劉淑一

摘要：通知作為應用最廣泛的知照性公文，對其的理解和學習更為必要。通知的最主要特點有：應用范圍廣使用頻率高；種類復雜多樣化；嚴謹性時效性強等。根據(jù)其試用范圍可以分為發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、任免性通知和事務性通知等?？梢哉f通知一般不評價其好壞，只苛求其及時性和正確性。

關鍵詞：通知的結構 通知的分類 通知的寫作

中圖分類號：H315文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2017）10-0185-02

顧名思義，通知就是通告讓他人知道事情的一種文體。而通知也是我們在生活中最常見的一種文體，無論在學校、單位、相關機關、公共場所甚至家庭小區(qū)都可以看到，其通常用于發(fā)布規(guī)章法規(guī)、轉(zhuǎn)發(fā)上級的指示和公文、對下級的指示和要求等。可見通知的用途是多種多樣并且和工作生活緊密相關。相比于其他陽春白雪類型的文體，通知作為應用最廣泛的知照性公文，對其的理解和學習則更為必要，而對不同類型的通知的深入研究，能幫助我們在以后生活和工作中更好地應用這種文體。

一、通知特點和結構

通知的關鍵在把要交代的要求和措施表達清楚的前提下，其用句用詞嚴禁且簡練，并有及時性和通俗性等要求。簡單來說就是，當人閱讀通知的時候，應快速得到，是誰發(fā)出的通知，通知的主要事情和其執(zhí)行的時間等信息。而把這些信息有條理的集匯于最少的文字，且要求文字通順沒有歧義，這顯然并不是一件容易的事，所以能寫好一篇通知是作者本人水平和能力的重要體現(xiàn)。由于通知要敘述的信息很多而字數(shù)相對較少，其結構就顯得十分重要。主要分為標題和主送機關、受文的單位和正文、簽署和日期三個部分。三個部分都有其要求注意的地方：

（一）標題和主送機關

通知的標題一般有兩種寫法，一種是公文標題的常規(guī)寫法，即由發(fā)文機關、主要內(nèi)容和文種組成。例如《中共中央辦公廳、國務院辦公廳關于嚴禁用公費變相出國（境）旅游的通知》；另一種是省略發(fā)文機關的寫法，即只有內(nèi)容和文種，例如《關于印發(fā)〈規(guī)范國有土地租賃若干意見〉的通知》（國土資發(fā)〔1999〕222號）。當主送機關較多，應注意主送機關的排列；當有規(guī)章的通知時，應注意書名號的使用。另在一些企業(yè)、事業(yè)單位里的廣義上的通知，其格式的要求不必過于嚴格。此外還有一些傳單、廣告等非正式通知在此就不予討論。

（二）受文的單位和正文

受文單位即指通知所需要通知到的單位、群體或個人。在正文沒有明確提及和限定時，受文單位顯得尤為重要。明確所要通知的對象，是一篇通知正式與否的關鍵。

正文是通知的主體，是表達通知要求的部分。在陳述的過程中多用祈使語句，語氣應堅定不容置疑，句段應避免過長以方便閱讀和理解，用詞應準確明了。其簡單分為通知的緣由、主要事項和其他要求等。

1通知的緣由

是指通知的敘述背景、目的和意義等。在敘述通知緣由時多有明顯的開頭，譬如以“為了”“介于”等介詞開篇來解釋通知的起因。當然也有些通知不需說明緣由，例如以轉(zhuǎn)發(fā)、轉(zhuǎn)批為主的通知，這類通知一般無明顯的開頭，并且采用篇段合一的方法。

2主要事項

即是通知關鍵部分。這部分主要用來敘述通知的事件，可以是工作的指示和安排，新推出的管理條例和方法，提出的方法和措施和一些費用的收取明細等。在這一部分中，由于內(nèi)容有時候復雜冗亂，需要調(diào)理清晰地表達，當人物和事物較多時，應有順序地羅列或增加標號的運用。

3其他要求

是對通知時間的補充說明或?qū)νㄖ髨?zhí)行的注意事項，當然在通知沒有相關要求時，這一部分可以省略。

（三）簽署和日期

在通知結束時需要寫上發(fā)文機關的名稱和時間，即通知的落款。還需要相關部門的公章，這是通知正式性關鍵的一點。

雖然通知有嚴謹?shù)母袷揭?，但并不代表其形式死板。對于不同種類的通知其格式也要相應變化?？傊ㄖ恼叫?、嚴謹性和及時性都是為事件的準確通知服務。

二、通知類型的分類

由于通知有十分廣泛的應用，通知的種類也是各種各樣的。根據(jù)其試用范圍可以分為發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、任免性通知和事務性通知等。

（一）發(fā)布性通知

發(fā)布性通知是指由上級有關部門發(fā)布重要通知，其主要有行政的規(guī)章、條例等，是十分正式的通知，在各項要求上都十分嚴格。

（二）批轉(zhuǎn)性通知

批轉(zhuǎn)性通知是用于對上級機關的批準發(fā)布給下級，即對于工作需要的相關公文的通告，并要求下級周知和執(zhí)行。這類通知要對轉(zhuǎn)批公文有正確的解釋和分析，相應地提出確保上級公文的執(zhí)行和落實的要求，這類通知需要對上級指示的正確理解和提出切實執(zhí)行辦法后發(fā)出對下級的通知，有很強的承上啟下性。

（三）轉(zhuǎn)發(fā)性通知

轉(zhuǎn)發(fā)性通知是上一級通知的再傳達，是根據(jù)其工作需要，向下傳達的上級通知。這種通知需要有權威性，并與實際情況良好結合。和轉(zhuǎn)批性通知不同的是，轉(zhuǎn)發(fā)通知會把其轉(zhuǎn)發(fā)的公文作為通知的附件，同時也是通知的主要內(nèi)容之一。

（四）指示性通知

指示性通知是用于本機關權力范圍內(nèi)傳達給下級的指示性文件，即對下級的指導。這類通知通常由機關自己擬草和發(fā)布。

（五）任免性通知

任免性通知是用于上級對下級任免和聘用的通知。這類通相比于其他通知，形式較為固定，也相對簡明。

（六）事務性通知

事務性通知是指對日常事物的處理和傳達，其通知對象通常是機構和群眾。這種通知是貼近生活的通知，相對于上述的通知類型，事務性通知不要求過于正式，其主要目的是對特定事物的處理，有一定的指定性。

依據(jù)不同的分類方法，還可以在內(nèi)容上劃分為有指揮性通知和知照性通知。按其難易程度可以分為簡單的通知和復雜的通知等。既然通知的種類繁多，那就需要我們抓住通知的特點進行總結研究。

三、通知的應用與寫作

在信息大爆炸的時代背景下，通知作為最有用的信息，其重要性不言而喻。我們想要學習通知的寫作，就需要平時多注意留意觀察，其實通知在生活中是無處不在的。例如：

國務院辦公廳關于2016年部分節(jié)假日安排的通知

國辦發(fā)明電〔2015〕18號

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構：

經(jīng)國務院批準，現(xiàn)將2016年元旦、春節(jié)、清明節(jié)、勞動節(jié)、端午節(jié)、中秋節(jié)和國慶節(jié)放假調(diào)休日期的具體安排通知如下。

一、元旦：1月1日放假，與周末連休。

二、春節(jié)：2月7日至13日放假調(diào)休，共7天。2月6日（星期六）、2月14日（星期日）上班。

三、清明節(jié)：4月4日放假，與周末連休。

四、勞動節(jié)：5月1日放假，5月2日（星期一）補休。

五、端午節(jié)：6月9日至11日放假調(diào)休，共3天。6月12日（星期日）上班。

六、中秋節(jié)：9月15日至17日放假調(diào)休，共3天。9月18日（星期日）上班。

七、國慶節(jié)：10月1日至7日放假調(diào)休，共7天。10月8日（星期六）、10月9日（星期日）上班。

節(jié)假日期間，各地區(qū)、各部門要妥善安排好值班和安全、保衛(wèi)等工作，遇有重大突發(fā)事件，要按規(guī)定及時報告并妥善處置，確保人民群眾祥和平安度過節(jié)日假期。

國務院辦公廳

2015年12月10日[1]

通知與我們的工作和生活息息相關，編寫通知的工作也是我們不可避免的。通知的最主要特點有：應用范圍廣使用頻率高；種類復雜多樣化；嚴謹性時效性強等。而只有了解抓住通知文體的這些特點，才能很好地掌握和運用通知文體。

歸根結底，通知被撰寫的目的是把要通知的事情說清楚，這顯然需要一定邏輯性和良好的文學素養(yǎng)。想要寫好通知，平時就要加強對文字的積累和對事物的理解。除了注重基礎的培養(yǎng)，在寫作時嚴謹?shù)膽B(tài)度十分關鍵。因為通知不同于其他文體，它不需要詩歌的浪漫飄逸，小說的傳奇有趣，其只需要文字的精簡和準確。在最短的時間內(nèi)讓閱讀者了解傳達的內(nèi)容是通知文體的宗旨。然后，通知類文體有一定的格式、寫作模式和固定用詞，對于這些的快速掌握是學習通知寫作的關鍵。例如會議性的通知要交代的有會議名稱和內(nèi)容、會議的時間地點、參加會議的人員和要求。這些是我們工作生活所能接觸和理解的，同時也是通知寫作的關鍵所在。一旦有一項被遺漏或者寫錯，通知寫作就已經(jīng)宣告失敗且失去意義，當關鍵性信息錯誤時，其帶來的后果是十分嚴重的。可以說通知一般不評價其好壞，只苛求其及時性和正確性。能簡明扼要地陳述出相關事宜就是好的通知。

最后需要強調(diào)的是通知用詞的選擇，比如通知一般時候用“關于”而不用“有關”或者“對于”，是因為“關于”一詞的涵蓋范圍較大，也較為嚴謹。由于通知字數(shù)普遍較少，那么推敲關鍵性詞語就顯得極為關鍵。可以這樣理解，在通知的寫作中把話說得滴水不漏，便很能顯示出作者的水平。

在國家機關、企業(yè)單位等工作中，通知是發(fā)文數(shù)量最多、使用最頻繁的文體。在生活中，通知對我們的影響更是顯而易見。對通知文體的分類研究，能加深我們對其的理解，方便我們的應用。對各類通知的研究，還會影響通知文體的規(guī)范化，有利于加強通知文體的實效性等實際意義。

參考文獻：

[1]國務院辦公廳關于2016年部分節(jié)假日安排的通知（國辦發(fā)明電〔2015〕18號）.2015年12月10日.

責任編輯：楊國棟