◎北京航天試驗技術研究所 李瑋 董雪

固定資產投資項目檔案服務航天建設的研究

◎北京航天試驗技術研究所 李瑋 董雪

航天科研院所固定資產投資項目檔案作為各院所館藏檔案的重要組成部分,不僅是固定資產投資項目建設過程的重要佐證,還是航天事業(yè)發(fā)展的真實記載。這部分館藏檔案不僅對在建的固定資產投資項目具有很好的指導意義,而且對推動我國航天事業(yè)的發(fā)展具有積極的作用。合理充分地利用固定資產投資項目檔案,將其轉化為信息資源,已經成為檔案管理工作創(chuàng)新的重點,也是檔案服務工作發(fā)展的必然趨勢。

一、在航天建設中的使命

一是航天院所固定資產投資項目建設過程的文化成果。它伴隨著航天科研院所項目建設過程形成,是項目數據和原始信息的重要載體,完整記錄和反映了航天科研院所不同時期的發(fā)展沿革和歷史變遷,是航天事業(yè)的歷史沉淀和可靠記錄。不僅如此,作為項目建設過程的信息源,集聚了試驗技術、流體力學、測量、控制、機械設計等多專業(yè)的科研成果,凝聚了航天科研院所的科研成果和管理經驗,蘊含了豐富的知識和技術資源,在航天建設過程中具有不可估量的作用。該部分館藏檔案資源的充分利用、開發(fā)和學習,將有力助推航天建設。

二是重要的精神財富。航天事業(yè)能夠保持快速發(fā)展源于長盛不衰的航天精神。航天精神是在各個固定資產投資項目建設過程中長期積淀、凝聚并升華而形成的精神品質和科研理念,并滲透在聲像、圖表、文字等各類檔案載體中。航天精神是航天建設的靈魂,沒有航天精神的支撐,項目建設必然呈現(xiàn)出功利化,航天事業(yè)的發(fā)展勢必會受到重要影響。航天科研院所的固定資產投資項目檔案真實反映了航天事業(yè)發(fā)展過程中獨特的航天文化,以創(chuàng)新為核心的文化價值觀在代代航天人中不斷傳承,保障了航天事業(yè)的快速發(fā)展。

二、服務航天建設的策略

1．更新服務理念，改進服務方式

長期以來,航天院所檔案館（室）受各方面因素的影響,一直處于被動服務的狀態(tài),無論是項目檔案主管人員,還是項目的參與建設人員,都沉浸在收集、整理項目檔案資料,服務項目竣工驗收的原始工作模式中,缺乏項目檔案最終為項目后續(xù)整改、擴建和維護等工作服務的意識。為使項目檔案真正服務到航天建設中,各科研院所必須強化項目檔案參與航天建設的意識。一方面,科研院所管理層需要充分認識項目檔案的重要性,加強對項目檔案管理工作的重視,加大對檔案管理部門人力、物力、財力的投入；另一方面,項目檔案管理工作者應變被動為主動,主動了解航天建設的相關動態(tài),主動匯總、整理、篩選并推送與之相關的有價值的信息摘要或檔案目錄,主動與檔案利用者溝通聯(lián)系,確保將“死檔案”真正靈活運用在項目建設過程中,從而使檔案部門成為航天建設的服務基地。

2．提供更多服務手段

目前,航天院所檔案館（室）已基本實現(xiàn)了檔案管理查詢系統(tǒng)和OA辦公自動化系統(tǒng)的無縫鏈接,并將館藏紙質檔案從條目到內容分步驟地進行了網絡錄入,逐步克服了項目檔案服務的“瓶頸”,信息化建設工作正在穩(wěn)步推進,但離真正建立項目檔案信息平臺還有很長的一段路。信息化背景下,如何盡快實現(xiàn)檔案的數字化,更好地服務航天建設,檔案管理部門需要做好2個方面的工作：一方面,加強硬件環(huán)境建設,配備高速掃描儀、數碼工程處理系統(tǒng)、磁盤陣列和UPS電源等必須的硬件設備,解決項目檔案竣工圖、原理圖等圖紙掃描緩慢,項目檔案存儲空間不足以及檔案數據因供電不足導致的數據丟失等問題；另一方面,注重檔案管理系統(tǒng)軟件功能完善,根據檔案借閱者的需要提高其實用性,并及時更新項目檔案數據庫,構建智慧服務新模式,解決檔案管理軟件使用不方便、項目檔案利用不便捷的問題。

3．提供更多參考資源

隨著固定資產投資力度的逐年加大,項目檔案數量急劇增多,多個科研院所檔案庫存量“告急”。對項目檔案庫存進行客觀分析后發(fā)現(xiàn),項目檔案多拘泥于紙質檔案,電子檔案等其它載體及門類的檔案信息沒有得到充分收集。部分有價值的檔案散落在項目建設人員手中,但紙質檔案卻被檔案管理人員未加區(qū)別的“照單全收”,充斥整個檔案庫房。這就需要檔案部門在檔案收集和利用中,努力做到以下2個方面：一方面,檔案管理部門要適應檔案信息化時代的要求,盡早實現(xiàn)雙軌制歸檔,及時更新檔案資源的收集種類、收集范圍,保證不同類別、不同載體的檔案都在經過檔案主管人員的“火眼金睛”后入庫保存；另一方面,檔案管理人員應逐漸改變以往“重藏輕用”的落后觀念,針對航天建設的需求,主動篩選和整理對后續(xù)航天建設有價值的信息,及時地編研符合或貼近建設需要的高質量檔案,為航天建設提供豐富的參考資源。

4．加強人員培訓，培養(yǎng)復合型人才

項目檔案管理人員是項目檔案管理工作的直接參與者,管理人員的水平和素質直接影響著項目檔案的質量,高素質的“蘭臺人”是做好項目檔案管理工作的根本。項目檔案的管理人員應當是航天建設的多面能手,一方面應具備較高的檔案管理專業(yè)方面能力,掌握檔案管理相關的理論知識和工作技巧；另一方面還應具備信息存儲和信息安全等信息專業(yè)知識,熟悉檔案管理系統(tǒng)數據庫等軟件的使用；此外,還要具備航天專業(yè)的一般常識,了解航天事業(yè)發(fā)展的歷史過程。這就需要檔案部門高度重視并不斷加強檔案工作人員的培訓,定期對相關專業(yè)知識進行學習,掌握相關專業(yè)技能,增強其為航天建設服務的本領。

總之,固定資產投資項目檔案服務航天建設是檔案管理工作創(chuàng)新的客觀需要,也是檔案部門實現(xiàn)館藏資料價值的有效途徑,同時也是為廣大檔案利用者提高服務的有效手段。因此,航天科研院所檔案管理部門在充分認識項目檔案在航天建設中的使命和重要性的基礎上,通過多種途徑充分開發(fā)項目檔案資源,使其更好地為航天建設服務?！?/p>