曾波

摘 要：信息化是管理檔案的必由之路，作為檔案的管理者，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，以信息化建設(shè)推動(dòng)檔案管理工作。把建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，把實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案作為奮斗目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：信息化管理檔案；內(nèi)涵；現(xiàn)狀；對(duì)策

信息化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，原來(lái)的檔案管理方法不能與時(shí)代發(fā)展的步伐同步，更不能適應(yīng)管理檔案管理工作。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，迫使使檔案由原來(lái)的手工化紙質(zhì)化的管理向信息化管理檔案手段過(guò)度，逐漸把檔案原始化管理的中心向信息化管理方向發(fā)展。這是新的歷史時(shí)期信息信息化時(shí)代的大勢(shì)所趨，也是檔案管理工作者夢(mèng)寐以求的。只有實(shí)施信息化管理手段，才能穩(wěn)妥的保護(hù)好館藏檔案，才有可能大量的節(jié)約的人、物、財(cái)?shù)荣Y源，才能有效的提高檔案管理成效，為部門和社會(huì)創(chuàng)造更好的效益。在檔案管理工作發(fā)展的進(jìn)程中，信息化管理檔案是形勢(shì)發(fā)展的更好途徑。研究制定電子文件歸檔和電子檔案管理制度和辦法，加快實(shí)現(xiàn)檔案的信息化進(jìn)程，是檔案管理模式從舊的體系向新的管理模式——信息化管理邁進(jìn)的大好時(shí)機(jī)。

1 信息化管理檔案內(nèi)涵

信息化管理檔案，指在國(guó)家檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一部署下，在檔案管理過(guò)程中，廣泛運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，處理檔案信息資源、實(shí)施科學(xué)管理、把優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)提供給社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，進(jìn)入信息化管理檔案的軌道。從另一個(gè)角度來(lái)講，信息化管理檔案是指檔案管理模式從傳統(tǒng)的方式向以檔案信息為重心的管理方向發(fā)展。這是一個(gè)艱巨而又長(zhǎng)期的探索階段，要不斷地針對(duì)檔案管理采用現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備管理，提高現(xiàn)代化信息管理檔案的水準(zhǔn)。數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是信息化管理檔案的必須條件，檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用才是信息化管理檔案所要達(dá)到的效果。

2 信息化管理檔案現(xiàn)狀

信息化管理檔案水平的提高，范圍的擴(kuò)大，越發(fā)加大了對(duì)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化的要求。檔案管理最終將以信息管理為發(fā)展趨勢(shì)。中國(guó)信息化管理檔案還處于發(fā)展?fàn)顟B(tài)，相對(duì)于實(shí)體管理來(lái)考量，還沒走向成熟的層面。從形勢(shì)的進(jìn)程來(lái)看，在一定層面上拖了檔案信息化的發(fā)展的后腿。

（1）檔案信息化管理基礎(chǔ)工作不牢。主要表現(xiàn)在硬件設(shè)施和軟件環(huán)境兩個(gè)方面。硬件設(shè)施的問(wèn)題是指實(shí)施信息化管理的工具缺乏，硬件設(shè)施主要是相關(guān)的一系列必要的工具器材，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤刻錄機(jī)、縮微設(shè)備、復(fù)印機(jī)以及光盤、磁盤等等，由于這些設(shè)備的配備都需要較大的經(jīng)費(fèi)投入作保障，而且設(shè)備的后期維護(hù)成本也較高，資金缺乏往往就會(huì)導(dǎo)致設(shè)備配置緊張。缺乏了必要硬件設(shè)備，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換、加工處理、整理分析工作也會(huì)受到影響，快捷高效的信息化管理便無(wú)從談起。

（2）檔案信息的保密安全性差。檔案信息需要共享，這是由檔案信息資源自身的特點(diǎn)決定的，檔案信息共享也是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)基本目標(biāo)。而信息共享具有限制性，即在一個(gè)特定范圍內(nèi)共享；檔案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管理中，由于網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的應(yīng)用，使得檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，除了常見的網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)管理計(jì)算機(jī)的入侵，工作人員無(wú)意泄露等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的，泄密具有很強(qiáng)的隱蔽性，幾乎無(wú)法判斷檔案信息是否被非法復(fù)制，而且檔案信息在泄露后可借助網(wǎng)絡(luò)快速傳播，很難實(shí)現(xiàn)泄密后的補(bǔ)救控制。因此，檔案信息共享與安全保密形成了矛盾。

（3）可利用的檔案信息資源少。檔案館承擔(dān)著檔案保管和檔案利用的職能，但是，長(zhǎng)期以來(lái)，檔案部門主要依靠歸檔制度來(lái)保證檔案試實(shí)體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。即重視檔案館內(nèi)部組織管理，輕視研究和預(yù)測(cè)社會(huì)對(duì)館藏信息的需求；重視館藏服務(wù)方式，輕視深層次的信息服務(wù)；重視館藏檔案信息的政治性和保密性，輕視館藏檔案信息的社會(huì)性和文化性；重視以實(shí)體為中心的“保管模式”，忽視以信息整合為中心的“后保管模式”。瀏覽網(wǎng)上檔案館就會(huì)感覺到可利用的檔案信息資源實(shí)在是太少了，讀者不愿光顧。

3 實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案的對(duì)策

（1）加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置。檔案管理工作不太收到機(jī)關(guān)的看好，好多單位根本不重視檔案管理工作。檔案管理部門及人員要明確自己的職責(zé)范圍，同時(shí)也要認(rèn)識(shí)自身所處的地位，向單位領(lǐng)導(dǎo)反映并說(shuō)明檔案管理的作用于意義，力爭(zhēng)得到單位領(lǐng)導(dǎo)足夠重視和支持。并要求領(lǐng)導(dǎo)將信息化管理檔案放到重要管理層面，只有獲得了領(lǐng)導(dǎo)支持，一切工作才能順利進(jìn)行。特別是信息化管理要求，必須配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)等。當(dāng)然現(xiàn)代化管理設(shè)備配備是有個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的，既配備工作需要的設(shè)備，要從節(jié)約的角度出發(fā)。對(duì)所有現(xiàn)代化管理設(shè)備，檔案管理機(jī)構(gòu)要指定熟悉此專業(yè)的人員維護(hù)，保證設(shè)備的完好，能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，使信息化管理的工作得以順利開展。

（2）強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化、正?；芾?。電子檔案從資料整理到成為一本完整檔案，需要的很多工作人員。要保障收集到的資料，整理出來(lái)的檔案信息的真實(shí)、完整，那就需要在電子文件生成的過(guò)程嚴(yán)格把關(guān)，一直到歸檔的諸多環(huán)節(jié)不出紕漏。在管理上嚴(yán)格要求，用制度約束人，用標(biāo)準(zhǔn)衡量人，用規(guī)范考量人。規(guī)范化的管理的優(yōu)點(diǎn)，就是能保障同一類型的檔案在不同的部門和人員之間制作出的電子檔案的格式、大小、樣式規(guī)格相同，這給信息化管理檔案提供了有力的條件。

（3）保護(hù)檔案信息的安全。網(wǎng)絡(luò)化檔案信息開發(fā)利用的正常運(yùn)行，要依賴于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全。對(duì)信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程；對(duì)信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全；在系統(tǒng)安全管理上，通過(guò)采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行安全。

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（作者單位：荊州職業(yè)技術(shù)學(xué)院）