩選,將一些作廢的檔案舍棄掉,這樣就能在一定程度上減少不必要的工作量;其次,在檔案管理過程中,還需要對檔案進行重組,以此來促進檔案管理一體化的實現(xiàn)。因此,高校檔案管理過程中,實現(xiàn)高校檔案管理一體化也是其應(yīng)該要注意的問題之一。

        檔案管理還需要滿足多樣化需求。在現(xiàn)如今這個信息時代下,社會以及市場對于人才的需求都是非常急切的,高校本身就是為社會提供人才,而檔案管理其從某些程度來看,屬于對人才的管理。因此,在對檔案進行管理的過程中,檔案管理人員還應(yīng)該將檔案管理和學(xué)生今后發(fā)展聯(lián)系到一起,為學(xué)生今后發(fā)展奠定良好的信息基礎(chǔ)。在社會不斷發(fā)展過程中,市場對于學(xué)生能力需求也在不斷地變化,這個時候高校人事檔案載體、內(nèi)容,甚至是傳遞方式也應(yīng)該不斷發(fā)展,在管理過程中盡可能滿足多樣化需求,對檔案目錄進行明確。例如,對于人事檔案的管理過程中,可以將其設(shè)置為原始記錄、設(shè)備檔案、文件檔案等類型,并且再這些檔案類型中還可以對其設(shè)立相應(yīng)的目錄,就像是原始記錄就可以存在各種報表以及檢驗記錄等內(nèi)容;而設(shè)備檔案則可以包含檢定證書、購置資料、使用說明書等資料;文件檔案則可以包含規(guī)章制度、上級文件等資料,總之,在實際檔案管理過程中,可以結(jié)合學(xué)校實際情況來進行管理,盡可能滿足多樣化需求這一特征,這樣才能有效地促進高校檔案管理質(zhì)量的提升。

        綜上所述,高校檔案管理作為一項較為繁瑣,但是又是必不可少的一項基礎(chǔ)『生工作,其在整個學(xué)校管理過程中有著較為重要的作用,會直接對學(xué)校管理水平造成影響,因此,學(xué)校在管理過程中,一定要加強對檔案管理的重視程度,注意本文所提到的幾點問題,以此來最大程度提升高校檔案管理水平,最終促進學(xué)校的發(fā)展和進步。

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