摘 要：在檔案管理中，文書(shū)檔案管理是重要的組成部分，文書(shū)檔案管理水平的高低對(duì)整個(gè)單位的檔案管理的水平有著直接的決定作用。但是目前文書(shū)檔案管理中仍然存在著一些問(wèn)題，必須采取合理的改進(jìn)措施，不斷的提高文書(shū)檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理；問(wèn)題；資金；利用

在單位管理工作中文書(shū)檔案管理是最基本的工作，具有政策性、專業(yè)性和保密性比較強(qiáng)的工作，特別是隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展都或多或少的會(huì)受到文書(shū)檔案管理工作的影響，因此必須加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視。

1 文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題

根據(jù)筆者多方面的調(diào)查研究，目前文書(shū)檔案管理中依然存在一系列的問(wèn)題，先闡述如下：

1.1 文書(shū)檔案管理意識(shí)不足，思想不到位

雖然目前很多單位都將文書(shū)檔案納入到責(zé)任制度考核中，但是很多單位的領(lǐng)導(dǎo)以及員工對(duì)文書(shū)檔案管理工作還不夠重視，管理意識(shí)差，認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作不僅需要耗費(fèi)時(shí)間、精力，還浪費(fèi)金錢(qián)，并且對(duì)單位的業(yè)績(jī)沒(méi)有作用，導(dǎo)致很多單位的文書(shū)檔案工作落后，不及時(shí)，限制了文書(shū)檔案的開(kāi)展。

1.2 文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)不足

目前，信息化在文書(shū)檔案管理工作中還不夠普及，還沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化，但是隨著現(xiàn)代化管理的不斷發(fā)展，必須加快文書(shū)檔案管理信息化的建設(shè)腳步，不斷的提高文書(shū)檔案管理水平。

1.3 工作場(chǎng)地受限制，經(jīng)費(fèi)不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后

因?yàn)樯鲜鰡挝活I(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致投入到文書(shū)檔案管理中的經(jīng)費(fèi)少，工作場(chǎng)地受到限制，基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，導(dǎo)致進(jìn)一步制約了文書(shū)檔案的管理工作。同時(shí)隨著現(xiàn)代化技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化的不斷普及，電子文件的逐漸運(yùn)用，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理手段已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展和文書(shū)檔案管理的要求，但是一些單位因?yàn)槭艿浇?jīng)費(fèi)的制約，只能夠繼續(xù)采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作。

1.4 文書(shū)檔案收集不完整

有辦公室形成的文件材料，各自存放的現(xiàn)象。部門(mén)及個(gè)人不按時(shí)上交所持有的檔案資料，這對(duì)檔案收集整理、歸檔等造成了相當(dāng)?shù)睦щy。一些單位會(huì)議工作的布置工作通常僅僅采用口頭通知的形式，會(huì)議形成的文件材料都是放在各自辦公室進(jìn)行存放，文書(shū)檔案資料散落在各個(gè)辦公室，很難進(jìn)行集中收集，導(dǎo)致文書(shū)檔案收集不夠完整，歸檔率不高。

1.5 從事文書(shū)檔案管理的人員隊(duì)伍穩(wěn)定性差

很多單位都沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的人員進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作，很多都是兼任文書(shū)檔案管理工作，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)工作，導(dǎo)致其掌握的專業(yè)技能不足，平時(shí)在工作中也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，工作崗位經(jīng)常調(diào)動(dòng)，人員流動(dòng)性大，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理質(zhì)量差。

2 文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題的改進(jìn)措施

2.1 加強(qiáng)宣傳，不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)，加大對(duì)文書(shū)檔案管理的重視

在單位管理工作中，文書(shū)檔案室一項(xiàng)重要的組成部分，必須加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)文書(shū)檔案管理意識(shí)，確保各單位領(lǐng)導(dǎo)都能夠形成共識(shí)，認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性，減少文書(shū)檔案的遺失，避免因工作調(diào)動(dòng)導(dǎo)致的文書(shū)檔案丟失的情況，從而為文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)良好的氛圍，主要從以下幾個(gè)方面入手：

一是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，將文書(shū)檔案管理放作為日常管理的重點(diǎn)工作之一，擺在突出的位置，將其納入到每年的工作考核中；

二是設(shè)置專門(mén)的文書(shū)檔案管理機(jī)構(gòu)，成立管理小組，設(shè)置專門(mén)的人員負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理工作，形成一個(gè)層次分明、健全完善以及高效運(yùn)轉(zhuǎn)的文書(shū)檔案管理機(jī)構(gòu)；

三是落實(shí)管理責(zé)任，嚴(yán)格對(duì)文書(shū)檔案工作責(zé)任制度進(jìn)行實(shí)施，將文書(shū)檔案管理工作納入到年度目標(biāo)管理中，實(shí)行責(zé)任制。

2.2 爭(zhēng)取資金，加大資金投入

加大資金投入到文書(shū)檔案管理中，爭(zhēng)取得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作是現(xiàn)代化建設(shè)的需要，是實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代發(fā)展的需要，使檔案工作列入工作日程上，增加其投入力度。

2.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

為對(duì)文書(shū)檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行提高，不僅要積極的組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，要求工作人員把握歸檔文件整理原則、要求及方法；結(jié)合檔案工作規(guī)范化管理創(chuàng)建情況實(shí)際，高度重視，狠抓宣傳，注重教育，開(kāi)展培訓(xùn)，安排部署，加大投入，為檔案工作逐步規(guī)范化提供保障。加強(qiáng)對(duì)《檔案法》、《檔案管理規(guī)范》等內(nèi)容，提高文書(shū)檔案管理隊(duì)伍工作水平。

2.4 加快信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用，開(kāi)發(fā)和建設(shè)文書(shū)檔案管理系統(tǒng)

加快信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用，建立文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案可視化管理和應(yīng)用。文書(shū)檔案管理系統(tǒng)通過(guò)統(tǒng)一組織結(jié)構(gòu)與統(tǒng)一編碼服務(wù)和統(tǒng)計(jì)分析服務(wù)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的前后臺(tái)管理功能，見(jiàn)圖1。

由圖1可見(jiàn)，系統(tǒng)由后臺(tái)數(shù)據(jù)層、核心業(yè)務(wù)層、公共服務(wù)層、安全支撐體系等幾部分組成。其中，系統(tǒng)接口完成與企業(yè)平臺(tái)應(yīng)用的接口功能。

該系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)用戶的各項(xiàng)管理，包括用戶維護(hù)、角色管理、權(quán)限管理及修改密碼；可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的各項(xiàng)管理，包括文件接收、文件分發(fā)、文件信息維護(hù)、案卷管理、文件歸檔；可以實(shí)現(xiàn)文檔檢索、文檔調(diào)閱申請(qǐng)、文檔調(diào)閱審批、文檔調(diào)閱各項(xiàng)功能；可以實(shí)現(xiàn)分類統(tǒng)計(jì)、遺漏預(yù)警功能；可以實(shí)現(xiàn)分類維護(hù)、有效期限、密級(jí)、組織機(jī)構(gòu)功能；可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)設(shè)置、操作日志、系統(tǒng)備份、版本說(shuō)明功能。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，目前文書(shū)檔案管理中仍然存在著意識(shí)不足、資金缺乏等方面的問(wèn)題。在今后的工作中，加大宣傳，提高對(duì)文書(shū)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷的提高文書(shū)檔案管理人員的工作水平，加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作再上新臺(tái)階。

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作者簡(jiǎn)介：鄧玉秋（1973-），初級(jí)政工師，主要從事公文、檔案、固定資產(chǎn)等行政辦公相關(guān)工作。