余軼

【摘要】辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）的日益普及，電子文件和電子檔案日益取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和檔案，如何科學(xué)有效地管理電子文件和電子檔案便成為當(dāng)今時代文件和檔案工作者共同關(guān)注的重要問題。目前，OA系統(tǒng)在形成、處理和傳輸電子文件方面已經(jīng)卓有成效，但是如何將OA系統(tǒng)與檔案管理工作有效結(jié)合起來，真正實(shí)現(xiàn)無縫對接，是新時期檔案管理工作者所面臨的一個重要課題。

【關(guān)鍵詞】OA；電子文件；檔案管理；對策

一、辦公自動化環(huán)境下的電子文件檔案管理概述

OA系統(tǒng)是利用現(xiàn)代辦公技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)成的一種人機(jī)信息處理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)由辦公機(jī)構(gòu)、辦公人員、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和辦公信息等要素構(gòu)成，組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的辦公人員通過網(wǎng)絡(luò)可以實(shí)現(xiàn)跨時間、跨地點(diǎn)的協(xié)同辦公，同時通過辦公自動化系統(tǒng)實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，可以使得辦公信息傳遞更加快捷方便，辦公事務(wù)處理更加自動化，極大提高了辦公活動的高效率。

早期受到技術(shù)水平及辦公設(shè)備的限制，我國檔案收集采用的文件均是手工制作的紙張文件。傳統(tǒng)文件在使用過程中容易受損且保存時間較短，影響了最終的文件使用效率。此外，很多手工制作的文件不易保存修改，降低了文件內(nèi)容信息的實(shí)用性，不利于其自身使用價值的發(fā)揮。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動下，我國企事業(yè)單位的規(guī)劃管理開始偏向于電子文件管理。經(jīng)過最近幾年的推廣運(yùn)用，企事業(yè)單位開始意識到電子文件的便捷性、安全性、可靠性。然而，電子文件除具有一般文件的基本特性外，與紙質(zhì)文件相比，還有一些自身的特性。主要有：

（一）對硬件和軟件的相對依賴性。電子文件一般是由數(shù)字設(shè)備生成的，產(chǎn)生于一定的硬件和軟件環(huán)境。以前由于信息技術(shù)發(fā)展水平的制約，數(shù)字產(chǎn)品的硬件、軟件更新?lián)Q代后，相互之間兼容性較差，造成電子文件存儲、讀取等對原生成環(huán)境存在依賴性。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，這一問題在一定程度上有望得到解決。但在原始性、真實(shí)性保持方面的問題還需要從文件的生成運(yùn)行過程中采取管理和技術(shù)措施進(jìn)一步研究解決。

（二）非直讀性。電子文件不能為人直接閱讀，需要借助特定的數(shù)字設(shè)備和相關(guān)軟件才能閱讀，這就需要采取遷移等措施和手段保持電子文件的長期可讀性。

（三）信息與載體的相對分離性。與紙質(zhì)文件相比，電子文件的載體與其信息的結(jié)合是松散的，電子文件雖然也需要依附于一定形式的載體上，但載體相對于信息內(nèi)容來說不再具有原始性、一致性和唯一性。

二、加強(qiáng)辦公自動化環(huán)境下電子文件檔案管理的幾點(diǎn)對策

檔案作為真實(shí)記錄社會政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等各項(xiàng)活動的第一手材料，是人類社會記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個國家或地區(qū)歷史文化財富的重要載體。伴隨OA系統(tǒng)在企事業(yè)單位的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案一樣，都是重要的信息資源和珍貴財富。由于電子文件檔案的出現(xiàn)和發(fā)展時間短，暴露的問題較多，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅，因此，如何加強(qiáng)對電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個全球面臨的亟待解決的重要課題。

（一）提高認(rèn)識，不斷增強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度。電子公文與檔案管理的有效結(jié)合，無論對文書部門，還是對檔案部門，都是一項(xiàng)新工作。它關(guān)系到電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源能否實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和有效利用。因此，要從電子政務(wù)建設(shè)、信息資源建設(shè)的高度，從新形勢下做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作、為全面建設(shè)小康社會服務(wù)的高度，深刻認(rèn)識電子公文與數(shù)字檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義和重要作用。電子公文歸檔是當(dāng)前信息資源建設(shè)的一個重要方面，而信息資源的建設(shè)與數(shù)字檔案開發(fā)利用是信息化的核心任務(wù)，是貫穿信息化建設(shè)進(jìn)程的主線和取得實(shí)效的關(guān)鍵。數(shù)字檔案是信息資源的重要組成部分，要用長遠(yuǎn)的眼光看待數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用工作。

（二）加強(qiáng)管理，不斷建立健全檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。首先，建立高效的檔案行政管理運(yùn)行機(jī)制，只有高效的檔案行政管理運(yùn)行機(jī)制，才能使檔案領(lǐng)導(dǎo)部門按照既定目標(biāo)和計(jì)劃對下層的活動進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)前端控制目標(biāo)；只有高效的行政管理運(yùn)行機(jī)制，才能引導(dǎo)與電子文件的生成、保管、傳輸有關(guān)的單位、組織、個人之間建立良好的互相協(xié)作、互相配合的關(guān)系，有效解決各種矛盾，發(fā)揮整個文檔一體化管理系統(tǒng)的最大效率。其次，要有具體明確的歸檔管理制度、歸檔方式、歸檔要求和歸檔程序等，從制度上保證電子文件的及時歸檔管理，使制度變成歸檔人員的自覺行動。同時，還需要切實(shí)和可操作的電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)。確保從技術(shù)和管理層次上保障電子文件的真實(shí)性、完整性和可靠性。最后，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，要提高檔案人員的素質(zhì)，檔案人員要在重視自身工作的基礎(chǔ)上，積極學(xué)習(xí)電子文件歸檔管理的相關(guān)知識和技能，主動地去學(xué)習(xí)新的經(jīng)驗(yàn)和工作方法，檔案部門要根據(jù)實(shí)際情況積極開展培訓(xùn)工作，鼓勵檔案人員不斷提高專業(yè)能力。

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