吳秋燕

【摘要】干部檔案管理工作是組織人事工作的基礎(chǔ)，是干部工作的重要組成部分。做好干部檔案管理工作，具有重要意義。但是，目前干部檔案管理工作仍然存在著一些弊端，本文在分析這些問題的基礎(chǔ)上，提出了一些改進措施。

【關(guān)鍵詞】干部檔案；檔案管理；存在弊端；改進措施

干部檔案記載了干部個人的成長經(jīng)歷、德能勤績，是考察了解和選拔任用干部的重要依據(jù)。干部檔案管理工作是組織人事工作的基礎(chǔ)，是干部工作的重要組成部分。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和人事制度的改革，對干部檔案管理工作提出了更高的要求。但是，目前干部檔案管理工作仍然存在著一些弊端，需要采取一些措施，不斷加以完善，從而適應(yīng)新形勢下干部工作的需求，充分發(fā)揮干部檔案的基礎(chǔ)性作用。

一、干部檔案管理工作的重要性

做好干部檔案管理工作，具有重要意義，它是考察了解和選拔任用干部的重要依據(jù)。干部檔案是組織人事等有關(guān)部門在干部成長過程中形成的文件材料，可以準(zhǔn)確反映干部的成長經(jīng)歷、德才表現(xiàn)、工作實績等，為考察了解和選拔任用干部提供重要依據(jù)。同時，它也是維護干部合法權(quán)益的重要憑證。干部檔案材料是由干部本人形成或所屬單位及其主管部門形成的，涵蓋了干部的履歷、自傳、考核、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)、政審、政治面貌、獎懲、工資待遇、錄用、任免、（離）退休等方方面面的內(nèi)容，為維護干部合法權(quán)益提供重要憑證。

二、干部檔案管理工作存在的弊端

（一）思想上不夠重視。由于對干部檔案重要性認識不足，往往導(dǎo)致硬件設(shè)施配置比較落后、更新較慢，人員配備不足，制約了干部檔案管理工作的發(fā)展。一旦遇到上級檢查，才臨時抽調(diào)人手搞突擊，檢查過后，又只剩原來的管檔人員。此外，對干部檔案管理工作不夠了解，有時甚至?xí)霈F(xiàn)外行指導(dǎo)內(nèi)行的現(xiàn)象，不利于干部檔案管理工作的開展。

（二）工作隊伍力量薄弱。1.人手不足，工作滯后。干部檔案管理工作通常被認為時效性不強，比較簡單輕松，只要一兩名管檔人員就可以開展的工作。但是，在實際工作中，管檔人員任務(wù)繁重，甚至要兼職，耗費大量的時間和精力去完成其他工作任務(wù)，既增加了管檔人員的工作負擔(dān)，也在很大程度上影響干部檔案管理工作的進度。有時，收集的零星材料越積越多，甚至堆積如山，沒有及時裝入檔案中，既降低干部檔案日常管理的工作效率，耗時費力在查找材料上，又不利于干部檔案的查閱利用，檔案材料不齊全，不能準(zhǔn)確全面地反映一個干部的全貌。2.干部檔案管理業(yè)務(wù)方面大都是經(jīng)驗的傳授，缺乏系統(tǒng)的干部人事檔案專業(yè)培訓(xùn)。近年來，調(diào)整了干部檔案材料分類標(biāo)準(zhǔn)，但是，仍然沒有相關(guān)的學(xué)習(xí)文件，只有內(nèi)部傳閱資料，導(dǎo)致在檔案材料分類時有些茫然，存在分類有疑義以致分類不夠準(zhǔn)確的問題。另外，干部檔案專業(yè)人才相對較少，從業(yè)人員知識結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成不合理，不能適應(yīng)新形勢下干部檔案管理工作需求，制約了干部檔案管理工作的成效。

（三）干部檔案管理體系不完善。在干部檔案的收集、借閱、保密等工作中還存在一些漏洞，盡管制定了相關(guān)制度，但是，沒有嚴格落實，部分制度流于形式。1.歸檔材料把關(guān)不嚴格。一是歸檔材料的文字不夠清楚，對象不明確。比如，有的考核表“姓名”一欄字跡潦草，有的有曾用名，檔案裝具的“姓名”與其歸檔材料的“姓名”不同，有的是職工的材料并不屬于管理范疇，有的檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)出，這些材料往往是在歸檔過程中因無法歸入檔案而被“剩余”下來。每次遇到這些歸不進去的材料都要花不少時間去確認，如果沒有及時處理的話，這些材料就會被“擱置”，甚至長期沒有找到“主人”。二是歸檔的材料手續(xù)不完備。有的沒有組織審查蓋章或本人簽字，有的沒有注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機關(guān)、時間和文號。由于在材料收集時沒有嚴格鑒別，往往是在檔案專項審核或者檔案轉(zhuǎn)入上級主管部門之后才被發(fā)現(xiàn)。三是收集不夠齊全，有遺漏。在干部檔案專項審核中，發(fā)現(xiàn)有些檔案存在材料不完整的情況，缺少的材料主要包括：年度考核表、用編審批表、調(diào)動表、入黨材料、職稱材料，等等。檔案材料不齊全，影響干部檔案的完整性，使干部檔案不能全面地反映一個干部的全貌，不利于對干部的考察。四是存在“裝錯材料”的情況。有的干部檔案中錯裝入其他人的檔案材料，存在張冠李戴的情況。錯裝的材料不僅不能起到依據(jù)作用，而且會給干部工作提供錯誤的信息，同時使他人的檔案中因為檔案材料錯裝而缺少相應(yīng)的材料，這些會對干部工作造成負面影響。2.部分制度流于形式。盡管干部檔案管理機構(gòu)建立了規(guī)章制度，但是，在實際工作中，沒有嚴格執(zhí)行。比如，在借閱干部檔案時，存在手續(xù)不全的問題，沒有經(jīng)過主管部門負責(zé)人審批，也沒有嚴格按照在借閱的期限內(nèi)歸還。這使原本只要查閱沒必要借出的干部檔案都被輕易的“借出”，而且大多數(shù)被借出的檔案都是超過借閱期限，甚至長期未還，這不利于干部檔案的安全與保密。

（四）干部檔案信息化滯后，工作效率低下。干部檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后，大部分只是停留在檔案目錄的電子化，采用的干部檔案管理軟件的功能較少，大多只是用于目錄及職務(wù)變動等信息的簡單輸入。干部檔案日常管理工作仍沿用傳統(tǒng)的手工操作模式，工作效率低下。

三、干部檔案管理工作的改進措施

（一）提高思想認識，加強組織領(lǐng)導(dǎo)。對干部檔案工作要予以關(guān)心和加強領(lǐng)導(dǎo)，增強干部檔案管理意識，充分認識到干部檔案工作的特點、地位和作用，從人、財、物等各方面給予支持。（下轉(zhuǎn)第124頁）（上接第122頁）

（二）加強工作隊伍建設(shè)，提高專業(yè)素養(yǎng)。1.配足人手，充實工作力量。要按照《干部檔案工作條例》中規(guī)定的管檔數(shù)量與管檔人員的比例去配備工作人員，壯大干部檔案工作隊伍。干部檔案管理人員要作為專職人員，不得兼職，確保管檔人員的工作時間和精力都用到本職工作，以保障干部檔案管理工作的進度和成效。2.加強管檔人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)。通過舉辦相關(guān)培訓(xùn)，提高管檔人員的業(yè)務(wù)能力，使他們對新的分類標(biāo)準(zhǔn)有清晰的認識，確保分類準(zhǔn)確。另外，在配備管檔人員時，要充分考慮到從業(yè)人員的知識結(jié)構(gòu)和人員構(gòu)成，以適應(yīng)新形勢下干部檔案管理工作的需求。

（三）建立規(guī)范化管理機制，實現(xiàn)干部檔案日常制度化管理。1.歸檔材料把關(guān)要嚴格。一是要嚴格審核歸檔材料，保證材料對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；對填寫不規(guī)范，手續(xù)不完整的材料，要責(zé)成形成材料的有關(guān)部門重新填寫、補辦手續(xù)。二是要及時處理“裝錯材料”的問題。在歸檔過程中，要力求準(zhǔn)確，盡量避免張冠李戴。在查閱檔案和整理檔案時，對發(fā)現(xiàn)的“裝錯材料”要仔細核對，明確歸檔對象，歸入相應(yīng)人員的檔案中，以保證其檔案的完整性。2.嚴格執(zhí)行干部檔案管理的各項規(guī)章制度。在提供利用干部檔案時，要嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。查閱單位應(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》，按規(guī)定辦理審批手續(xù)，不得憑介紹信查閱干部檔案；干部檔案一般不外借，必須借出時，要經(jīng)主管部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴格履行借閱登記手續(xù)，限期歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（四）加強干部檔案信息化建設(shè)，提高工作效率。1.設(shè)立干部檔案信息化建設(shè)專項經(jīng)費，做到專款專用，為干部檔案信息化建設(shè)提供資金保障。2.建立干部檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，形成干部信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)干部檔案日常管理的電子化，提高工作效率。3.建立干部檔案信息維護、督查、安全保密機制，做好日常管理和維護工作。定期更新、檢查干部信息數(shù)據(jù)庫，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。同時，要嚴格按照保密要求，通過采取設(shè)置密碼、設(shè)定應(yīng)用權(quán)限等各種措施，保護干部檔案信息安全。4.加強對管檔人員進行計算機技術(shù)培訓(xùn)，不斷完善管檔人員的知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)新形勢下干部檔案管理工作的需要。

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