郭欣

【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)的各行各業(yè)，而檔案管理工作的發(fā)展也不例外，也在逐步走向信息化。本文分析了檔案管理信息化建設(shè)存在的一些問(wèn)題，并提出了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的具體措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化

檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，檔案管理部門(mén)要積極適應(yīng)檔案管理工作新趨勢(shì)，加大應(yīng)用多媒體在檔案管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用，從而提高檔案管理和服務(wù)的現(xiàn)代化水平。

一、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問(wèn)題

當(dāng)前，檔案管理信息化已經(jīng)成為提高檔案管理工作效率和檔案質(zhì)量的最佳方法，但是，還有許多單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作并不是很重視，還存在著“重管輕用，只管不用”“你查我調(diào)，不查不調(diào)”等諸多問(wèn)題，制約著檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

（一）思想觀(guān)念落后。隨著檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理工作在政府及企事業(yè)單位發(fā)揮的作用也更加突出。大部分單位和檔案管理人員對(duì)檔案管理的重要意義有了很深的認(rèn)識(shí)，但還是有一部分單位和檔案管理人員受傳統(tǒng)思想觀(guān)念影響，對(duì)信息化、電子化給檔案管理帶來(lái)的變革認(rèn)識(shí)不夠。有些人認(rèn)為只要把檔案信息錄入電腦就實(shí)現(xiàn)信息化了，“存、管”意識(shí)濃厚，“利用、共享”觀(guān)念缺失；有些人認(rèn)為檔案信息化是單位的事，對(duì)提升自身綜合能力素質(zhì)危機(jī)感不強(qiáng)。

（二）專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平低。檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)鍵。檔案管理信息化要求從業(yè)人員必須是既具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又熟悉計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技能的一專(zhuān)多能型復(fù)合人才。從目前檔案管理工作人員隊(duì)伍來(lái)看，既懂專(zhuān)業(yè)又掌握技術(shù)的人才很少，大部分檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平偏低，綜合素質(zhì)不高，不能很好地適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要，直接阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的開(kāi)展。

（三）建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入大。足夠的建設(shè)經(jīng)費(fèi)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要保障。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，硬件建設(shè)是基礎(chǔ)，就必須購(gòu)買(mǎi)電腦、打印機(jī)、掃描儀、路由器等設(shè)備，開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)，接入外部互聯(lián)網(wǎng)，開(kāi)發(fā)并不斷更新相關(guān)軟件，加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)等等，這些都必須有足夠的經(jīng)費(fèi)保障。同時(shí)，現(xiàn)在電子產(chǎn)品更新?lián)Q代快，這些硬件設(shè)備都有一定的使用周期，后續(xù)維護(hù)、升級(jí)費(fèi)用巨大。由于檔案部門(mén)一直處在社會(huì)管理領(lǐng)域的邊緣，政府、企業(yè)對(duì)檔案管理工作重視不夠，資金投入少，也制約了檔案管理信息化建設(shè)快速推進(jìn)的步伐。

（四）技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。當(dāng)前，檔案管理信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)缺乏頂層設(shè)計(jì)，沒(méi)有形成統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系，同時(shí)由于檔案管理本身的復(fù)雜性，我國(guó)政府檔案管理系統(tǒng)也十分復(fù)雜，難以集中管理。這些問(wèn)題導(dǎo)致了檔案管理“各自為戰(zhàn)”現(xiàn)象比較突出，各自開(kāi)發(fā)的檔案管理信息系統(tǒng)參差不齊，互不兼容、難以共享，無(wú)法更好地服務(wù)公眾。

二、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）樹(shù)立檔案信息化理念，增強(qiáng)檔案管理責(zé)任感。俗話(huà)說(shuō)“思路決定出路”。管理理念的“信息化”是檔案管理信息化的核心，檔案管理信息化的第一任務(wù)就是要實(shí)現(xiàn)管理思想的“信息化”，只有讓檔案管理人員思想觀(guān)念上實(shí)現(xiàn)“信息化”，正確認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重大意義，才能激發(fā)他們的工作熱情，才會(huì)關(guān)心、熱愛(ài)他們的檔案管理事業(yè)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)工作的責(zé)任感和使命感。

（二）強(qiáng)化管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，建設(shè)復(fù)合型的管理隊(duì)伍。檔案管理專(zhuān)業(yè)人員是檔案管理信息化建設(shè)的主體，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的效果和質(zhì)量起著決定性的作用。因此，要堅(jiān)持以人本，始終把培育專(zhuān)業(yè)人才，建設(shè)專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍，提高專(zhuān)業(yè)人員綜合素質(zhì)放在首位。相關(guān)部門(mén)要為檔案管理人員提供更多的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，讓檔案管理人員及時(shí)了解檔案管理信息化建設(shè)方面的發(fā)展趨勢(shì)，掌握最新的信息化方面的知識(shí)和技能，通過(guò)提高自身的綜合素質(zhì)達(dá)到檔案管理信息化建設(shè)的要求。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)還要建立一套科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，從而調(diào)動(dòng)人員工作的積極性。另外還要不斷引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，逐步調(diào)整檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，從而優(yōu)化人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高檔案管理效率。

（三）加大經(jīng)費(fèi)投入，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，就必須加快硬件設(shè)施基礎(chǔ)建設(shè)。因此，檔案相關(guān)部門(mén)要正確認(rèn)識(shí)自身的地位，爭(zhēng)取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，加大財(cái)政投入力度，解決檔案管理信息化建設(shè)所需的資金問(wèn)題，從而逐步解決基礎(chǔ)設(shè)備條件，建立完善的檔案管理信息平臺(tái)，加快通用軟件的研發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案管理全方位、多功能、多層次的現(xiàn)代化管理。

（四）建立規(guī)范的技術(shù)體系，提高檔案管理效率。檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)是推進(jìn)檔案管理信息化的必要條件，它貫穿于整個(gè)檔案管理信息化建設(shè)的始終。統(tǒng)一檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，必須要依靠國(guó)家行政部門(mén)的力量，打破各個(gè)部門(mén)分散管理的局面，統(tǒng)一檔案歸檔、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管、服務(wù)等各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立規(guī)范的、統(tǒng)一的技術(shù)體系，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。同時(shí)，要建立健全檔案管理信息化制度，對(duì)檔案信息的收集、鑒定、保存、利用等各項(xiàng)管理流程進(jìn)行規(guī)范和控制，落實(shí)檔案管理安全責(zé)任制，防止失泄密事件的發(fā)生，確保檔案信息資料安全，提高檔案管理效率。

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