管芳

現(xiàn)在是信息化的社會(huì)，對(duì)于檔案資料的需求是非常必要的，做好檔案的安全管理工作就變得尤為重要。目前檔案的安全管理是存在著檔案本身保管不當(dāng)和檔案信息管理的不當(dāng)?shù)纫幌盗袉栴}，所以要進(jìn)行完善檔案安全管理制度體系、提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力、加強(qiáng)檔案管理工作的保密性和提高檔案庫房的安全性，這些都是做好檔案管理工作所必須的，這樣促進(jìn)更好的進(jìn)行檔案管理工作。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，各種高新技術(shù)不斷的出現(xiàn)，但是對(duì)于檔案保管的安全性也構(gòu)成了威脅。在信息化的社會(huì)，檔案在社會(huì)的發(fā)展中占據(jù)著非常重要的地位，所以對(duì)于涉及保密工作的檔案的保管也是需要進(jìn)行加強(qiáng)的。做好檔案管理工作的保密性，就可以保證各方的利益。對(duì)于檔案安全管理，不僅要做到檔案實(shí)體的安全保管，同時(shí)對(duì)于保密性的管理也非常重要。1.檔案安全管理中存在的問題1.1檔案本身的保管不當(dāng)在檔案安全管理工作中，有諸多的情況會(huì)造成檔案本身的保管不到位，以致于檔案發(fā)生損毀。在實(shí)際的管理中，在檔案的管理柜中，經(jīng)常會(huì)放一些雜物，這會(huì)導(dǎo)致檔案放置過于混亂。一些檔案柜的日常維護(hù)管理工作不當(dāng)，比如在防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵、防污染方面做得不好。有時(shí)檔案的管理人員在下班后將門窗開著，如果遇到雷雨天氣對(duì)檔案的損害是一大隱患。對(duì)檔案柜里的溫度也沒有進(jìn)行定期檢測(cè)。這些都是檔案本身的保管不當(dāng)給檔案保管安全性帶來的威脅。1.2檔案信息管理的保管不當(dāng)在進(jìn)行檔案的安全保管工作時(shí)，管理檔案信息的人員由于工作的疏忽，會(huì)對(duì)一些檔案的信息的分類、排列和編號(hào)等工作遺忘，這不便于日常的檔案管理和信息查詢。在檔案中不乏有一些照片、底片等資料，這些資料有時(shí)沒有進(jìn)行定期的檢查和管理，就會(huì)造成這些資料的發(fā)黃和發(fā)霉后都沒有進(jìn)行及時(shí)的處理。對(duì)于聲音和錄像這一類的檔案要及時(shí)準(zhǔn)確的復(fù)制刻錄，否則一旦遺失或損壞，便無法挽救。1.3檔案安全保管的硬件條件不夠檔案在進(jìn)行安全保管時(shí)，是必要具備一定的硬件條件的。但是由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展存在不均衡的現(xiàn)象，那么就會(huì)導(dǎo)致檔案保管的條件差距也有一定的差別。對(duì)于一些經(jīng)濟(jì)比較富裕的地區(qū)，一般是有專門的檔案庫房，在檔案保護(hù)的設(shè)施方面做得也比較好。但是在經(jīng)濟(jì)條件比較差的地方，其檔案安全保管的硬性條件就比較低，這就會(huì)使得檔案的安全管理得不到保證。2.加強(qiáng)檔案安全管理的措施2.1完善檔案安全管理制度體系在加強(qiáng)檔案安全管理方面，必須要完善檔案安全管理制度體系。首先要對(duì)安全管理給予重視，必須要把檔案安全管理工作作為具體的考察制度納入工作績(jī)效的考核中。在進(jìn)行檔案安全時(shí)，要制定具體的制度并且不斷進(jìn)行完善，將檔案的安全管理和個(gè)人的責(zé)任制聯(lián)系在一起，這樣有助于管理人員明確自己的工作內(nèi)容和責(zé)任，具體有針對(duì)性的做好相應(yīng)的制度管理。對(duì)具體的檔案管理人員，要有具體的制度進(jìn)行定期的安全性的檢查，這樣確?？梢约皶r(shí)發(fā)現(xiàn)問題解決問題，促進(jìn)檔案安全管理工作可以更高效的進(jìn)行。2.2提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力對(duì)于檔案管理人員，其主要的工作任務(wù)就是要保護(hù)的檔案的安全性和完整性。在進(jìn)行檔案安全管理時(shí)，其目的要保證的檔案的不壞、不丟、不散、不亂。不壞，使得檔案可以沒有被損壞。如果有發(fā)現(xiàn)檔案的損害，要及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。檔案管理人員需要能夠保證檔案的不遺失不被偷竊，對(duì)檔案進(jìn)行安全備份，集中對(duì)檔案進(jìn)行管理，防止出現(xiàn)檔案雜亂的現(xiàn)象，所以對(duì)于檔案管理人員而言，這是一項(xiàng)重要且需要有責(zé)任心和認(rèn)真的態(tài)度的工作。因此，對(duì)于檔案管理人員的要求也比較高，這就需要檔案管理人員有較高的素質(zhì)和工作能力。首先要求檔案管理人員需要有高度的責(zé)任心，秉承著對(duì)人們認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度全心全意的為人民進(jìn)行服務(wù)，對(duì)于這份工作也要有強(qiáng)烈的激情。然后就是要求檔案管理人員具有很好的工作能力，對(duì)保管的檔案需要熟悉其內(nèi)容和知道檔案管理的相關(guān)法律，這樣都是能力的體現(xiàn)。檔案管理工作人員也需要一定的文化知識(shí)，這樣可以對(duì)于工作中遇到的問題進(jìn)行主動(dòng)地分析得出解決的方案，這對(duì)于靈活的進(jìn)行檔案管理工作是非常重要的。只有檔案管理人員具有很好的工作能力，才能具有觀察的能力，能很好的處理觀察工作中遇到的問題，管理人員具有較高的素質(zhì)，才能工作中可能出現(xiàn)的不合規(guī)定的行為反映給上級(jí)，這樣以保證檔案的安全性。2.3加強(qiáng)檔案管理工作的保密性為了做好檔案安全管理工作的保密性要求，就要對(duì)出入庫內(nèi)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的清點(diǎn)檢查，這樣可以保證做到不泄密?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展逐漸深入人們的日常生活中，檔案所依附的載體也變得更加網(wǎng)絡(luò)化，但是這也給檔案安全管理埋下了安全隱患。對(duì)于數(shù)字化的檔案庫要進(jìn)行設(shè)立系統(tǒng)的防火墻，只有擁有對(duì)的密碼才可以進(jìn)行訪問，安裝保密隔離卡和建立備份的數(shù)據(jù)恢復(fù)系統(tǒng)都是必不可少的安全管理工作。2.4提高檔案庫房的安全性有些地方的檔案管理所用的檔案庫房是臨時(shí)的庫房或者是廢棄的廠房，但是這些地方?jīng)]有很好的防火防盜的設(shè)備，所以對(duì)于檔案的安全管理是非常不安全的。為了提高檔案庫房的安全性，在庫房中必須具有防火防盜的設(shè)備、測(cè)量溫度的裝置和防蟲的一些藥物。同時(shí)對(duì)于檔案庫房要經(jīng)常的進(jìn)行維護(hù)，平時(shí)要定期進(jìn)行庫房?jī)?nèi)部的溫度和濕度的檢查，對(duì)防火防盜措施也要定期檢查是否可以正常使用。要檢查檔案庫房?jī)?nèi)的線路是否安全、滅火器的安全性，這樣可以防止火災(zāi)的發(fā)生。3.結(jié)語檔案管理對(duì)于一個(gè)企業(yè)和社會(huì)組織機(jī)構(gòu)都是非常重要的，檔案可以記錄在生產(chǎn)和各項(xiàng)活動(dòng)中重要的有價(jià)值的信息，同時(shí)對(duì)于一些可貴的經(jīng)驗(yàn)也是一種保存方式，所以檔案管理工作是占據(jù)著非常重要的地位的，必須要給予重視。如果檔案沒有進(jìn)行很好的管理，就會(huì)對(duì)工作造成嚴(yán)重的耽誤。為了促進(jìn)工作和活動(dòng)的高效率的進(jìn)行和加強(qiáng)結(jié)果的真實(shí)可靠性，做好檔案的安全管理工作是非常必要的。endprint