李琳琳

【摘要】本文從我國企業(yè)檔案管理信息化建設的現(xiàn)狀談起，分析了大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理信息化建設存在的問題，并提出了相應的解決方案。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案管理；信息化建設

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息資源的整合

隨著計算機網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展和大數(shù)據(jù)、云計算的產(chǎn)生，使檔案信息資源的渠道變廣，檔案數(shù)據(jù)總量逐年增加，流動性變快，種類更加多樣，但同時也為不斷增長的檔案信息資源提供了數(shù)字化的整理與利用手段。當前，我國檔案整體的利用情況不樂觀，檔案信息資源的整合工作水平偏低，管理分散，系統(tǒng)性差，整合工作的意義和效果均不明顯。大數(shù)據(jù)背景下，檔案資源的信息化建設將改變原有模式，采取新的舉措，不斷更新和突破。當前檔案信息資源的整合面臨著很多困難，檔案信息的標準建設問題較多，各檔案部門和工作環(huán)節(jié)缺乏聯(lián)系和溝通，在檔案管理機制方面條塊分割，網(wǎng)絡基礎配套設施建設薄弱，迫切需要對檔案信息資源從硬件、格式和標準統(tǒng)一，實現(xiàn)資源共享。

大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來新的思路和方法，在信息化建設的過程中，我們可以做好以下幾項前期準備工作：一是各級各類檔案部門要對已經(jīng)存檔的傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化建設，研發(fā)、建立相應的數(shù)據(jù)庫，比如電子文件收集交換系統(tǒng)，為后期的大數(shù)據(jù)技術整合工作做好準備；二是對新增的檔案進館時，不僅收錄紙質(zhì)版，還要對電子版本的檔案進行保管和記錄，在整理過程中遵循與原有檔案一致的原則，按統(tǒng)一規(guī)范的格式錄入數(shù)據(jù)庫；三是借鑒國際參數(shù)和指標，建立和健全適用于我國國情的企業(yè)檔案信息化建設標準體系，探索新型的數(shù)據(jù)表示方法和存儲技術，不斷開發(fā)利用數(shù)字技術，努力建成現(xiàn)代化、數(shù)字化的檔案館；四是減少各部門的分歧，對現(xiàn)有機構、運行機制和人員設置大膽改革，促進各級、各地檔案機構均衡發(fā)展；五是加強檔案的法制建設，重視檔案信息化建設中的安全問題，應從制度上規(guī)范網(wǎng)絡環(huán)境，加強數(shù)字版權的管理和保護機制保障檔案數(shù)據(jù)安全。

二、大數(shù)據(jù)技術在檔案信息資源挖掘中的應用

隨著現(xiàn)代企業(yè)和新技術的發(fā)展，可以利用數(shù)據(jù)挖掘技術對企業(yè)檔案進行管理，通過統(tǒng)計分析、情報檢索、模式識別等方法對今后發(fā)展趨勢和行為作出預測，發(fā)掘隱含的知識信息。數(shù)據(jù)挖掘按照功能可以分為關聯(lián)分析、聚類、自動預測趨勢和行為、概念描述和偏差檢測五類，它在企業(yè)檔案信息管理中有以下應用：一是利用數(shù)據(jù)挖掘準確掌握企業(yè)檔案的信息需求，包括利用相關技術構建模型，研究用戶興趣和需求趨勢，優(yōu)化檔案信息。還包括收集注冊、訪問記錄等原始信息和數(shù)據(jù)，轉換成多種數(shù)據(jù)的集合；二是數(shù)據(jù)挖掘為企業(yè)檔案館發(fā)展提供參考依據(jù)，包括利用網(wǎng)站和軟件計算檔案信息資源的利用情況，把使用頻率較高、需求量較大的檔案文件先行數(shù)字化加工，并且查漏補缺，有的放矢的對館藏資源進行擴充和豐富。還可以運用文本挖掘的方法，在浩如煙海的檔案信息中按相關專題進行知識挖掘和重組，把有用信息建設成特色和專題信息庫；三是利用數(shù)據(jù)挖掘做好優(yōu)化檔案館館藏信息工作，對用戶借閱檔案的數(shù)據(jù)進行分析，尋找各種信息關聯(lián)和比例，對館藏信息做好優(yōu)化。提取并匹配文檔信息，對其內(nèi)容進行分析、歸納和總結，做好未來檔案管理發(fā)展趨勢的預測工作。

三、大數(shù)據(jù)時代下檔案信息化建設策略

檔案館是存儲各類檔案數(shù)據(jù)并對數(shù)據(jù)實現(xiàn)增值的機構。大數(shù)據(jù)時代的到來加快了檔案館的信息化進程，高效快速的知識信息轉化能力意味著檔案館具備較高競爭力。大數(shù)據(jù)技術不斷進步為企業(yè)遠期規(guī)劃提供了大量實時數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)分析結果為企業(yè)未來發(fā)展提供有效數(shù)據(jù)支持。未來大數(shù)據(jù)的檔案管理信息化系統(tǒng)是必然趨勢，相應的企業(yè)信息化建設策略有幾下幾項：

1.做好檔案信息化建設的硬、軟件環(huán)境建設

硬件和軟件環(huán)境一定要過硬，這是檔案信息化建設的前提和基礎，檔案信息化建設最先需要把原始資料進行數(shù)字化加工整理，收集、處理、存儲、傳遞檔案信息等復雜工作必然要求網(wǎng)絡設備和軟硬件合格，否則很難實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡化管理。

2.提高企業(yè)檔案信息化工作人員的水平和素質(zhì)

企業(yè)檔案信息化建設工作需要強有力的人才隊伍作為保障和支撐，從業(yè)人員作為信息化建設工作的主體，在對檔案原始數(shù)據(jù)處理過程中和轉化成數(shù)字資源的過程中，迫切需要從事生產(chǎn)、銷售、財務等各業(yè)務單元的工作人員提供各項數(shù)據(jù)和幫助，因此對這些從業(yè)人員提出了很高的要求，他們的水平與素質(zhì)高低決定了企業(yè)檔案信息化工作能否做好，除了基礎的計算機信息技術方面的操作和使用，還要掌握生產(chǎn)流程、安保、信息處理等方面的能力。

四、結論

大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)檔案信息化建設要求對檔案資源進行深度的開發(fā)和進一步的利用，需要一個系統(tǒng)、繁瑣的運行過程，這項工程需要企業(yè)根據(jù)自己的當前實際進行科學、整體的規(guī)劃，應用數(shù)字化手段和方法建設合理的檔案管理信息系統(tǒng)，促進企業(yè)更快更好的發(fā)展。

【參考文獻】

[1]周楓.大數(shù)據(jù)時代檔案館的特征及發(fā)展策略[J].檔案與建設.2013（08）：6-9

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