李鐵梅

【摘要】信息時代下的檔案管理工作有了新進(jìn)展，借助信息化手段能夠極大地提升檔案管理的質(zhì)量和效率?；鶎与娨暸_檔案管理應(yīng)該抓住信息化發(fā)展契機(jī)，積極走檔案管理信息化建設(shè)之路。

【關(guān)鍵詞】信息化；基層電視臺；檔案管理

當(dāng)前，我國已經(jīng)步入了信息化時代，信息技術(shù)早已被應(yīng)用到社會生產(chǎn)的諸多領(lǐng)域，促進(jìn)了社會的發(fā)展和進(jìn)步。然而，基層電視臺的檔案管理信息化程度并不高，檔案管理的方式和手段依然比較落后，這與快速發(fā)展的信息化進(jìn)程相差甚遠(yuǎn)。檔案管理的重要性毋庸置疑，運(yùn)用信息技術(shù)來提高檔案管理的質(zhì)量和效率是基層電視臺檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的必然選擇。

一、實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，提高信息化水平

現(xiàn)階段，信息化水平成為衡量當(dāng)代檔案管理工作的重要標(biāo)尺?；鶎与娨暸_檔案管理的首要工作就是要在規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上提高自身的信息化水平。為此，基層電視臺必須將信息化建設(shè)作為當(dāng)前檔案管理的重點(diǎn)突破口，不斷提高檔案管理的信息化水平。長期以來，基層電視臺確保統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，沒有實(shí)時更新檔案資源數(shù)據(jù)庫，無法有效發(fā)揮檔案信息資源的價值。為此，基層電視臺有必要統(tǒng)一和規(guī)范信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，建立健全檔案信息化系統(tǒng)，將分散在個人手中的檔案資料收回，及時地對資料進(jìn)行記錄，完善數(shù)據(jù)庫資料，為以后資料的查詢、開發(fā)、利用做好準(zhǔn)備。再者，當(dāng)前基層電視臺檔案管理需要逐步完善信息化建設(shè)，引入先進(jìn)的信息管理軟件，加強(qiáng)對電子檔案的管理，確保歸檔資料的真實(shí)、具體、全面?；鶎与娨暸_在推行檔案信息化管理的過程中，還需要重視相關(guān)信息安全機(jī)制的建立，在建檔、查檔、歸檔、調(diào)檔等過程中，必須增強(qiáng)安全防范意識，防止出現(xiàn)丟當(dāng)、失密現(xiàn)象。為了提高檔案資源的利用效率，可以建立檔案信息資源目錄，同時采用加密措施，做好防火墻的設(shè)置和數(shù)據(jù)備份工作，確保檔案信息的安全使用。

二、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理，做好檔案的分類

基層電視臺檔案管理需要從實(shí)際工作需要出發(fā)，針對檔案管理的各個流程與環(huán)節(jié)，建立信息化檔案管理系統(tǒng)，以便于強(qiáng)化檔案管理的功能，更好地實(shí)現(xiàn)信息共享，提高檔案資料的查詢、使用效率?；鶎与娨暸_檔案管理系統(tǒng)化建設(shè)，能夠在各部門之間建立一個完善的網(wǎng)絡(luò)框架，編輯室、欄目組等各部門之間可以通過信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)相互間檔案信息的有效利用，有助于提高基層電視臺的整體工作效率。與此同時，傳統(tǒng)的人工查詢檔案資料特別慢，而且由于檔案管理工作量大，有時會出現(xiàn)檔案資料亂放一氣的情況。信息時代基層電視臺檔案管理工作可以借助信息化手段，做好檔案的分類管理。分類管理是檔案系統(tǒng)化管理的前提和基礎(chǔ)，基層電視臺的工作面寬，涉及到的檔案資料較多，有來自各部門的視頻資料、音像資源、照片資料、紙質(zhì)資料等，為了方便大家檢索，就需要做好檔案的分類管理，將素材檔案、新聞檔案、節(jié)目檔案進(jìn)行分門別類，并存儲到檔案資源數(shù)據(jù)庫中，方便人們及時查詢和使用檔案資料。

三、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提升自動化程度

信息時代基層電視臺需要不斷提高檔案管理的自動化程度和現(xiàn)代化水平。一方面，要配備現(xiàn)代化設(shè)備，完善信息化設(shè)施建設(shè)?；鶎与娨暸_應(yīng)該將配備現(xiàn)代化設(shè)備作為自身發(fā)展規(guī)劃中非常重要的一個項(xiàng)目，滿足檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)條件基礎(chǔ)。基層電視臺需要引進(jìn)檔案管理的硬件和軟件系統(tǒng)，及時更新落后或損壞的計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，安裝先進(jìn)的檔案管理軟件，做好各種檔案文件資料的接收、整理、存儲、檢索工作，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化發(fā)展，充分利用先進(jìn)的設(shè)備和軟件開展檔案資源管理工作。同時，基層電視臺應(yīng)統(tǒng)一配備軟硬件設(shè)備和系統(tǒng)，防止出現(xiàn)各部門檔案數(shù)據(jù)不兼容等問題，消除檔案信息化管理中的各種障礙，采用自動編目檢索、自動標(biāo)引、計(jì)算機(jī)輔助立卷等現(xiàn)代化管理手段，提高檔案管理的自動化程度。另一方面，要不斷優(yōu)化電子檔案。電子檔案相對來說要比紙質(zhì)檔案傳遞速度快、存儲密度大且易于復(fù)制和使用。電子檔案也是檔案管理信息化建設(shè)的核心，電子檔案有助于人們搜集、篩選以及反復(fù)使用，所以，基層電視臺應(yīng)該利用先進(jìn)技術(shù)通過掃描、照相等手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以便于完善檔案資源數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的齊全。此外，基層電視臺所產(chǎn)生的音頻、視頻資料應(yīng)該按照電子文件檔案管理規(guī)范進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化存儲，做好電子檔案的檢驗(yàn)和審核，確保電子檔案的真實(shí)性。為了確保電子檔案的安全性，還可以采用云技術(shù)，將重要的檔案資料上傳到網(wǎng)絡(luò)空間站，同時做好電子檔案的數(shù)據(jù)備份工作。

四、實(shí)現(xiàn)人性化管理，培養(yǎng)信息化人才

基層電視臺應(yīng)該多關(guān)注檔案管理人員的工作情況，給予檔案管理更多的鼓勵和支持。在引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備和軟件后，還需要及時安排檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)知識的學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，增強(qiáng)檔案管理人員信息加工和處理的能力。與此同時，作為檔案管理人員，也應(yīng)該加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)，積極參與單位組織的信息化培訓(xùn)，不斷提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，迅速成長為一名既懂信息技術(shù)又懂檔案管理的復(fù)合型人才。

【參考文獻(xiàn)】

[1]韓紅花.淺談如何加強(qiáng)廣播電視檔案管理[J].科技視界，2015（04）.

[2]趙文婷.淺析信息時代下電子檔案管理的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2017（02）.