許明程

【摘要】社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科技的進(jìn)步讓企業(yè)與其他組織在經(jīng)營(yíng)和管理上發(fā)生了很大的變化，但無(wú)論經(jīng)濟(jì)建設(shè)取得的成就再大有一點(diǎn)是不會(huì)變的，那就是文書(shū)檔案的管理始終是穿插于各個(gè)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，從實(shí)際管理工作來(lái)看，文書(shū)檔案管理涉及到的范圍非常廣泛，而現(xiàn)代科技也讓文書(shū)檔案的管理迎來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，現(xiàn)代信息化管理是目前主要的發(fā)展方向，對(duì)我國(guó)文書(shū)檔案管理水準(zhǔn)的提升有著非同尋常的意義。

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案；收集；整理和利用

文書(shū)檔案管理工作的重要性決定了其必須要與時(shí)俱進(jìn)，而且網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷突破對(duì)于管理工作起到非常顯著的影響，只有綜合各方面的優(yōu)勢(shì)、合理利用先進(jìn)的科技才能滿(mǎn)足目前社會(huì)發(fā)展對(duì)文書(shū)檔案管理的需求，同時(shí)提升管理水準(zhǔn)，在社會(huì)建設(shè)的過(guò)程中文書(shū)檔案管理是不可缺少的一項(xiàng)環(huán)節(jié)，也是保障社會(huì)生產(chǎn)與發(fā)展的基礎(chǔ)，本文將對(duì)此展開(kāi)詳細(xì)的分析。

一、文書(shū)檔案管理的重要性

單位穩(wěn)步發(fā)展的一大要素就是文書(shū)檔案的管理，首先就是工作效率與工作質(zhì)量，要依靠文件檔案才能有所保障，文書(shū)檔案可以為單位的科學(xué)發(fā)展以及管理模式提供基礎(chǔ)依據(jù)，并記錄著單位的發(fā)展歷程，同時(shí)讓管理者隨時(shí)掌握著單位的發(fā)展資料，為下一步的決策提供參照，準(zhǔn)確判斷出單位的發(fā)展現(xiàn)狀，因此對(duì)于一些單位在市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力有著至關(guān)重要的影響，整體來(lái)說(shuō)文件檔案就是將單位的各部分運(yùn)轉(zhuǎn)聯(lián)系在一起的橋梁，也是管理者的重要參考資料。

二、文書(shū)檔案在管理中的問(wèn)題

（一）管理方式不規(guī)范。很多單位尤其是規(guī)模較小的一些組織，例如一些中小型企業(yè)，其決策者在文書(shū)檔案方面沒(méi)有任何概念，因此在單位的制度中對(duì)于文書(shū)檔案方面的規(guī)定并不科學(xué)，缺少相關(guān)的詳細(xì)規(guī)定，例如文書(shū)檔案管理中的責(zé)任制度以及獎(jiǎng)懲制度，甚至這類(lèi)單位大多數(shù)連這方面的規(guī)定都沒(méi)有，導(dǎo)致各類(lèi)文件混亂，號(hào)碼編制不正確，對(duì)單位的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生了非常不利的影響，同時(shí)也嚴(yán)重影響著單位管理者的決策，文書(shū)檔案的整理、收集等步驟直接被忽略。使得在獲取資料時(shí)往往要浪費(fèi)大量的時(shí)間和精力。

（二）人員素質(zhì)不夠高。就目前的文書(shū)檔案管理來(lái)說(shuō)，要求管理人員要具備一定的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，對(duì)于文書(shū)檔案的管理方面也要有一定的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)，而有些單位在管理工作人員的任用上并沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn)，這也是上文中所說(shuō)的單位的管理者對(duì)此重視程度不夠的現(xiàn)狀，而人員的工作水準(zhǔn)影響著工作的效率和效果，這就是目前一些單位遭遇的問(wèn)題。尤其是如今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅猛發(fā)展，讓文書(shū)檔案管理變得相對(duì)便利，但對(duì)于人員的專(zhuān)業(yè)性卻要求更高。職業(yè)素質(zhì)是決定工作效果的直接因素。

（三）管理效率比較低?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得社會(huì)生產(chǎn)以及市場(chǎng)擴(kuò)展的速度快速提升，但是文書(shū)檔案的管理目前普遍沒(méi)有利用時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，在文書(shū)檔案的管理中依舊使用手工檢索的方式，對(duì)于目前計(jì)算機(jī)技術(shù)的潛力并沒(méi)有發(fā)掘完全，文書(shū)檔案管理的工作效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿(mǎn)足不了社會(huì)發(fā)展的需要。

三、完善文書(shū)檔案現(xiàn)代化收集、整理和利用制度

（一）健全文件收集整理制度。檔案的收集是整個(gè)文書(shū)檔案管理的前提，也是單位運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)條件。以各單位運(yùn)轉(zhuǎn)中各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際情況制定符合本單位的檔案收集制度，形成完善的收集體系。完善系統(tǒng)的檔案收集工作是檔案整理、鑒定、保管、編研等工作的基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建現(xiàn)代化管理制度。信息技術(shù)是目前時(shí)代的一大特征，也是文書(shū)檔案管理工作改進(jìn)的一項(xiàng)重點(diǎn)，要想提高管理效率，從而使得文書(shū)檔案管理能夠更好地滿(mǎn)足單位的發(fā)展需求，就要將以往已經(jīng)落后無(wú)用的制度進(jìn)行廢除，加入新的技術(shù)理念以及管理技巧，調(diào)整管理結(jié)構(gòu)以及管理方法，使得管理工作符合如今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的特征，更加高效靈活，文書(shū)檔案的編修將直接決定著利用，因此在編修這一環(huán)節(jié)要有更加詳細(xì)的規(guī)定。加強(qiáng)檔案的審核工作。

（三）提升管理人員素質(zhì)。專(zhuān)業(yè)性的管理人才是目前正需要的，尤其是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用方面，因此調(diào)整人員招聘的體制，以素質(zhì)和技能為選拔核心。結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需求，建立有針對(duì)性的培訓(xùn)機(jī)制，對(duì)人員的檔案專(zhuān)業(yè)技能以及信息技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行培養(yǎng)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的培養(yǎng)，使文書(shū)檔案的管理更好地融合互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)與特色，在人員的培訓(xùn)中建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，從而提升人員在技能上的水準(zhǔn)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，文書(shū)檔案作為各類(lèi)單位以及組織管理運(yùn)轉(zhuǎn)中不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，只有不斷順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，結(jié)合先進(jìn)技術(shù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的便利，才能讓文書(shū)檔案的管理工作更加科學(xué)規(guī)范，才能保障單位內(nèi)各類(lèi)重要文件的完整和齊全，才能更好地為社會(huì)生產(chǎn)與發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)，為單位各部門(mén)的管理工作提供更好的服務(wù)，現(xiàn)代化的管理才能滿(mǎn)足不斷前進(jìn)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)，同時(shí)提高我國(guó)在文書(shū)檔案管理方面的綜合水準(zhǔn)。

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