閆海婷

【摘要】目前，我國衛(wèi)生檔案管理工作存在著很多問題，這就使衛(wèi)生檔案管理工作陷入了難題，同時(shí)也不利于我國醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的改革。為了改善這種局面，需要發(fā)展信息化檔案管理，這樣才能有效提高衛(wèi)生檔案管理的質(zhì)量。本文主要對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作的重要性進(jìn)行了闡述，并分析了目前存在的問題，提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】信息化；衛(wèi)生；檔案管理

檔案管理一直是一項(xiàng)備受重視的工作。之所以對(duì)檔案開展管理，是因?yàn)槠湫问蕉鄻?，而且具備保存價(jià)值。檔案管理在各行各業(yè)中都是一項(xiàng)不可或缺的環(huán)節(jié)。因此，衛(wèi)生檔案管理的重要性是不言而喻的。在衛(wèi)生工作、管理和醫(yī)療衛(wèi)生工作之中，衛(wèi)生檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性較強(qiáng)的工作，其關(guān)系到衛(wèi)生行政管理部門、醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)和公民的權(quán)益，也是衛(wèi)生服務(wù)工作的重要職責(zé)。隨著時(shí)代的發(fā)展，衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為提升衛(wèi)生檔案管理質(zhì)量的必經(jīng)之路。不過，衛(wèi)生檔案管理若要實(shí)現(xiàn)真正的信息化管理還需要漫長的道路。

一、衛(wèi)生檔案信息化管理概述

目前，衛(wèi)生檔案管理的工作已經(jīng)逐漸不再適應(yīng)快節(jié)奏的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案工作不僅落后，而且效率低，在用戶需求如此龐大的今天，衛(wèi)生檔案管理工作如果不能有所改變，就無法應(yīng)對(duì)龐大的用戶需求，工作越發(fā)滯后，將嚴(yán)重影響衛(wèi)生服務(wù)工作的質(zhì)量。衛(wèi)生檔案之所以如此重要，主要就是其工作的內(nèi)容和服務(wù)的對(duì)象所決定的，完善的檔案管理可以提高衛(wèi)生部門的服務(wù)質(zhì)量，為衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)功能發(fā)揮提供了重要的后勤保障。這樣看來，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生檔案信息化是十分重要的。衛(wèi)生檔案信息化主要是將衛(wèi)生檔案轉(zhuǎn)化成電子、數(shù)字化模式，擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的弊端，大量的檔案得到了妥善的把關(guān)，并擁有無限的存儲(chǔ)空間。通過完善的技術(shù)平臺(tái)支持檔案信息化的發(fā)展，將衛(wèi)生檔案管理工作從傳統(tǒng)模式中解放出來，融入信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理以全新的方式呈現(xiàn)，為衛(wèi)生部門的建檔提供更多的信息化策略。

衛(wèi)生檔案信息化的主要工具是計(jì)算機(jī)，通過計(jì)算機(jī)將大量的檔案進(jìn)行收集、分類和歸納，實(shí)現(xiàn)檔案智能檢索，并可以實(shí)現(xiàn)資源共享，各部門都可以通過信息化的管理及時(shí)查詢檔案，同時(shí)，信息化管理還可以實(shí)現(xiàn)檔案的管理更加規(guī)范、嚴(yán)格、智能，為衛(wèi)生服務(wù)提供有章可循的依據(jù)和參考?？傊l(wèi)生檔案信息化管理顛覆了傳統(tǒng)檔案管理的理念和模式，開辟了衛(wèi)生服務(wù)的新理念。

二、衛(wèi)生檔案信息化管理的用途

（一）有利于保護(hù)珍貴的檔案原件。傳統(tǒng)的檔案形式多樣，有光盤、有紙質(zhì)材料，也有相應(yīng)的照片，這些形式多樣的檔案很容易受到環(huán)境的影響，比如光盤因受潮、時(shí)間長而損壞，紙質(zhì)材料因?yàn)橐恍┛陀^原因而丟失，十分不易于保存。信息化建設(shè)擺脫了傳統(tǒng)檔案的形式，使檔案更加便于儲(chǔ)存和使用，從傳統(tǒng)的搜集、整理與歸檔變成計(jì)算機(jī)智能歸檔，將珍貴的資料妥善進(jìn)行保管，還能夠提供無限大的存儲(chǔ)空間，實(shí)現(xiàn)檔案的安全備份。這樣就會(huì)減少檔案的丟失，有助于保護(hù)珍貴的文件。

（二）有利于提高檔案管理效率。傳統(tǒng)檔案管理多采用人工管理的方式，一方面效率不高，另一方面還要消耗很多人力與物力。工作人員將大量的精力放在檔案管理上，忽視了其他部分的工作。而衛(wèi)生檔案管理信息化卻可以大大提升檔案管理效率，節(jié)省資源，減少許多不必要的精力耗費(fèi)，使檔案工作有了新的突破。

（三）有利于檔案信息資源整合與共享。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，一旦需要哪一種資料，在搜索的時(shí)候需要耗費(fèi)大量的時(shí)間?；蛘邫n案在進(jìn)行歸檔和整合時(shí)也會(huì)十分繁瑣。檔案管理工作信息化就可以將資源整合和共享，使資源在第一時(shí)間內(nèi)得到檢索，擺脫了傳統(tǒng)檢索和查找的冗長環(huán)節(jié)。同時(shí)，即時(shí)的資源共享能夠大大提高衛(wèi)生服務(wù)的效率和質(zhì)量，提升客戶的滿意度。

三、衛(wèi)生檔案信息化管理存在的問題

（一）信息化管理缺乏重視。目前，關(guān)于衛(wèi)生檔案的信息化建設(shè)并沒有受到相關(guān)部門的高度重視。一些特殊的地區(qū)甚至缺乏檔案管理部門，或者檔案管理依然采取傳統(tǒng)的方式，對(duì)信息化建設(shè)基本保持拒絕的狀態(tài)。這主要是因?yàn)楫?dāng)?shù)卣⒉恢匾暀n案管理工作，更無法將信息化建設(shè)作為工作的重點(diǎn)。而且，檔案管理工作十分繁瑣，相關(guān)的管理人員并不專業(yè)，再加之政府對(duì)檔案管理工作的不重視，就會(huì)大大降低檔案管理的工作質(zhì)量。這種質(zhì)量的降低也沒有引起相關(guān)部門的重視，或者僅靠一些并不專業(yè)的人士進(jìn)行管理，得過且過，認(rèn)為檔案管理就是簡單的保管資料，這樣就會(huì)給信息化建設(shè)帶來了更多的不確定性。

（二）管理人員缺乏積極性。目前，檔案管理人員對(duì)于信息化建設(shè)十分忽視，在工作中缺乏積極性。首先，政府和有關(guān)部門的不重視會(huì)引發(fā)檔案管理人員忽視這份工作，而且相關(guān)福利待遇不完善，檔案人員的積極性會(huì)大大降低。其次，檔案管理工作十分枯燥乏味，也會(huì)使一部分管理人員對(duì)工作的態(tài)度十分消極。再次，檔案信息化的資金投入過少也會(huì)影響工作人員的積極性。

（三）專業(yè)結(jié)構(gòu)有失平衡。衛(wèi)生檔案信息化需要專業(yè)的人才，這些人才不僅要了解檔案管理的知識(shí)，具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，還要了解互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)，掌握熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，這樣才能將檔案管理和先進(jìn)的技術(shù)結(jié)合開展全新的信息化檔案管理。目前的工作人員專業(yè)素質(zhì)較差，許多人員都不是專業(yè)的衛(wèi)生檔案管理人員，不僅缺乏必要的檔案管理知識(shí)，也不了解計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，這樣就會(huì)出現(xiàn)專業(yè)結(jié)構(gòu)不平衡的情況，大大制約了我國衛(wèi)生檔案信息化的發(fā)展。

四、信息環(huán)境下的衛(wèi)生檔案管理改進(jìn)措施

（一）強(qiáng)化電子文件歸檔管理。為了提供衛(wèi)生檔案信息化的建設(shè)，需要加強(qiáng)電子文檔的管理，管理包含多種環(huán)節(jié)，需要將每一個(gè)環(huán)節(jié)結(jié)合現(xiàn)代化信息手段進(jìn)行妥善的處理。所有的電子檔案都要經(jīng)過有效的載體進(jìn)行儲(chǔ)存，再通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)智能檢索和分析功能，并實(shí)現(xiàn)資源的共享。通過一系列的信息化處理，實(shí)現(xiàn)文件的有效管理，需要檢索時(shí)能夠在第一時(shí)間找到所需要的文件，提高工作效率。

（二）加大軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施投入。為了實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生檔案信息化的管理，相關(guān)軟硬件設(shè)施必須要到位，這是技術(shù)得以施展的舞臺(tái)，也是基礎(chǔ)。由于衛(wèi)生系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施大多比較落后、簡陋，人工操作居多，因此就會(huì)大大減少信息化施展的空間。檔案管理工作質(zhì)量的提升需要信息化的支持，那么就要加大投入力度，根據(jù)工作的實(shí)際情況配置相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，從軟件開發(fā)到硬件設(shè)施均要不斷完善。最先進(jìn)的設(shè)施也許并不適合衛(wèi)生檔案信息化的建設(shè)，因此購置的軟硬件要符合實(shí)際情況，能夠滿足工作的需求，提高檔案管理效率即可。

（三）規(guī)范檔案管理體系。目前，衛(wèi)生檔案管理工作存在不規(guī)范的情況，這樣就會(huì)大大降低管理效率和質(zhì)量。對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，主要可結(jié)合計(jì)算機(jī)建立多種文件的存儲(chǔ)格式，支持多種格式的即時(shí)瀏覽，檢索等功能。通過規(guī)范檔案管理，就可以實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理建設(shè)，將管理流程進(jìn)行進(jìn)一步優(yōu)化，開發(fā)出十分實(shí)用的資源。規(guī)范后的檔案管理能夠促進(jìn)各部門的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息的即時(shí)傳輸與共享。

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，除了從技術(shù)角度上進(jìn)行改進(jìn)之外，還要加強(qiáng)管理人員的專業(yè)水平提升。如果管理人員不能認(rèn)真對(duì)待工作，或者技術(shù)能力不夠，認(rèn)識(shí)不到信息化的重要性，就很難實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，更談不上檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。人才是關(guān)鍵的技術(shù)資源，因此一定要重視人才的培養(yǎng)。人才培養(yǎng)的內(nèi)容主要包括信息管理技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。管理人員要擺脫傳統(tǒng)的觀念，要將這些先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行了解，并具備基本的知識(shí)和實(shí)踐能力，這樣才有益于檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

五、結(jié)語

綜上所述，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生檔案信息化的管理是一件十分必要的事情。傳統(tǒng)的衛(wèi)生檔案管理工作已經(jīng)落后于這一時(shí)代的發(fā)展，尤其在醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的今天，更需要衛(wèi)生檔案管理工作做到與時(shí)俱進(jìn)，以更加積極的方式配合改革的步伐。由此可見，促進(jìn)衛(wèi)生檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

【參考文獻(xiàn)】

[1]閆保華，劉增法.信息環(huán)境下的衛(wèi)生檔案管理工作探析[J]. 齊魯護(hù)理雜志，2010（27）：101-102.

[2]鄭敏.信息環(huán)境下的衛(wèi)生檔案管理工作探討[J].農(nóng)業(yè)科技與信息，2016（02）：113+120.

[3]沐少敏.探討做好環(huán)境衛(wèi)生檔案管理工作的意義[J].低碳世界，2016（31）：280-281.

[4]楊淑霞.信息環(huán)境下的衛(wèi)生檔案管理工作體會(huì)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（12.）：73.