羅彬彬

【摘要】醫(yī)院檔案庫房管理是保存并管理檔案的主要陣地，是醫(yī)院檔案工作的重要環(huán)節(jié)以及有效開展醫(yī)院檔案管理的前提，加強醫(yī)院檔案庫房管理，及時發(fā)現(xiàn)檔案庫房管理中存在的問題，積極完善，有利于保證檔案存儲管理工作的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；庫房管理；措施

一、醫(yī)院檔案庫房管理的意義

醫(yī)院檔案是醫(yī)院不斷發(fā)展壯大歷程的原始記錄和權(quán)威憑證，涵蓋了醫(yī)院的醫(yī)療、科研、教學(xué)、人事、會計、基建、設(shè)備、聲像、實物等各項信息資源，全面客觀地反映了醫(yī)院的成績與發(fā)展歷程，為醫(yī)院的改革發(fā)展及各項決策提供了有用資源及參考資料，因而醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理的重要組成部分。醫(yī)院檔案有著較強的保密性和不可再生性，檔案的保管工作是檔案管理工作的重點，而醫(yī)院檔案需長期存放在檔案庫房當(dāng)中，因此醫(yī)院檔案庫房管理是保管檔案的主要陣地。醫(yī)院檔案庫房管理不僅需要根據(jù)檔案的性質(zhì)及類型加以分類管理，還要做到安全保密，而檔案庫房本身特殊的存放標準對封閉性、光源、溫濕度等均有著特殊的要求，可以說這是一項綜合性極強且較為復(fù)雜的工作。醫(yī)院檔案庫房管理的有效開展，能有效延長檔案材料的壽命，保證檔案材料的完整性，提升檔案信息資源的利用與開發(fā)價值，是醫(yī)院檔案工作的重要環(huán)節(jié)以及有效開展醫(yī)院檔案管理的前提。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案信息資料越來越多，其管理的難度也日漸加大，而醫(yī)院檔案庫房管理也逐漸暴露出安全性不足、管理體制不全、檔案基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)設(shè)備落后、人員流動較大等一系列問題，不利于醫(yī)院總體檔案質(zhì)量的提升，也不利于檔案管理后續(xù)工作的有效開展。因而加強醫(yī)院檔案庫房管理，及時發(fā)現(xiàn)檔案庫房管理中存在的問題，積極完善，有利于保證檔案存儲管理工作的質(zhì)量。

二、加強醫(yī)院檔案庫房管理的舉措

嚴抓各項制度的執(zhí)行，確保檔案安全制度落到實處。全面加強辦公區(qū)和庫房的巡查，做好相關(guān)人員的安全培訓(xùn)，確保檔案安全萬無一失。嚴格抓好檔案安全設(shè)施建設(shè)，加大投入，提高檔案庫房安全標準，及時更新檔案安全保管技術(shù)、設(shè)備，確保檔案安全。嚴格執(zhí)行檔案安全責(zé)任追究制，構(gòu)筑人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系。

（一）健全檔案庫房管理制度。檔案庫房管理是檔案保密工作的非常重要的環(huán)節(jié)，檔案庫房管理應(yīng)堅持“以防為主，防治結(jié)合”的方針，采取具體措施：一是檔案管理人員在加強平時管理的同時，還要檢查檔案庫房內(nèi)電源線路及其他安全設(shè)施的狀況，對存在隱患的設(shè)備及時進行更換。二是定時記錄庫房的溫度和濕度，根據(jù)需要開啟門窗通風(fēng)，或利用空調(diào)設(shè)施調(diào)節(jié)庫房合適的溫度、濕度。庫房溫濕度對檔案材料的影響極大，溫度和濕度超標會加快檔案的老化速度，降低材料強度，使庫房檔案字跡褪色，增強光化作用，使影像檔案模糊失真，同時增大灰塵及有害氣體的吸附能力，提升細菌、霉菌的繁殖能力，加快檔案霉變。只有借助相關(guān)手段，合理調(diào)控醫(yī)院檔案庫房的溫濕度，保證庫房內(nèi)的溫濕度得以控制在規(guī)定的范圍中，才能使得醫(yī)院檔案得以有效保護。三是檔案庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及食物，落實檔案“八防”工作，對違反規(guī)定者要做出處理。四是在庫房管理上構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，使庫房的管理朝著科學(xué)化管理的方向發(fā)展，同時還要經(jīng)常檢查庫房的安全設(shè)備，對存在問題的設(shè)備要及時上報，并做好更換工作。

（二）落實檔案“八防”措施。醫(yī)院檔案庫房管理的“八防”措施具體指的是防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防蟲、防霉。根據(jù)管理需要給予具體且具有針對性的控制措施，逐項予以落實。在防火方面，醫(yī)院檔案庫房周圍需滅絕火源跡象，懸掛“嚴禁吸煙”“嚴禁煙火”標識牌，庫房內(nèi)禁止吸煙，杜絕明火，且不得存放易燃易爆物品及食物，同時配備滅火器等防火設(shè)施，并在庫房內(nèi)外安裝防火監(jiān)測報警系統(tǒng)，在平日多加檢查，及時發(fā)現(xiàn)火災(zāi)安全隱患，加強防范，杜絕發(fā)生火災(zāi)的可能性。在防盜方面，除了加設(shè)防盜門窗，安裝防盜監(jiān)控設(shè)施，加強保衛(wèi)之外，還應(yīng)落實庫房管理制度，檔案庫房要有專人管理，未經(jīng)批準不得隨便進入庫房，以全面保證醫(yī)院檔案庫房的安全。在防光方面，為避免陽光直射到檔案庫房內(nèi)，應(yīng)配備雙層遮光窗簾，同時采用無紫外線燈具，最大限度地避免紫外線對檔案紙張的破壞。在防潮和防高溫方面，庫房內(nèi)定期開關(guān)空調(diào)、去濕機，并放置吸潮劑，保證醫(yī)院檔案庫房內(nèi)的溫濕度在合理范圍內(nèi)。由于檔案庫房的溫濕度是影響檔案紙張是否老化、字跡是否褪色、是否發(fā)生霉變、影像檔案是否模糊失真的關(guān)鍵，是醫(yī)院檔案庫房管理工作的重點。在防塵方面，在檔案入庫前也應(yīng)做好除塵和消毒工作，經(jīng)常擦抹工作臺及檔案密集架，做好庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生，密封門窗縫隙，防止灰塵侵入，必要時使用空氣凈化器去除可吸入懸浮顆粒物、細菌、霉菌、氨氮等，改善庫房空氣質(zhì)量。在防蟲、防霉方面，應(yīng)做好醫(yī)院檔案庫房的檢查工作，杜絕任何食物，定期消毒并投放無害、無污染的防蟲、防霉藥物，諸如天然中草藥防霉驅(qū)蟲片、靈香草、抗霉殺蟲片、天然防蛀劑等，定期檢查藥效，一旦失效及時更換，以保證藥物的防蟲、防霉效果。

（三）制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案。為了進一步做好檔案安全工作，切實防范和妥善處置檔案安全事故，最大限度地防止各類自然災(zāi)害對檔案可能造成的損害，提高對各種險情的應(yīng)急救援能力，達到快速有效救援，減少損失的目的，需要制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案。采取“檔案優(yōu)先、以防為主”的應(yīng)急原則，面臨其他財產(chǎn)損失和檔案安全的選擇時，要把保障檔案的安全作為災(zāi)害緊急處置的首要任務(wù)，最大限度地減少災(zāi)害對檔案材料的影響。首先在醫(yī)院統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，按照“分級管理、各負其責(zé)” 的原則， 若發(fā)生災(zāi)害由醫(yī)院組織處置，（下轉(zhuǎn)第162頁）（上接第157頁）同時按照各自職責(zé)，有效開展應(yīng)急處理工作。其次檔案員如果發(fā)現(xiàn)庫房發(fā)生火災(zāi)，現(xiàn)場第一人應(yīng)立即拉響警報并向消防部門報警，在可能的情況下利用一切應(yīng)急搶險工具阻止災(zāi)情，保護未受損的檔案。辦公室應(yīng)協(xié)調(diào)消防、搬運等環(huán)節(jié)，做好后勤保障工作。發(fā)生一般性災(zāi)害如庫房內(nèi)任何部位有燒烤異味或墻面、地面、暖氣漏水等異常現(xiàn)象，庫房管理人員立即告知周圍其他人，共同查找險源。如果險情不大，自己能處置的，除發(fā)出警報外，將險情報告領(lǐng)導(dǎo)，并立即采取切實可行的辦法迅速排除險情，并進一步查明原因，堵塞漏洞，徹底解決問題，盡最大可能挽回損失，保障檔案安全。

（四）加強檔案干部隊伍建設(shè)。醫(yī)院檔案管理是一項細致繁雜的工作，而隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案資料信息的數(shù)量增多，檔案的載體日益多樣，檔案管理難度的加大，對管理人員的素質(zhì)要求也日益提高。只有提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)及工作能力，才能做好醫(yī)院檔案庫房管理工作，提升檔案管理的成效。進一步規(guī)范庫房管理人員的職責(zé)及義務(wù)，統(tǒng)一思想認識，使其認清醫(yī)院檔案庫房管理的重要意義，提升其責(zé)任心及服務(wù)意識，鞭策工作人員立足崗位，盡職盡責(zé)，做好醫(yī)院檔案管理的各項工作。

把檔案干部培訓(xùn)、交流、使用列入組織人事部門干部培養(yǎng)和選拔任用統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，為檔案干部學(xué)習(xí)培訓(xùn)、交流任職等創(chuàng)造條件，建立完善檔案教育和崗位培訓(xùn)制度，嚴格檔案從業(yè)人員的崗前培訓(xùn)工作和職稱評定工作，確保檔案人員的專業(yè)性。

加強檔案干部培訓(xùn)教育，對管理人員進行全面的崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采取專業(yè)技能培訓(xùn)、實地講解、研討等方式，提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)及工作能力。同時完善檔案庫房管理制度，制定嚴格的獎懲機制，從制度層面約束醫(yī)院檔案庫房管理人員的行為，使其能遵照規(guī)章制度正確地對庫房進行管理，減除由于人為因素引發(fā)的安全隱患。在遵照獎懲機制的同時，積極關(guān)心檔案管理人員的工作、生活，積極了解工作人員的心聲，通過人文關(guān)懷，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，發(fā)揮其創(chuàng)造精神，以更好地開展醫(yī)院檔案庫房管理工作。

此外，還應(yīng)不斷加強自我學(xué)習(xí)，提升自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)、工作能力及綜合知識，不斷學(xué)習(xí)檔案管理的新技術(shù)、新方法、新技巧，切實做到與時俱進，以更好地勝任醫(yī)院檔案庫房管理工作，提升醫(yī)院檔案存儲管理工作的質(zhì)量，努力造就一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀律嚴的高素質(zhì)檔案干部隊伍，為醫(yī)院檔案信息的有效利用及醫(yī)院的發(fā)展作出貢獻。

三、結(jié)語

醫(yī)院檔案庫房管理工作周期性較長，且內(nèi)容細致繁雜，需要管理人員以高度的責(zé)任心和盡職盡責(zé)的工作態(tài)度，及其專業(yè)的職業(yè)素質(zhì)和工作能力，在管理過程中，切實落實防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防蟲、防霉的“八防”措施，并根據(jù)實際合理調(diào)控檔案庫房的溫濕度，切實做好醫(yī)院檔案庫房管理工作，保障醫(yī)院檔案資料的完好無損，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案信息資源的利用價值。

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