侯民

摘要：隨著中國(guó)道路與交通事業(yè)的快速發(fā)展，交通管理部門的辦公室檔案管理涉及的內(nèi)容不斷增加，檔案管理作業(yè)的難度也不斷的提升。交通管理單位辦公室的檔案管理作為記錄交通行政管理日常工作以及交通事故的載體，對(duì)整個(gè)交通管理工作有著極其重要的意義。本文中對(duì)交通管理單位辦公室檔案管理工作的內(nèi)容以及優(yōu)化路徑進(jìn)行了分析，希望能對(duì)交通管理單位的發(fā)展起到一定作用。

關(guān)鍵詞：交通管理單位；辦公室；檔案管理；優(yōu)化路徑

一、交通管理單位辦公室檔案管理工作的內(nèi)容

辦公室工作是交通管理單位所有工作的結(jié)合點(diǎn)，而檔案管理工作又是辦公室工作的基礎(chǔ)。國(guó)內(nèi)交通管理單位的辦公室檔案管理主要包括四方面內(nèi)容。分別是檔案的收集工作、檔案的整理工作、檔案的鑒定工作以及檔案的保管工作。

（1）檔案的收集工作

交通管理部門的辦公室檔案管理的收集工作非常復(fù)雜，涉及資料、數(shù)據(jù)非常多，在這種狀況下，做好檔案管理工作就變得尤為重要。交通管理單位辦公室檔案收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)和前提。隨著檔案管理的發(fā)展，數(shù)據(jù)的記錄形式出現(xiàn)了巨大的更新和變化，越來越多的檔案文獻(xiàn)不再使用紙質(zhì)的形式，記錄形式顯示出了多樣化的特點(diǎn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，交通管理部門辦公室檔案記錄的形式變得更加的豐富，出現(xiàn)了文字資料，圖片資料乃至視頻資料等多種形式。這在一定程度上，增加了辦公室檔案收集作業(yè)的難度。檔案文件以各種形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中以確保文件的完整性，這些都是交通部門辦公室檔案收集工作的內(nèi)容。

（2）檔案的整理工作

交通管理部門的辦公室檔案管理的整理工作同樣非常復(fù)雜，由于交通檔案文件的格式是各種各樣的，檔案形成事件極其的散亂，搜集到的各種類型的交通檔案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他檔案相同，交通部門的檔案也需要根據(jù)不同的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，化零散為系統(tǒng)。目前，交通管理部門辦公室檔案的整理工作是借助計(jì)算機(jī)完成的，在科學(xué)的算法下，根據(jù)交通檔案的時(shí)間、地點(diǎn)、形式等因素進(jìn)行整理。

（3）檔案的鑒定工作

交通管理單位的辦公室檔案資料內(nèi)容非常多，不同檔案的重要性也不盡相同，所以，交通部門檔案的收集工作、整理工作和保存工作還與檔案價(jià)值的大小有很大關(guān)系。對(duì)于不同檔案重要程度的判定就是所謂的檔案鑒定工作。交通部門檔案管理人員要分出工作內(nèi)容的主次，然后再開展其他工作。

（4）檔案的保管工作

對(duì)于交通部門的檔案來說，檔案的保管工作至關(guān)重要，很多無法預(yù)測(cè)的交通事故都需要檔案的信息。做好交通部門檔案的保管工作對(duì)保障檔案信息完整性和安全性都有著積極的意義，并且可以提高交通部門檔案的使用效率。

二、交通管理單位辦公室檔案管理的信息化建設(shè)

（一）檔案管理信息化建設(shè)的含義

信息化是檔案管理模式轉(zhuǎn)變的大趨勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理工作的重點(diǎn)在與檔案實(shí)體的保管作業(yè)。而信息化建設(shè)使得檔案管理由實(shí)體檔案向著數(shù)字化信息檔案轉(zhuǎn)變。檔案管理的信息化建設(shè)需要把檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化的處理，使檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，諸如傳遞、接收、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)連為一體，優(yōu)化檔案信息的共享機(jī)制。在檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，管理工作者需要借助多種技術(shù)手段，比如，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)等。在這些技術(shù)的幫助下，傳統(tǒng)的形式的檔案文件系統(tǒng)化地連接在了一起，構(gòu)成有序的檔案信息庫。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的可行性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)技術(shù)開始廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中，也為科學(xué)化檔案管理改革提供了契機(jī)。目前，國(guó)內(nèi)絕大部分地區(qū)的交通檔案管理部門都配有信息化的網(wǎng)絡(luò)，并且有關(guān)檔案管理人員也能夠進(jìn)行信息化的操作。交通管理單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的嘗試，為宏觀的檔案管理工作的變革提供了經(jīng)驗(yàn)。我國(guó)陸陸續(xù)續(xù)地制定了一系列關(guān)于信息化檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強(qiáng)了交通管理單位對(duì)檔案管理的重視，對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)具有非常積極的意義。

三、交通管理單位辦公室檔案管理的優(yōu)化路徑探究

交通管理單位的日常工作會(huì)產(chǎn)生很多檔案資料，檔案管理又是辦公室工作的重要部分，優(yōu)化交通單位的檔案管理工作的路徑要求交通部門辦公室人員有著較高的專業(yè)素養(yǎng)。在新的形勢(shì)下，交通管理單位的辦公室人員要轉(zhuǎn)變思路，優(yōu)化檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理辦法，以保障交通管理單位日常工作的開展。

（1）提高交通管理部門辦公室人員的專業(yè)素養(yǎng)

隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的模式和辦法也在不停地發(fā)展，各種高科技的輔助工具出現(xiàn)在了交通部門的檔案管理工作中。計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫已經(jīng)成為了交通部門最基礎(chǔ)的檔案管理工具，并且給辦公室工作帶來了非常大的便利，同時(shí)也引發(fā)了很多問題。為了優(yōu)化交通單位的辦公室檔案管理工作，就必須提高從事檔案管理工作的辦公室工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。

對(duì)于交通單位的人力資源部門來說，要做好檔案管理人才的招聘工作，從源頭上保障辦公室檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，以保證工作效率。辦公室要加強(qiáng)對(duì)新入職員工的培訓(xùn)工作，此外，在日常工作中也要注重加強(qiáng)同事之間的檔案管理的交流與互動(dòng)。這樣做不僅可以提高其檔案管理的業(yè)務(wù)能力，還能提高辦公室檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)合作能力，進(jìn)而提高交通部門檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（2）打造更加科學(xué)的交通部門檔案管理制度

交通行業(yè)的飛速發(fā)展對(duì)交通檔案管理工作提出了越來越嚴(yán)格的要求，為了使得交通檔案管理更加地規(guī)范化、科學(xué)化，交通部門必須制定與檔案信息化管理相適應(yīng)的規(guī)章標(biāo)準(zhǔn)，以確保交通信息檔案管理做現(xiàn)代化與標(biāo)準(zhǔn)化的推行。對(duì)于交通部門的辦公室來說，進(jìn)行高效率的檔案管理工作，就必須認(rèn)真應(yīng)對(duì)自己工作中的不足，參考先進(jìn)的檔案管理的模式打造檔案管理者的考核評(píng)價(jià)制度，以優(yōu)化交通部門檔案的管理制度。

（3）優(yōu)化交通部門檔案管理的硬件建設(shè)

在信息化高度普及的形勢(shì)下，辦公室檔案管理工作對(duì)硬件設(shè)施的要求越開越高。交通部門的檔案管理室要按照業(yè)內(nèi)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)來設(shè)置，要有計(jì)算機(jī)、滅火器、溫度濕度監(jiān)測(cè)裝置等，這是設(shè)備都是保障交通信息檔案安全必不可少的。交通部門的采購人員要嚴(yán)格控制這些設(shè)備的質(zhì)量，以優(yōu)化交通部門檔案管理的硬件建設(shè)。

結(jié)束語

在信息化與大數(shù)據(jù)的今天，交通管理單位的辦公室人員要善于創(chuàng)新，根據(jù)交通檔案管理工作的具體內(nèi)容，從多途徑優(yōu)化交通部門檔案管理工作以提高檔案管理作業(yè)的效率。本文對(duì)交通部門檔案管理的具體流程進(jìn)行了簡(jiǎn)單的說明，隨后分析了交通部門檔案管理的信息化建設(shè)以及優(yōu)化交通部門辦公室檔案管理工作的優(yōu)化路徑。希望通過本文的分析，可以給交通管理單位辦公室檔案管理工作的優(yōu)化帶來一定的幫助。