傅靜穎

摘 要：隨著社會(huì)的日新月異，為了更好的服務(wù)社會(huì)發(fā)展需求，檔案管理工作也在不斷的發(fā)展并逐漸步入了現(xiàn)代化、信息化階段。本文首先探討了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，隨后引入當(dāng)今電子檔案與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的結(jié)合以及由于引入電子檔案所產(chǎn)生的新的問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理； 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)

一、引言

社會(huì)文化的發(fā)展總是離不開檔案工作，檔案記載也是社會(huì)得以發(fā)展的必備條件。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的方式也在不斷變化，對(duì)于這一變化，檔案工作者應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代潮流，提升自身的文化修養(yǎng)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，并且在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，逐漸適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理模式，最終才能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案在社會(huì)發(fā)展中的中流砥柱作用。

二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的弊端

我國改革開放以來， 隨著經(jīng)濟(jì)政治的快速發(fā)展，與之伴隨而來的是檔案的數(shù)量大規(guī)模增加， 傳統(tǒng)的手工檔案管理下作方式的弊端日益顯現(xiàn)： 首先， 手工檔案處理的速度慢、效率低、容易出錯(cuò)，因此， 從事檔案管理這種重復(fù)性高業(yè)務(wù)量大的工作， 很容易因疲倦而導(dǎo)致出錯(cuò)； 其次， 紙質(zhì)檔案文件如想長期妥善保存， 必須建立專門的檔案庫甚至檔案館進(jìn)行存放， 并對(duì)其進(jìn)行防腐處理， 以防止火災(zāi)、地震等自然災(zāi)難對(duì)檔案文件所帶來的損害， 這些工作耗資巨大、占用面積廣， 對(duì)于預(yù)算有限的單位承擔(dān)較重； 第三， 檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)就是檔案的檢索， 也就是說從海量數(shù)據(jù)的檔案庫中快速、準(zhǔn)確地查找到自己所需要的檔案資料， 而紙質(zhì)性質(zhì)的檔案文件， 隨著檔案庫中的檔案日益增多， 檢索工作也變得越來越困難。

三、數(shù)字檔案的出現(xiàn)

（一）計(jì)算機(jī)替代傳統(tǒng)手工檔案

檔案管理從手工操作方向向以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用為中心的信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，使得信息變得多元化、世界化。世界各國之間、本國之間、行業(yè)之間的聯(lián)系變得越發(fā)緊密，整個(gè)社會(huì)的辦事效率也大大提高，這些都為檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化提供了前提條件，可以說檔案管理方式的轉(zhuǎn)變也是應(yīng)時(shí)而生、應(yīng)勢(shì)而生。所謂檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對(duì)象，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會(huì)和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。

（二）單機(jī)檔案的特點(diǎn)和一些問題

所謂單機(jī)檔案，就是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件?？s微技術(shù)主要是通過照相方法，把文獻(xiàn)和資料的影像縮小記錄下來，然后把縮微資料及相應(yīng)的放大設(shè)備提供給用戶。隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)COM 和CIM 技術(shù)的出現(xiàn)，使存貯和傳遞信息的能力和效率大為提高。

然而單機(jī)檔案都是在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上完成，因而其資源共享程度不高：這種單機(jī)檔案管理系統(tǒng)，由于其本身是針對(duì)單獨(dú)的計(jì)算機(jī)所設(shè)計(jì)， 沒有使用網(wǎng)絡(luò)化的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)通信接口， 因此無論所運(yùn)行的主機(jī)是否存在于網(wǎng)絡(luò)之中， 都無法利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來進(jìn)行資源共享，資料共享程度不高的缺陷集中表現(xiàn)在數(shù)據(jù)檢索上， 使檢索者無法利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)檔案資料進(jìn)行遠(yuǎn)程檢索， 必須到安裝檔案管理軟件的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行資料檢索， 費(fèi)時(shí)費(fèi)力， 無法充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。

處理速度遇到瓶頸： 單機(jī)檔案管理軟件的面向?qū)ο笫亲陔娔X面前的操作人員， 檔案錄入的主要方式還是通過人工錄人， 當(dāng)需要錄人大量檔案時(shí)，錄入工作就成了單機(jī)檔案管理工作的瓶頸。同時(shí)硬件的兼容性也會(huì)影響檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移以及修改的效率。

（三）電子檔案與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合

在我國， 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的工作， 主要是通過網(wǎng)絡(luò)化的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)體現(xiàn)。

隨著信息化建設(shè)的深人， 我國政府機(jī)構(gòu)的電子政務(wù)系統(tǒng)也逐漸成熟， 各地根據(jù)自己的實(shí)際情況建設(shè)電子政務(wù)系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，而作為政府業(yè)務(wù)流程的重要組成部分， 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的表現(xiàn)形式主要是：

1.通過網(wǎng)絡(luò)中的節(jié)點(diǎn)終端進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄人工作， 將需要匯總為檔案文件的信息資料轉(zhuǎn)化為電子檔案， 使其成為能夠在網(wǎng)絡(luò)中流通的電子數(shù)據(jù)。

2.通過電子政務(wù)系統(tǒng)的檔案管理功能， 將錄人的電子檔案輸人到網(wǎng)絡(luò)中的中央檔案數(shù)據(jù)庫， 并建立有關(guān)索引， 以便集中管理。

3.檔案資料的查詢檢索， 主要是通過在網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件的客戶端輸人查詢關(guān)鍵字， 然后由客戶端向服務(wù)器端提交， 經(jīng)過服務(wù)器端的處理運(yùn)算， 最終將查詢結(jié)果反饋給客戶端。

四、檔案資源市場(chǎng)化

檔案管理從單一的信息來源向多方位信息聚攏的社會(huì)化、市場(chǎng)化方向發(fā)展。隨著當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，個(gè)人、企事業(yè)、各行業(yè)乃至國家、世界對(duì)信息的需求量越來越大，通過單方面的渠道獲取檔案資料已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需要，這就要求實(shí)現(xiàn)檔案資料的來源多元化、豐富化，檔案管理實(shí)現(xiàn)多方位一體管理，離不開實(shí)現(xiàn)檔案資源市場(chǎng)化。檔案資源市場(chǎng)化便是通過互聯(lián)網(wǎng)將各方面的檔案信息聚攏起來，豐富檔案數(shù)據(jù)庫，滿足不同用戶需求，實(shí)現(xiàn)資源共享，不再受時(shí)間和距離的限制。檔案資源市場(chǎng)化管理有利于檔案的開發(fā)利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展，并可以有效節(jié)省檔案管理的人力、物力和財(cái)力支出，可見檔案管理實(shí)行市場(chǎng)化管理是勢(shì)在必行，大勢(shì)所趨。然而實(shí)現(xiàn)檔案管理市場(chǎng)化不是一蹴而就的，這就對(duì)我們從事檔案管理工作的工作人員提出了更高的要求，要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)，勇于實(shí)踐和創(chuàng)新；檔案管理部門更是要高度重視、綜合決策，從聞樸實(shí)無華的形象，要擅于宣傳檔案工作的意義和重要性，高調(diào)做事，樹立全員的檔案意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)工作，主動(dòng)與單位主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作的發(fā)展思路和需求，有了單位領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，檔案工作在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、政策制定、人員配備、資金投入等軟硬件建設(shè)方面才能得到保障，才能保證檔案工作的健康發(fā)展。

五、開發(fā)優(yōu)秀的檔案服務(wù)

檔案工作的最終目的是提供檔案信息資源的利用。檔案利用途徑有二種：一是提供利用檔案原件、檔案復(fù)印件，屬直接利用方式，是檔案利用的最初形式，可滿足利用者的一般需求；另一種是提供利用檔案編研資料、成果等，屬于檔案信息資源開發(fā)利用的編研成果利用方式，是檔案利用的高級(jí)形式，用于滿足利用者的特殊需求。在實(shí)際工作中，二者都不可或缺。

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