張福東

【摘要】隨著社會科技水平的不斷發(fā)展，計算機(jī)在社會經(jīng)濟(jì)各方面的運(yùn)用也越來越普遍，對于計算機(jī)的運(yùn)用也覆蓋到了生活與工作當(dāng)中的方方面面。這在一定程度上為我們節(jié)省了時間，提高了工作效率，也為企業(yè)提高了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。把現(xiàn)代的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案信息的管理之中，又會發(fā)生什么樣的改變？有什么樣的優(yōu)點以及需要注意的事項呢？實質(zhì)上，在檔案整理與檔案管理上，運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行整理和保存可為檔案工作者節(jié)省許多時間及提高工作效率。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；管理現(xiàn)狀；建設(shè)措施

信息科技水平的高速發(fā)展為我們的生活帶來很大便利的同時也引發(fā)了許多的問題。把現(xiàn)代高速發(fā)展的信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中，對于檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)是勢在必行的發(fā)展趨勢。

一、檔案信息化建設(shè)意義與特點

（1）檔案管理信息化建設(shè)的意義。檔案信息化通常是在檔案管理機(jī)構(gòu)的集中指導(dǎo)下，結(jié)合信息技術(shù)來實施檔案管理工作，對檔案信息資源全面科學(xué)的處理，從而增強(qiáng)檔案管理工作效率。檔案信息化建設(shè)通常是把檔案實體保管任務(wù)作為關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從多方面研究檔案資源管理狀況。一般涉及到：第一，對檔案信息的獲取和保存過程實施管理，確保其科學(xué)性和一致性。第二，確保檔案管理模式是依據(jù)信息化目標(biāo)完成的改革。第三，要確保檔案信息逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，全面增強(qiáng)檔案信息資源的共享交流性。

（2）檔案管理信息化建設(shè)的特點。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)技術(shù)開始廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中，也為科學(xué)化檔案管理改革提供了契機(jī)。目前，國內(nèi)絕大部分企業(yè)機(jī)關(guān)的檔案管理部門都配有信息化的網(wǎng)絡(luò)，并且有關(guān)檔案管理人員也能夠進(jìn)行信息化的操作。企業(yè)對檔案管理信息化建設(shè)的嘗試，為宏觀的檔案管理工作的變革提供了經(jīng)驗。我國陸陸續(xù)續(xù)地制定了一系列關(guān)于信息化檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強(qiáng)了各部門對檔案管理的重視，對檔案管理信息化的建設(shè)具有非常積極的意義。

二、信息化發(fā)展下如何做好檔案管理工作

（1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾怼鹘y(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的管理過程，工作量巨大，步驟繁瑣。因為存儲量大，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

（2）在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機(jī)構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運(yùn)用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。

（3）提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的安全化。信息安全素質(zhì)是指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中管理電子文件的信息安全的能力和意識。當(dāng)前檔案管理工作的生命線是檔案信息安全，研究檔案管理者的素質(zhì)，有利于發(fā)展檔案管理學(xué)的理論研究、拓寬檔案管理保護(hù)領(lǐng)域；健全檔案信息安全管理體系。促進(jìn)檔案管理事業(yè)和檔案信息化建設(shè)的有序、健康、可持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。隨著信息化時代的到來，新載體、新門類、新領(lǐng)域檔案不斷呈現(xiàn)，在素質(zhì)上給檔案工作者提出了較高的要求，此外，我們已認(rèn)識到檔案管理工作歷來都是一項重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責(zé)任感即檔案工作者要認(rèn)識到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，應(yīng)把工作的著力點轉(zhuǎn)向未來，樹立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，深化服務(wù)意識，更新服務(wù)觀念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，拓展服務(wù)領(lǐng)域，大膽探索，努力實踐，改革服務(wù)方式，使檔案管理工作真正成為促進(jìn)社會全面進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證。

（4）檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)水平。推進(jìn)信息化進(jìn)程的目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實現(xiàn)信息的公開與信息最大程度的利用。對檔案信息化建設(shè)而言，這一目標(biāo)具有非常重要的指導(dǎo)意義。檔案信息化建設(shè)伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異。因此，在檔案信息化建設(shè)中必須認(rèn)識長遠(yuǎn)并立足當(dāng)前，認(rèn)真解決檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會遇到的各個方面的問題。

綜上所述，檔案管理對于社會發(fā)展來說是必不可少的，也是當(dāng)前我國比較重要的一項任務(wù)，尤其是隨著社會發(fā)展速度的不斷加快，檔案管理也越來越復(fù)雜了，但是信息化技術(shù)的使用卻能夠很好的針對這種復(fù)雜性進(jìn)行有效的弱化，值得我們在今后的檔案管理中進(jìn)行推廣使用，本文也提出了一些具體的信息化技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用的策略和措施，希望能夠?qū)τ诮窈髾n案管理的信息化發(fā)展有所幫助。

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（作者單位：河南省平頂山市第一高級中學(xué)）