趙欣

摘 要：在一個事業(yè)單位中，人事檔案是一個十分重要的載體，它主要收錄單位所有工作人員的信息，因此做好單位人員的檔案管理時十分重要的一項內容。人事檔案可以幫助相關部門了解到這一個單位中職員的個人信息以及整個公司的工作業(yè)績等等，當遇到工作調整、年度嘉獎等環(huán)節(jié)時人事檔案就能夠起到十分重要的作用，當然， 保管好人事檔案也是對于工作人員的一種尊重。但是當今事業(yè)單位之間人事變動幅度越來越大，在檔案管理的過程中不可避免的會出現一些問題，本文就這一現象為相關人員進行檔案管理提供了一些參考方向。

關鍵詞：基層 事業(yè)單位 人事檔案 管理

隨著當今科技進步的步伐日益加快，檔案管理也慢慢走向了信息化的方向，這就使得相關人事部門的檔案管理更加方便、快捷，同時也更加安全。但是同樣，信息化的管理方式也給事業(yè)單位的管理部門帶來了一定的挑戰(zhàn)，因為長期的傳統(tǒng)工作方式下，信息化的人事管理方式使得工作人員的工作方式變得有局限性，因此相關部門應該就利用信息化手段進行人事檔案的管理這一改革中出現的問題進行深入的研究，將傳統(tǒng)化與信息化科學的協調起來，已發(fā)揮信息化技術記錄人事檔案的最大優(yōu)勢。

一、加強管理力度，建立完善規(guī)章制度

建立完善的管理規(guī)章制度是事業(yè)單位進行信息化人事檔案管理的基礎保障，這也是人事管理人員在這一工作中必須完成的工作需要。目前中央相關部門已經下發(fā)了《干部檔案整理工作細則》并頒布了七項制度，分析了檔案管理人員的主要職責、對于職工材料的信息收集、鑒別檔案、核對檔案、保密工作和轉移查閱等等方面都進行詳細的規(guī)定。這就要求檔案管理工作者在整個工作過程中都必須要恪守中央頒布的工作標準，嚴格遵守工作紀律。管理人員在進行針對人事檔案的管理和核對工作過程中，必須要建立登記和統(tǒng)計的制度，將各個類別的檔案記名成冊，并且固定周期的進行核查，必須要做到每個檔案都由相應的編號，并且檔案與記錄的名冊中編號一致，在篩查的過程中一旦發(fā)現問題要及時解決。在管理的過程中，必須要嚴格遵守保密制度，以確保每一份檔案都十分安全、準確，檔案的卷皮、目錄、只帶等等都按照標準嚴格進行操作，按照中央下發(fā)的《工作細則》文件執(zhí)行。事業(yè)單位必須要出臺相關的制度，確保不會以個人的名義私自保管單位職工的人事檔案或是人事資料，在工作過程中如果要查檔，必須要出臺相應的文件，并填寫“處理登記表”，經過相關管理部門的負責人確認簽字審核之后，才可以進行查閱。對于待處理的材料來說，要定期由人事檔案的工作人員銷毀，如果遇到人事檔案的轉接問題，必須要等收到相關單位發(fā)送的“干部檔案調度單”之后，才可以進行人事檔案的轉接，并且這一過程不得通過個人進行攜帶活體區(qū)，必須要按照機要交通渠道。若是當事人要求派送檔案，則應該由人事檔案管理負責人進行配送，并且等待轉接單位在“檔案通知單”上簽字蓋章，親手送達該單位人事管理部門負責人手中后方可離開。

二、加強職業(yè)培訓，鍛煉培養(yǎng)專業(yè)人才

要想將事業(yè)單位的人事檔案信息化管理，各個事業(yè)單位必須要培養(yǎng)高素質的檔案管理人員，鍛煉出檔案管理人才，人事檔案管理的信息化程度高低與否，最終的決定因素還是在于管理人員，因此人事檔案的管理人員必須完全經過人事檔案管理負責人與信息管理人員、信息發(fā)布人員三者之間的角色轉換和培養(yǎng)，并且要從人事檔案管理人員的計算機能力、信息化數字化管理手段等方面進行針對性的管理技能培訓。管理人員可以從兩個方面入手，一方面是針對人事檔案基礎管理理論和管理業(yè)務技能進行培訓，檔案管理人員必須要具備堅實的檔案學基礎知識，還必須要懂得各個文件與不同類型檔案的管理原則，并且熟悉各個單位的分類規(guī)律以及方法，掌握相關的技術。另一方面是進行現代化的信息技術培訓，在進行培訓的過程中，應該著重關注與書覺得規(guī)范采集方法，學習一些數據采集軟件的正確運用技術，并且還要掌握相關聯的網絡知識運用技術。通過這樣的針對性培訓，不僅僅能夠幫助檔案人員掌握較好的信息技術水平，學會檔案管理中可以運用到的軟件的多樣的功能，以確保在事業(yè)單位進行檔案管理的過程中，管理人員可以安全正常、平穩(wěn)的運行檔案管理系統(tǒng)。對于事業(yè)單位來說，只有培養(yǎng)了高素質的職業(yè)人才，才可以做到充分培養(yǎng)相關工作人員進行檔案發(fā)展的工作，更加有效地帶領人事檔案信息管理朝著電子化、信息化的方向發(fā)展。

三、落實突出重點，全面建立資料收集網絡

在一些事業(yè)單位，由于常年的人事檔案管理工作空缺，造成了檔案材料缺失現象嚴重，各式各樣的手續(xù)不齊全，面對這樣的狀況，單位必須要安排檔案管理人員在收集資料方面狠下功夫，對于在檔案審核過程中必須要進行重點篩查的檔案內容和調動環(huán)節(jié)，例如個人材料是否齊全、轉接手續(xù)是否完整、單位的審核鑒定文件等等，都要必須嚴格篩查。在要將特殊材料收集與普通材料收集相互融合起來，在某一階段進行針對同一時間段、同一方向、同一內容的資料收集和補充工作。所謂普通手機，就是指一些個人的鑒定、考核、任免等資料，也包括在職人員的履歷表、考評表，調度表等等，主要以個人在工作中能夠反映品德、能力、工作業(yè)績的檔案材料；特殊收集則是一些針對不屬于歸檔范圍的材料，例如干部審查的記錄、表彰獎勵違紀處分、落實的一些政策等等，進過相關部門的鑒別，可以根據實際情況進行不同的處理工作。在建立全面的收集網絡過程中，要將不需要歸檔的材料統(tǒng)一進行“材料清單”的填寫，并且請示相關領導進行審批，批準后在專人的監(jiān)督下進行銷毀，穩(wěn)步進行建立檔案、清收檔案、完善材料、材料清收、手續(xù)辦理等有序的工作，確保認識檔案管理工作能夠順利的進行。

人事檔案的管理工作是事業(yè)單位管理部門的一項重要環(huán)節(jié)，人事檔案的管理效率能夠在很大程度上影響到單位職工的調動和評價，因此，事業(yè)單位必須要將人事檔案管理工作重視起來，處理好各項檔案可能面臨的問題，加大對于信息化電子檔案的管理力度，做到有效地信息化管理。各單位要根據實際情況不斷改善自身管理制度，人事檔案管理部門要積極探索，為單位做好服務工作。

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