陳進川

摘 要 對于目前為數(shù)不少學(xué)校而言，由于未搭建網(wǎng)絡(luò)管理平臺，成績管理仍然停留在對Excel，word文件的手工操作階段，因此其成績管理是一件繁瑣的事情，不僅效率低，還容易出錯。解決此問題，只能通過對成績管理的電子自動化才能實現(xiàn)，而利用簡單易上手的輕量級數(shù)據(jù)庫Access，并編寫一個簡易的軟件程序來對學(xué)生成績進行管理便是一個很好的解決途徑，既節(jié)約了成本、提高成績管理效率，又可降低操作時的人為失誤概率。

關(guān)鍵詞 Excel Access 簡易軟件

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.03.083

Abstract For the current number of schools， not because of building network management platform， performance management still stays in the Excel word file of the manual operation， so the performance management is a complicated matter， not only inefficient， but also prone to error. To solve this problem， only through the realization of electronic automation to performance management， and the use of simple and easy-to-use lightweight database Access， and write a simple software program for the management of student achievement is a good solution， not only reduce the cost， improve the efficiency of performance management， and reduce human errors when the probability of operation.

Keywords Excel； Access； simple software

對于目前為數(shù)眾多的學(xué)校而言，由于其成績管理仍然停留在Excel，word等軟件的手工操作階段，因此成績管理對他們來說是一件費時費力的事情，為了解決這個問題，搭建起一個網(wǎng)絡(luò)化的教學(xué)網(wǎng)絡(luò)管理平臺，對成績管理進行完全的電子自動化辦公無疑是最徹底的解決辦法，但任何事物都有兩面性，教學(xué)管理平臺好用的同時又會帶來另一個問題，就是成本過于高昂，特別是其后續(xù)的維護費用，更是不可低估的一筆數(shù)目。因此這樣的方法對于多數(shù)學(xué)校，特別是中小型的學(xué)校來說是不現(xiàn)實的。那么如何解決這一矛盾？我們是否可以通過一種折衷的方式來尋求辦公既方便，同時代價也不會過于高昂的解決方法？答案是肯定！

對于沒有搭建教學(xué)管理平臺的學(xué)校來說，教師提交成績表時使用Excel文件仍然是不二的選擇，因為Excel中具有強大的公式運算能力，這給數(shù)據(jù)的運算提供了很大的方便。但是這樣會造成一個問題，教務(wù)管理人員在處理大量的Excel成績表時會有大量的繁瑣的復(fù)制粘貼操作，不僅效率低，還容易出現(xiàn)粘貼錯誤的問題，而且當(dāng)需要篩選符合某些條件的學(xué)生時（比如篩選理論類課程不及格科目數(shù)多于4門的學(xué)生）則需要對Excel表格進行特定的設(shè)置方可進行，顯得不夠方便。要解決此問題，盡管教師提交的成績表格式為Excel文件格式，但教務(wù)管理人員方面則需要使用數(shù)據(jù)庫來管理學(xué)生成績。在眾多數(shù)據(jù)庫中，Access數(shù)據(jù)庫應(yīng)該是個比較好的選擇，因為Access屬于輕量級的數(shù)據(jù)庫，具有界面友好，可視化操作，容易上手的優(yōu)點，這對于計算機能力不強，特別是非計算機專業(yè)出身的教務(wù)人員來說就顯得尤為重要。管理人員只需要經(jīng)過簡單的學(xué)習(xí)便能掌握Access的操作。

在選擇了Access數(shù)據(jù)庫后，我們還需要把數(shù)據(jù)從Excel成績表導(dǎo)入Access數(shù)據(jù)庫中去，盡管Access數(shù)據(jù)庫本身已經(jīng)給我們提供了一個把Excel表格數(shù)據(jù)導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中的功能，但卻仍然有諸多限制，使我們對數(shù)據(jù)的操作顯得不能隨心所欲，為了解決這一問題，比較好的辦法是編寫一個簡易的數(shù)據(jù)管理軟件，軟件不需要太復(fù)雜，只需要具備將數(shù)據(jù)讀入到數(shù)據(jù)庫以及進行簡易的數(shù)據(jù)篩選即可，并且還可根據(jù)實際需要，對軟件功能進行針對性的設(shè)置。對于設(shè)置有計算機專業(yè)的技工學(xué)校來說，編寫一個這樣的小軟件是很容易實現(xiàn)的。那么當(dāng)有了這樣的一個小軟件后，對于學(xué)生成績的管理具體又該如何操作？下面就以筆者編寫的軟件為例子來介紹成績管理自動化的實現(xiàn)過程。

打開軟件，其數(shù)據(jù)導(dǎo)入界面如圖1：

此界面是把Excel成績輸入到Access數(shù)據(jù)庫的界面，具有創(chuàng)建班級名單和及把Excel輸入學(xué)生成績的功能。

數(shù)據(jù)導(dǎo)入操作步驟：

（1）創(chuàng)建一個Access數(shù)據(jù)庫，并通過界面中的“瀏覽Access數(shù)據(jù)庫”按鈕將數(shù)據(jù)庫連接到成績管理器。

（2）在Access中創(chuàng)建班級表，注意班級表名稱必須與Excel成績表中的班級表名稱一致，班級字段包括：編號、id、name、備注，除編號字段的數(shù)據(jù)類型為自動編號外，其他字段數(shù)據(jù)類型都為文本。

創(chuàng)建完班級表后，表中還沒有內(nèi)容，此時應(yīng)該將學(xué)生名單導(dǎo)入到表中去，先利用“瀏覽Excel文件”按鈕導(dǎo)入Excel表格，填寫工作表名（全名或部分表名即可，若不清楚具體表名稱，可點擊“查看Excel中工作表名”按鈕查看，表名稱將顯示在右下的數(shù)據(jù)框內(nèi)），點擊“瀏覽Excel文件”下的“確定”按鈕，可將Excel表顯示在左下的數(shù)據(jù)框內(nèi)。填寫完姓名和學(xué)號所在的信息，利用界面中的“新增學(xué)生名單”按鈕可以將班級名單添加進數(shù)據(jù)表中。如果增加過程中出現(xiàn)誤操作，可以點擊“撤銷新增”按鈕撤銷新增的名單。

（3）在Access中創(chuàng)建課程表，注意課程表名為班級表名+“課程表”，字段包括：編號、課程id、課程名、開課學(xué)期、課程類型、考試類型、任課教師、總學(xué)時、本學(xué)期課時、學(xué)分，除編號字段的數(shù)據(jù)類型為自動編號外，其他字段數(shù)據(jù)類型都為文本。

（4）利用班級表和課程表，在查詢中將以上兩個表的的字段利用生成表查詢?nèi)繉?dǎo)入，生成一個學(xué)生成績表，再添加諸如“期中成績”，“期末成績”的字段，表名為班級表名+“成績表”。

（5）創(chuàng)建完以上幾個數(shù)據(jù)表后，就可以將成績導(dǎo)入成績表中，填寫完最下一行成績的相關(guān)信息，點擊“導(dǎo)入成績”按鈕，可將學(xué)生的成績導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫中。如出現(xiàn)誤操作，可以點擊“撤銷導(dǎo)入成績”按鈕撤銷操作。至此，數(shù)據(jù)的導(dǎo)入工作完成。

數(shù)據(jù)導(dǎo)入完畢后，就可以對數(shù)據(jù)進行篩選，由于數(shù)據(jù)篩選的條件種類繁多，本成績管理器無法一一將功能實現(xiàn)，只實現(xiàn)了一些常用的功能，若需要實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的特定篩選，可以在通過對Access數(shù)據(jù)庫的學(xué)習(xí)后，在Access的查詢里進行篩選。

點擊界面中的“啟動成績篩選”按鈕可以進入數(shù)據(jù)篩選器，界面如圖2：

篩選操作步驟：

點選班級名后（班級名自動與數(shù)據(jù)庫中的班級成績表名一致）

（1）點擊課程名框右邊的確定按鈕則在數(shù)據(jù)框中顯示出該班級的所有學(xué)生的所有成績數(shù)據(jù)。

（2）填入姓名則顯示出該生的所有課程數(shù)據(jù)。

（3）填入課程名則顯示出該課程全班的數(shù)據(jù)，如已先填入了學(xué)生姓名，則顯示出該生該課程的數(shù)據(jù)。

（4）點選數(shù)據(jù)框中的字段名，中可以把全表數(shù)據(jù)按該字段進行順序或逆序排序。

篩選不及格名單時，由于技工學(xué)校的課程分為實訓(xùn)課與理論課，因此課程類型中可以按實訓(xùn)課和理論課進行篩選。填寫完條件的信息后，點擊相應(yīng)條件旁邊的確定按鈕，數(shù)據(jù)框中則顯示出經(jīng)過篩選后的相關(guān)信息。篩選條件可根據(jù)實際需要，在編寫軟件時進行設(shè)置，如統(tǒng)計分數(shù)大于90分科目數(shù)多于4門的學(xué)生，這對于軟件編寫人員來說應(yīng)該是件輕而易舉的事情。

以上操作中文本框已對輸入數(shù)據(jù)類型進行了限制，當(dāng)在需要輸入數(shù)據(jù)的地方如果按下字母鍵，將不會允許輸入，而當(dāng)操作順序不當(dāng)，如未填好相關(guān)信息就點擊確定，則會彈出窗口提示相關(guān)的錯誤信息。

如前所述，實現(xiàn)成績管理的自動化最徹底的解決辦法是搭建網(wǎng)絡(luò)教務(wù)管理平臺，而利用自主編寫的小軟件對Excel成績表進行數(shù)據(jù)導(dǎo)入及管理事實上是對成本的折衷，兼具了管理方便和成本低廉的優(yōu)點，并且隨著社會及技工教育事業(yè)的發(fā)展，搭建網(wǎng)絡(luò)教務(wù)管理平臺是必然趨勢，而網(wǎng)絡(luò)教務(wù)管理平臺的本質(zhì)其實就是對數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進行更加強大的增刪、篩選及界面編排，因此，利用自主編寫的小軟件對數(shù)據(jù)庫進行操作，事實上也是把教務(wù)成績管理工作從純手工的操作到完全自動化的一個過渡，這對網(wǎng)絡(luò)教務(wù)管理平臺的搭建及管理人員熟悉管理平臺的運行機制都是大有好處的。

參考文獻

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