王光明

【摘 要】人事檔案管理在事業(yè)單位中有著重要的地位，員工和相關(guān)人員的出身、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作狀況、社會(huì)關(guān)系等多種信息都在檔案的信息當(dāng)中能夠體現(xiàn)出來(lái)。但是，目前事業(yè)單位的人事檔案管理工作中還存在著一定的問(wèn)題，對(duì)事業(yè)單位的整體工作運(yùn)行造成了一定困難。因此提高事業(yè)單位工作效率的首要任務(wù)就是將事業(yè)單位的人事檔案管理相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行妥善解決。本文就新時(shí)期下事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了分析，以供參考。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期 事業(yè)單位 人事檔案 管理 問(wèn)題 對(duì)策

1 目前事業(yè)單位中人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

事業(yè)單位的人事檔案管理在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)浪潮當(dāng)中顯得有些落后，具體表現(xiàn)在缺少創(chuàng)新精神，單位改革缺少規(guī)劃目標(biāo)和變化動(dòng)力，在檔案管理方面墨守成規(guī)，不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)等。事業(yè)單位的特點(diǎn)是缺少市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和管理工作壓力，所以在人事檔案管理方面的制度化、規(guī)范化方面進(jìn)度緩慢，事業(yè)單位整體對(duì)檔案管理工作的態(tài)度也不夠積極，員工的專業(yè)素質(zhì)達(dá)不到相應(yīng)的水平，這些因素綜合起來(lái)，對(duì)事業(yè)單位中的人事檔案管理工作的開(kāi)展造成了很大的阻礙。

2 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 人事檔案管理制度欠完善

很多事業(yè)單位在人事檔案管理制度上欠完善，實(shí)踐中缺乏明確的可操作的制度和程序，使檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、更新、查閱、清理和借出等各環(huán)節(jié)管理缺乏有章可循的制度，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，檔案轉(zhuǎn)接工作脫節(jié)，檔案材料遺失，檔案查找困難，檔案利用率不高等問(wèn)題。另外，對(duì)保密工作做得不到位，沒(méi)有嚴(yán)格按照借閱、登記、保密的要求去做，更有甚者利用職務(wù)之便惡意篡改個(gè)人檔案信息，為關(guān)系戶的任用、晉升提供所謂的便利，導(dǎo)致給領(lǐng)導(dǎo)提供的人事信息不對(duì)稱甚至扭曲。

2.2 人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

一方面很多事業(yè)單位采用的是在各個(gè)部門中分散進(jìn)行人事檔案管理的辦法，導(dǎo)致人事檔案管理的工作人員在檔案管理工作方面不夠?qū)I(yè)，另外一方面一些建立了專門的檔案管理部門的事業(yè)單位其檔案管理工作也是由于無(wú)法得到充分的人力物力支持而沒(méi)有專業(yè)的工作人才培養(yǎng)。在檔案管理工作中沒(méi)有專業(yè)的人才支持就會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作只是停留在最低等級(jí)的維護(hù)檔案階段，無(wú)法利用檔案為整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展做出規(guī)劃。

2.3 單位管理層面對(duì)于人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層面觸及不到具體的檔案管理工作，所以對(duì)單位管理層面的人事檔案管理工作不夠重視。很多時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的檔案維護(hù)和調(diào)用，不需要過(guò)多的人力物力投入，因此檔案管理工作在很多情況下也就難以得到進(jìn)展。很多事業(yè)單位也因?yàn)檫@樣的原因沒(méi)有設(shè)立專門的人事檔案管理部門，導(dǎo)致人檔案管理的工作效率低下。

2.4 人事檔案管理的信息化不夠完善

目前很多企業(yè)的人事檔案管理已經(jīng)走向了信息化的階段，但是在事業(yè)單位中信息化的趨勢(shì)尚且不明顯。從事業(yè)單位的發(fā)展態(tài)勢(shì)來(lái)看，一部分的事業(yè)單位已經(jīng)采用了信息化的基本系統(tǒng)作為人事檔案管理的重要輔助，但是目前由于人力物力的投入不完善，信息化系統(tǒng)也只是停留在一個(gè)基礎(chǔ)的階段，系統(tǒng)無(wú)法替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)員工的各種情況進(jìn)行全面并且完善的檔案記錄，所以人事檔案信息化管理系統(tǒng)的使用程度并不高，并且人事檔案管理的工作人員也沒(méi)有經(jīng)過(guò)這方面的培訓(xùn)。

3 如何加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的措施

3.1 建立健全企業(yè)人事檔案管理制度

目前提高人事檔案管理工作效率的重要程序之一就是要先建立一個(gè)較為完善的人事檔案管理制度，自上而下地為人事檔案管理工作提供發(fā)展和改革的環(huán)境。首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要明確當(dāng)前檔案管理工作的實(shí)際，從統(tǒng)籌管理相關(guān)的人事檔案工作出發(fā)，完善人事檔案管理工作的相關(guān)制度，由于在實(shí)際工作當(dāng)中，檔案管理的工作是煩瑣且復(fù)雜的，因此需要完善相關(guān)的制度才能引導(dǎo)檔案管理工作走向良好的發(fā)展途徑。人事檔案管理工作的相關(guān)制度要求需要從工作人員的工作方法、信息化程度等多個(gè)方面進(jìn)行各種要求。

3.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

一是加強(qiáng)人事檔案管理工作人員的時(shí)事政治，法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高政治思想素質(zhì)，進(jìn)行文化業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，強(qiáng)化行業(yè)道德教育，參加工作技能訓(xùn)練，全面提高人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)；二是要求實(shí)行人事檔案管理人員知識(shí)化、專業(yè)化、現(xiàn)代化、年青化；三是在人事檔案管理中樹(shù)立起一支勇于開(kāi)拓、敢于創(chuàng)新、善于吃苦耐勞的堅(jiān)強(qiáng)管理隊(duì)伍，為人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

3.3 提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

首先，要明確人事檔案是事業(yè)單位對(duì)職工全面了解的重要手段，也是對(duì)職工的考查和評(píng)比的重要依據(jù)和前提，能夠?yàn)槿肆Y源管理和開(kāi)發(fā)提供原始數(shù)據(jù)，有利于事業(yè)單位整體的知識(shí)管理和人才管理，同時(shí)也是事業(yè)單位文化的重要體現(xiàn)。其次，樹(shù)立員工和企業(yè)共同參與檔案維護(hù)與管理的理念，將檔案管理工作提到議事日程，加強(qiáng)人事檔案管理的宣傳力度，通過(guò)內(nèi)刊、板報(bào)、宣傳欄、知識(shí)講座等方式讓員工認(rèn)識(shí)到檔案關(guān)乎著自身的前途命運(yùn)，必須要引起足夠的重視。最后，要從制度、人員、資金、技術(shù)手段等方面充分保障人事檔案管理工作的開(kāi)展，并對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查監(jiān)督。

3.4 加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理的信息化是事業(yè)單位中檔案管理工作的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，人事檔案信息管理的重要方式就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)的人事檔案管理工作，在信息化的檔案管理中，檔案不僅僅作為一種事業(yè)單位的人員基礎(chǔ)信息出現(xiàn)，還可以通過(guò)對(duì)員工檔案的分析判斷事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r，并且能夠在信息化的系統(tǒng)當(dāng)中對(duì)相關(guān)的檔案進(jìn)行快速查閱和定位，配合信息化系統(tǒng)的權(quán)限配給，可以在很大程度上減少后期的檔案管理人力投入，從而實(shí)現(xiàn)檔案在部門內(nèi)的有效共享，提高檔案管理工作的工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位中的檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)性工作之一，針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的一些問(wèn)題，事業(yè)單位的檔案管理工作人員需要從實(shí)際工作情況出發(fā)，促進(jìn)完善的檔案管理制度建設(shè)，提升事業(yè)單位對(duì)于檔案管理部門的重視程度，加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的信息化改革，盡可能地加大相關(guān)的投入，從而提升檔案管理工作的效率。

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