張曉玲

【摘要】為了進(jìn)行辦公自動化與電子文件現(xiàn)狀的研究，本方采用文獻(xiàn)計量學(xué)的方法，對1990年以來辦公自動化與電子文件研究文獻(xiàn)，從作者、機(jī)構(gòu)、期刊三個方面進(jìn)行分析，得出辦公自動化與電子文件研究的總量相對有限；核心作者與核心研究機(jī)構(gòu)數(shù)量較少，且多集中在高校；檔案學(xué)期刊與檔案學(xué)核心期刊發(fā)表文獻(xiàn)數(shù)量分別約占1/3和1/5的結(jié)論。呼吁加強(qiáng)辦公自動化與電子文件相關(guān)研究，從實踐層面解決兩者的融合問題。

【關(guān)鍵詞】 辦公自動化；電子文件；文獻(xiàn)計量學(xué)；分析

電子文件是辦公自動化的產(chǎn)物，隨著辦公自動化程度越來越高，電子文件、電子郵件、電子出版物急劇增加，它們在現(xiàn)行文件、圖書、情報的總量中所占的比例越來越大，當(dāng)所占比例大到一定程度時，以紙為現(xiàn)行文件主導(dǎo)介質(zhì)就會讓位于電子文件形式為現(xiàn)行文件的主導(dǎo)介質(zhì)。

因此，開展辦公自動化與電子文件研究是社會發(fā)展的要求，是檔案工作者必須面對的挑戰(zhàn)，也是檔案工作者的使命與義務(wù)。本文以中國知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫為樣本來源，以條件：題名=辦公自動化 and 題名 = 電子文件 or 題名 = OA and 題名 = 電子文件 or 題名 = 辦公系統(tǒng) and 題名 = 電子文件 or 題名 = 信息系統(tǒng) and 題名 = 電子文件 or 題名 = 政務(wù)系統(tǒng) and 題名 = 電子文件 or 題名 = 電子政務(wù) and 題名 = 電子文件 or 題名 % 業(yè)務(wù) and 題名 % 電子文件 （精確匹配），檢索到的177篇文獻(xiàn)為樣本，采用文獻(xiàn)計量學(xué)的方法，對文獻(xiàn)作者、機(jī)構(gòu)和期刊分布進(jìn)行一些分析。

一、作者分布

從樣本文獻(xiàn)的作者分布看，1990年以來發(fā)表177篇文獻(xiàn)，我以知網(wǎng)提供的發(fā)表文獻(xiàn)數(shù)量排名前40位的作者情況，按照文獻(xiàn)計量學(xué)的方法進(jìn)行一些分析。按照洛特卡定律，寫一篇文章的作者占全部作者的60%來推算1990年至今的作者總數(shù)。經(jīng)推算177篇文獻(xiàn)的作者應(yīng)當(dāng)在80位左右。如果考慮合著因素，作者數(shù)量將超過100位。作者實際發(fā)表文獻(xiàn)數(shù)量與占比情況見表-1。

從表-1中，可以看到，作者實際發(fā)表文獻(xiàn)的數(shù)量與推算數(shù)量之間有明顯差距，特別是2篇以上作者數(shù)量差距很大，一篇文獻(xiàn)作者的數(shù)量遠(yuǎn)高于推算數(shù)量。根據(jù)著名學(xué)者普賴斯提出的計算公式，核心作者候選人的最低發(fā)表文章M=0.749√Nmax，其中Nmax為最高產(chǎn)作者文章數(shù)量。這里Nmax=5，所以M=0.749√17=0.749*2.236=1.67，即發(fā)表2篇及以上的為核心作者候選人。表-1中40位作者最多發(fā)表文獻(xiàn)5篇，最少發(fā)表1篇，平均發(fā)表文獻(xiàn)1.5篇，合計發(fā)表文獻(xiàn)56篇，占全部文獻(xiàn)的31.64%。其中發(fā)表2篇以上的作者10人，這10人是公辦自動化與電子文件研究的高產(chǎn)作者，亦可稱為核心作者。

從前40名作者所在機(jī)構(gòu)看，多數(shù)來自高校，40個作者中20位來自高校，發(fā)表文獻(xiàn)27篇；6位來自企業(yè)，發(fā)表文獻(xiàn)7篇；5位來自檔案行政管理機(jī)構(gòu)，發(fā)表文獻(xiàn)9篇；5位來自事業(yè)機(jī)構(gòu)，發(fā)表文獻(xiàn)9篇；4位來自行政管理機(jī)構(gòu)，發(fā)表文獻(xiàn)4篇。排名前10位的作者中有半數(shù)來自高校。高校作者是公辦自動化與電子文件研究研究的主力軍。

二、機(jī)構(gòu)分布

從樣本文獻(xiàn)的機(jī)構(gòu)分布看，文獻(xiàn)機(jī)構(gòu)分布情況見表-2。

根據(jù)著名學(xué)者普賴斯提出的計算公式，核心機(jī)構(gòu)候選單位的最低發(fā)文章M=0.749√Nmax，其中Nmax為最高產(chǎn)機(jī)構(gòu)文章數(shù)量。這里Nmax=6，所以M=0.749√6=0.749*2.449=1.834，即發(fā)表2篇及以上的為核心機(jī)構(gòu)候選單位。

從表-2中可見，前40個機(jī)構(gòu)最多發(fā)表文獻(xiàn)6篇，最少發(fā)表1篇，平均發(fā)表文獻(xiàn)1.7篇，合計發(fā)表文獻(xiàn)67篇，占全部文獻(xiàn)的37.87%。上述機(jī)構(gòu)中發(fā)表2篇文獻(xiàn)以上的15個機(jī)構(gòu)是辦公自動化與電子文件研究的核心機(jī)構(gòu)。

從前40位機(jī)構(gòu)的類型看，40個機(jī)構(gòu)中20個高校，發(fā)表文獻(xiàn)36篇；9個事業(yè)機(jī)構(gòu)，發(fā)表文獻(xiàn)13篇；4位來自行政管理機(jī)構(gòu)，發(fā)表文獻(xiàn)5篇；4個企業(yè)，發(fā)表文獻(xiàn)5篇；2個檔案行政管理機(jī)構(gòu)，發(fā)表文獻(xiàn)7篇；1位來自檔案館，發(fā)表文獻(xiàn)1篇。排名發(fā)表文獻(xiàn)前10位的機(jī)構(gòu)中有7個高校，2個事業(yè)機(jī)構(gòu)，1個檔案行政管理機(jī)構(gòu)。高校是辦公自動化與電子文件研究的最主要機(jī)構(gòu)。

三、文獻(xiàn)來源

從文獻(xiàn)期刊的來源分布看，表-3是知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫提供的35種文獻(xiàn)。

35種報刊中發(fā)表文獻(xiàn)最多的14篇，最少發(fā)表1篇，平均發(fā)表文獻(xiàn)2.7篇，合計發(fā)表文獻(xiàn)95篇，占全部文獻(xiàn)的53.67%。這些報刊是辦公自動化與電子文件研究領(lǐng)域的主要報刊。

發(fā)表文獻(xiàn)數(shù)量在10篇以上的期刊只有蘭臺世界1種，5篇以上有4種：蘭臺世界、北京檔案、辦公自動化、辦公室業(yè)務(wù)。其中兩種為檔案學(xué)期刊（蘭臺世界、北京檔案），二種為相關(guān)報刊（辦公自動化、辦公室業(yè)務(wù)）。

35種報刊中檔案學(xué)期刊有16種，發(fā)表文獻(xiàn)61篇，占34.46%。其中，檔案學(xué)核心期刊8種，發(fā)表文獻(xiàn)40篇，占22.6%。

按照布拉德福定律，所有期刊可分為核心區(qū)、相關(guān)區(qū)和非相關(guān)區(qū)，各個區(qū)的文章數(shù)量相等（約為59篇）。表1-8中所列36種期刊發(fā)表的文章大致是全部文獻(xiàn)量的1/2，1-12位的12種期刊（60篇）處于核心區(qū)之內(nèi)，13-35種期刊（35篇）及其他發(fā)表一篇的期刊處于相關(guān)區(qū)和非相關(guān)區(qū)。

四、結(jié)語

1990年以來，辦公自動化與電子文件研究的總量相對有限，與單純研究電子文件的4548篇文獻(xiàn)相比，只占其文獻(xiàn)總量的3.89%。發(fā)表2篇以上的核心作者10人，數(shù)量較少。作者中高校作者占比最高，是這一研究的主要力量。機(jī)構(gòu)中發(fā)表2篇文獻(xiàn)以上的15個，同樣以高校為多。高校是辦公自動化與電子文件研究的最主要機(jī)構(gòu)。發(fā)表文獻(xiàn)數(shù)量在10篇以上的期刊只有蘭臺世界1種，5篇以上有4種，檔案學(xué)期刊有16種，發(fā)表文獻(xiàn)占34.46%，檔案學(xué)核心期刊8種，發(fā)表占22.6%。由此，我們認(rèn)為：辦公自動化與電子文件的相關(guān)研究，更多地集中在高校，反映出這一研究與實踐存在距離。因此，在加強(qiáng)辦公自動化與電子文件相關(guān)研究的同時，特別要從實踐層面來探索與解決兩者的融合問題。

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