亚洲免费av电影一区二区三区,日韩爱爱视频,51精品视频一区二区三区,91视频爱爱,日韩欧美在线播放视频,中文字幕少妇AV,亚洲电影中文字幕,久久久久亚洲av成人网址,久久综合视频网站,国产在线不卡免费播放

        ?

        信息化背景下如何加強電子檔案管理

        2017-06-06 14:33:42李劍飛
        卷宗 2017年6期
        關(guān)鍵詞:管理模式檔案管理信息化

        摘 要:在信息化普及的現(xiàn)代,如何利用信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的有效管理是許多單位面臨的嚴峻問題,很多企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的契合,運用電子化的檔案管理模式,但是電子化檔案管理模式仍需要進一步改進和加強。

        關(guān)鍵詞:信息化;檔案管理;電子化;管理模式

        在信息技術(shù)的應(yīng)用下,檔案管理也迎來了前所未有的巔峰時代。至今為止,很多檔案管理可以充分利用信息技術(shù)穩(wěn)妥管理檔案資源,實現(xiàn)電子檔案信息的快速傳遞、儲存、收集與共享等,但是在這個過程中不可避免存在一些問題與差錯,因此檔案管理機構(gòu)在做到管理信息化、服務(wù)便捷化的同時,要充分發(fā)揮現(xiàn)代化的信息技術(shù)在檔案管理的作用,找出信息技術(shù)在檔案管理中存在的主要問題,研究問題產(chǎn)生的原因,提出合理的解決對策,總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),實時掌握問題的動態(tài),在當今的信息化時代背景下加強電子檔案管理,提高電子檔案資源的利用率,滿足用戶對于檔案的需求。

        1 電子檔案管理的作用

        電子檔案可以實現(xiàn)智能化管理,自動實現(xiàn)用戶對于檔案信息的提取與開發(fā)。在管理過程中信息技術(shù)取代了大量的純勞動,檔案管理內(nèi)部人員能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁跈n案信息資源的拓展研究中,利用電子檔案信息的優(yōu)勢,滿足不同層次用戶的需求,利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺提供便捷的檔案服務(wù)模式,使得檔案管理效率上升,用戶的滿意度提高。

        1.1 管理電子化

        在過去的管理方式下,檔案管理機構(gòu)一般只有紙質(zhì)檔案,紙質(zhì)檔案的管理耗費人力物力財力多,保密性較差,傳遞慢,存儲時間也有限,伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及,現(xiàn)代檔案的處理對象已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o紙化作業(yè),這種管理模式真實性高,保存時間長,提高檔案的可操作性,使得檔案更加容易管理,效率更高。

        1.2 資源擴展智能化

        往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法,因為最終用戶的需求是不斷變化的,也有很多用戶對于自己的真正需求并不了解,只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求,甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會產(chǎn)生其他的想法,因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力物力財力與時間成本,信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個成本的很大比例,而當檔案實現(xiàn)電子化信息化,減少了大量不必要的成本后,檔案管理者就會有更多的資源去實現(xiàn)檔案管理的擴展以及技術(shù)上的開發(fā),以此提供更多更高效的智能化功能,提高客戶滿意度,增加收益,建設(shè)節(jié)約型社會。因此,將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以提高資源利用率,實現(xiàn)資源的擴展和進一步的開發(fā)。

        2 從操作內(nèi)容分析電子檔案管理的優(yōu)勢

        2.1 真實性

        相對于電子檔案,傳統(tǒng)檔案的真實性和原始性更容易得到保障,這主要是因為其價值審定十分嚴格,一旦其價值審核成功,其形式和內(nèi)容基本就不再變化,之后只要保管得當,基本不會存在問題。電子檔案主要通過多媒體進行保存,所以其修改可以做到不留痕跡,這也就導(dǎo)致了電子檔案的原始性和真實性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉(zhuǎn)化過程中,也極容易因為操作失誤而導(dǎo)致信息失真。

        2.2 操作性

        傳統(tǒng)檔案相對于電子檔案管理操作更為復(fù)雜,因為其涉及到的工作都是由人工完成,工作龐大而耗時。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來進行批量處理,大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時,電子檔案管理比傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)性更強,要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)技能,還要能夠熟練使用相應(yīng)的計算機軟件。

        3 從操作環(huán)節(jié)分析電子檔案管理的優(yōu)勢

        3.1 鑒別整理

        傳統(tǒng)檔案的文件材料在歸檔之前要進行價值鑒定,進行相應(yīng)的資格審查,以此判明其保管期限和價值,在歸檔完成后,還需對已歸檔的檔案進行價值復(fù)審。由于其鑒別過程的嚴格,從而導(dǎo)致了檔案的質(zhì)量和價值都比較高,相應(yīng)的,相比于電子檔案,數(shù)量會比較少。電子檔案在進行歸檔之前,其價值會從電子文檔的內(nèi)容和技術(shù)兩方面進行判斷,電子文檔的應(yīng)用性范圍、技術(shù)狀況、可讀性、真實性都對其有直接影響,所以相比于傳統(tǒng)文檔,電子文檔在進行價值判斷時還要進行技術(shù)分析,以此來保證文檔的安全和準確。電子文檔主要通過計算機進行處理,所以檔案鑒別整理工作效率會比傳統(tǒng)文檔高,但電子檔案的信息質(zhì)量卻不如傳統(tǒng)檔案。

        3.2 存貯

        傳統(tǒng)文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統(tǒng)檔案需要消耗大量的資源,因為在過程中需要持續(xù)性的投入大量人力物力,而且隨著檔案不斷累積,新舊檔案的整理和應(yīng)用的困難程度也隨之增加。電子檔案內(nèi)容的表現(xiàn)形式比較多樣化,可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進行呈現(xiàn),從而使電子檔案能夠更加生動形象的表達。而且電子檔案的儲存載體都具有容納信息量大、所需存儲空間小、記錄速度快、存儲密度大的特點。不過電子檔案在修改之后不留痕跡,這就存在著數(shù)據(jù)的原始性不能得到保障的問題。在這一方面,傳統(tǒng)檔案管理比電子檔案管理更有有優(yōu)勢,傳統(tǒng)檔案更改流程繁雜,且會留下痕跡,從而更好保證了文檔的原始性。

        4 信息技術(shù)在電子檔案管理中的改進

        4.1 提高電子檔案信息的安全性

        將檔案采用不同種類的媒體儲存在儲存介質(zhì)中,或運用數(shù)據(jù)庫儲存,只要連接電子媒體中,就可以直接在系統(tǒng)中進行存儲、查找、調(diào)用與管理,實現(xiàn)檔案的電子化可視化,促進檔案信息的集成化管理,從而達到方便存儲的目標,分散電子檔案的存儲位置,保證電子檔案的安全性。因為很多檔案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全與保密措施,黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴重的威脅。為解決這些問題,檔案管理機構(gòu)除了分散儲存電子信息的方法之外,還可以設(shè)計可靠性實施性強的安全協(xié)議阻止黑客進攻和非法訪問,運用相關(guān)的法律法規(guī)保證電子檔案的安全。

        4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率

        目前信息技術(shù)應(yīng)用下的電子檔案管理,更重視數(shù)據(jù)庫的建立,運用數(shù)據(jù)庫找尋檔案,但是對于大多數(shù)檔案機構(gòu)內(nèi)部的紙質(zhì)檔案只考慮表面的效果,沒有重視根源,計算機技術(shù)覆蓋不全面。為解決此問題,在紙質(zhì)檔案存儲之地可以采用現(xiàn)有的圖書館館藏圖書的管理制度,對各個紙質(zhì)檔案進行編碼分類并貼上條形碼,從而對應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的信息,這樣也方便對紙質(zhì)檔案的查找、使用和管理,降低差錯率。

        4.3 滿足用戶的多元化需求

        用戶的要求是隨著時代的變化而變化,對數(shù)據(jù)庫的功能要求也越來越多,例如提高檔案資源的利用率,提高檔案資源的讀取速度,減少檔案資源的浪費,更加注重電子檔案資源的分類與整理等等,這些都要求數(shù)據(jù)庫功能不斷完善,同時也要求更多的數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員提高專業(yè)素質(zhì),不斷的補充完善數(shù)據(jù)庫功能,建立特色的、專業(yè)的、系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫。要求檔案管理員要具備相關(guān)專業(yè)知識,熟悉管理系統(tǒng)的功能,了解檔案管理、信息技術(shù)等綜合知識,具有良好的全面分析能力、數(shù)據(jù)處理能力以及較好的溝通交流能力。同時相關(guān)部門可以通過后續(xù)教育,幫助管理者和用戶加強對檔案管理信息化的理解和實施,提高檔案管理水平和服務(wù)水平力,充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用,提高員工的整體專業(yè)素質(zhì)、道德水平。

        參考文獻

        [1]靳啟穎. 信息化背景下企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用問題研究[D]. 四川大學(xué), 2015.

        [2]俞娜. 電子信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新[J]. 信息化建設(shè), 2016(06).

        [3]常晶. 計算機技術(shù)運用于電子檔案管理分析[J]. 工程與技術(shù), 2016(13).

        作者簡介

        李劍飛(1978-),山東,天津市住房公積金管理中心。endprint

        猜你喜歡
        管理模式檔案管理信息化
        月“睹”教育信息化
        幼兒教育信息化策略初探
        甘肅教育(2020年18期)2020-10-28 09:06:02
        檔案管理中的電子檔案管理
        檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系的思考
        針對物流經(jīng)濟管理模式略議其戰(zhàn)略發(fā)展內(nèi)容
        高校網(wǎng)站安全管理研究與探討
        淺談高校圖書館隨書光盤的編目與管理作用
        工程應(yīng)用型本科機械專業(yè)學(xué)生考研管理模式探索
        考試周刊(2016年76期)2016-10-09 08:12:00
        信息化是醫(yī)改的重要支撐
        健康檔案管理的“云”前景
        亚洲成av人在线播放无码| 午夜精品人妻中字字幕| 日韩国产精品一区二区三区| 国产成人综合日韩精品无码| 免费观看黄网站在线播放| 国产在线视频国产永久视频| av免费观看在线网站| 一本色道久久亚洲综合| 精品水蜜桃久久久久久久| 人妻无码Aⅴ中文系列| 亚洲中文字幕日本日韩| 中国久久久一级特黄久久久| 2021国产精品国产精华| 久久久久中文字幕无码少妇| 亚洲综合天堂一二三区| 国产精品会所一区二区三区| 九九久久精品无码专区| 国精品无码一区二区三区在线看 | 一区二区三区在线乱码| 国产精品毛片大尺度激情| 狠色人妻丝袜中文字幕| 色综合色狠狠天天综合色| 国产精选免在线观看| 国产99视频一区二区三区| 国产18禁黄网站免费观看| 激情综合色五月丁香六月亚洲| 亚洲欧美日韩国产精品网| 亚洲国产91高清在线| 朝鲜女人大白屁股ass孕交| 色老汉免费网站免费视频| 亚洲国产精品日韩专区av| 噜噜中文字幕一区二区| 亚洲日本va中文字幕| 最新国产精品亚洲二区| 亚洲av无吗国产精品| 爱情岛论坛亚洲永久入口口| 人人妻人人澡人人爽精品欧美 | 偷柏自拍亚洲综合在线| 欧美精品无码一区二区三区| 亚洲精品中文字幕无码蜜桃| 国产欧美亚洲精品第二区首页|