張惠玲

摘 要：中職院校首先需要對人事檔案管理工作予以高度重視，才能夠在工作中探索到更好地管理路徑，才能夠讓中職院校的人事管理工作更加高效?；诖?，本文就中職學(xué)校人事檔案管理工作開展進行分析研究，希望可以為中職院校人事檔案管理質(zhì)量的提升提供借鑒。

關(guān)鍵詞：中職院校；人事檔案；管理工作

前言：在諸多的資料管理類工作中，人事檔案管理工作具有較強的政策性與專業(yè)性。檔案管理水平，在一定程度上也代表著學(xué)校的管理水平與教學(xué)質(zhì)量，對于學(xué)校技能人才培訓(xùn)的要求，起著決定性的作用，特別是在人才的開發(fā)、引進以及使用過程中，具有舉足輕重的作用。伴隨著中職教育管理體制改革的不斷深入，各個學(xué)校在人力資源方面的競爭愈演愈烈，只有做好了人事檔案管理工作，才能擁有各類的高素質(zhì)人才，才能在激烈的競爭中占據(jù)優(yōu)勢地位。

一、中職學(xué)校人事檔案管理重要性

隨著時代的發(fā)展和變化，中職院校一方面注重在教學(xué)質(zhì)量上予以不斷探索，以期能夠更好地傳遞具有實用性的知識，另一方面也非常注重人事工作的開展，注重人事管理的夯實。而真正促進中職院校人事管理工作予以高校進行的重要基礎(chǔ)，便是人事檔案管理工作的開展。通過人事檔案管理的優(yōu)化，可以讓院校對于人員產(chǎn)生宏觀性的認識，能夠讓院校在人事安排上更加合理，也有助于更好地培養(yǎng)具有專業(yè)性的人才，從而促使院校能夠更進一步，無論在教學(xué)質(zhì)量還是在人事優(yōu)化方面的得以更大進步。

二、中職學(xué)校人事檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1.工作制度不健全，落實不到位

部分中職學(xué)校對相關(guān)管理人員的崗位職責(zé)沒有進行明確的規(guī)定，相關(guān)的管理規(guī)章及制度缺乏完整性、具體性、系統(tǒng)性，導(dǎo)致制度不健全的情況時有發(fā)生。有些中職院校則是相關(guān)的制度健全、完備，但是對相關(guān)的人事檔案管理工作缺乏重視，致使在現(xiàn)實的工作中，許多制度都沒有得到落實，對檔案管理工作的規(guī)范發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。

2.材料收集不齊全，整理不規(guī)范

各單位的管理人員對國家的有關(guān)的法律法規(guī)與政策，缺乏足夠的認識，沒有予以高度重視，在關(guān)于執(zhí)行理解的程度水平方面，也存在著許多差異。此外，部分中職院校的有關(guān)管理人員也不固定，經(jīng)常發(fā)生更換的現(xiàn)象，這就導(dǎo)致各個中職學(xué)校，在檔案材料的收集和整理方面，缺乏嚴重的完整性、系統(tǒng)性與規(guī)范性。

3.新建材料多，失真情況嚴重

在人事檔案中，確保材料的真實，這是院校生存的前提條件。然而，在實際的人事檔案管理工作中，履歷表中所填寫的信息不真實現(xiàn)象時有發(fā)生，這就極容易導(dǎo)致檔案材料的失真，部分單位為了發(fā)展與競爭，普遍存在著新建檔案的現(xiàn)象，使中職學(xué)校人事檔案的部分功能被削減，無法實現(xiàn)對人員考察的全面性。

三、加強中職學(xué)校人事檔案管理的措施

1.建立檔案管理制度，健全管理模式

在中職學(xué)校的人事檔案管理工作中，對于《檔案管理責(zé)任追究制度》、《干部檔案管理制度》等有關(guān)的制度，在建立的同時要不斷進行完善，使中職學(xué)校的認識到人事檔案管理工作重要性，做到有章可循、有章可依。在有關(guān)檔案登記方面，必須要做到規(guī)范化和系統(tǒng)化，人事檔案管理的工作，必須依據(jù)相關(guān)的管理制度，嚴格依據(jù)對檔案保管期限及歸檔范圍方面的有關(guān)規(guī)定來開展人事檔案的管理工作。與此同時，對于現(xiàn)行的人事檔案管理制度，也要注重加強其規(guī)范化建設(shè)工作，不斷推進與深化人事檔案管理制度工作的改革，使人事檔案管理制度不斷朝著具體化、系統(tǒng)化、科學(xué)化、合理化的方向發(fā)展，促使認識檔案管理制度更加的完善，在服務(wù)體制的轉(zhuǎn)變方面，要注重突破傳統(tǒng)的服務(wù)體制，使服務(wù)體制朝著以人為本的方向發(fā)展，使人事檔案管理建設(shè)工作朝著規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

2.及時跟進，做到檔案的齊全完整

在中職學(xué)校人事檔案的收集方面，一定要注重定期開展收集工作，與此同時，也要不定期的開展人事檔案的整理，并注重將二者結(jié)合起來，在人事檔案的收集過程中，要不斷加強相關(guān)的監(jiān)督和管理，確保人事檔案收集管理的正常、有序、規(guī)范的開展與進行，對于人事檔案的收集范圍也要進行進一步的明確，只有這樣，才能使人事檔案的完整性予以保障，有利于推進人事檔案管理建設(shè)的動態(tài)化發(fā)展。此外，計劃的指定也非常重要，結(jié)合收集計劃對一些相關(guān)資料進行收集，這些資料包括工資普調(diào)、表彰獎勵、職稱評定、年度考核材料等等。為了方便組織人事部門對檔案查閱工作的開展，對于零散的材料，要不定期對其進行收集整理，對于相關(guān)的信息要做到及時地掌握，在對這些信息進行歸檔之前，必須注重開展相關(guān)的鑒定工作，鑒定工作一定要認真嚴格進行，杜絕工作人員的掉以輕心，只有這樣，才能保證材料的客觀性、具體性與真實性，才能為相關(guān)查閱工作提供切實可行的依據(jù)。此外，要定期對材料的登記與傳遞制度進行檢查，使監(jiān)督機制不斷的完善，使檔案材料的完整性得到保障。

3.加強信息化建設(shè)，提高檔案利用率

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，信息技術(shù)已經(jīng)進入到各行各業(yè)，已經(jīng)滲透到人們的工作和生活中去，并發(fā)揮著越來越重要的作用。這就要求中職學(xué)校的人事檔案管理方面，必須認識到信息化管理的重要性，要不斷深入認識與加強，中職業(yè)學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)，利用規(guī)范的電子文本，將使用率高及文本格式相似的個人信息進行保存，認真做好檔案資源的整合與區(qū)別工作。要充分利用各種的終端設(shè)備，為使用者提供自動化的服務(wù)，滿足他們的需求，注重共享機制建立的階段性與層次性。與此同時，要不斷提高自己的服務(wù)意識與能力，利用人才信息資源，加大對人才的開發(fā)與利用，使人事檔案信息發(fā)揮應(yīng)有的作用，在促進學(xué)校人事制度改革的同時，為人才的評聘工作提供重要依據(jù)。

結(jié)語：

伴隨著社會時代的不斷發(fā)展與進步，中職學(xué)校的人事檔案管理工作也必須緊跟時代發(fā)展的步伐，對管理觀念進行不斷更新與轉(zhuǎn)變，對建立極具現(xiàn)代化的檔案管理模式，并不斷探索更好地管理形式，注重把握其特點，注重有關(guān)經(jīng)驗的總結(jié)，使檔案的管理水平得到真正意義上的提高，使檔案管理工作發(fā)揮更重要的作用。

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