戴群

摘 要：本文闡述了海外項目投標工作中的采辦工作所涵蓋的內(nèi)容，并對工作中的重點和注意事項做了描述。

關鍵詞：海外項目；投標；采辦工作

采辦是海外項目投標中的一項重要工作內(nèi)容，工程承包合同或招標文件中對于承包方的采辦工作內(nèi)容有明確的界定。采辦在工程項目中專指生產(chǎn)物資采購和管理，它的工作內(nèi)容涵蓋從物資需求計劃的提報至貨到施工現(xiàn)場的全過程，包括供應商資質報批、計劃申報、采購、催交催運、清關運輸、報驗、儲存保管、發(fā)放控制等等。

當獲取了海外項目標書、投標組織機構組建完成后，投標工作得以正式展開。在投標的過程中，采辦方面需要做哪些工作，我們在這里做一個簡單的描述：

1、標書翻譯、解讀與澄清

投標團隊組建后，應馬上組織投標團隊仔細研讀招標文件，必要的時候先要對標書進行翻譯（特別對于非英語標書）。

招標文件解讀的目的主要是詳細了解招標人的需求；發(fā)現(xiàn)招標文件中的錯誤、含糊不清或相互矛盾之處，提請招標人澄清；找出合同中含有的不合理規(guī)定或投標人要承擔風險的條款，以便采取相應的對策。

招標文件一般包括投標須知、工程范圍、合同條款（專用條款和通用條款）、技術要求及計劃安排、各種書函的格式及FEED文件等。海外項目招標文件一般組成復雜，內(nèi)容繁多，投標時間短，每位投標人員不可能、也沒必要閱讀完全部招標文件，因此投標團隊在標書解讀方面可以進行分工合作：投標負責人要通讀所有文件，以求對工程范圍、招標人的意圖、要求、標準進行總體把握；采辦人員重點要閱讀合同條款、技術要求、BOQ、MTO、設備材料技術規(guī)格書以及數(shù)據(jù)表及FEED等文件，以求了解業(yè)主對采購、運輸、包裝及檢驗等的詳細要求，識別采購方面的風險；其他各專業(yè)人員則閱讀招標文件中與本專業(yè)相關的內(nèi)容即可。

在標書解讀基本完成后，投標負責人將召開標書解讀會，檢查并討論投標人員的解讀成果，編寫解讀文件匯總，供投標人員共享，用作投標方案編制的參考。各專業(yè)負責人將標書解讀過程中提出的問題發(fā)文控匯總后，發(fā)業(yè)主進行標前澄清。

2、現(xiàn)場考察

現(xiàn)場考察可分為業(yè)主組織的現(xiàn)場踏勘和投標方自己現(xiàn)場考察。不論哪種考察，都需要投標方組織好現(xiàn)場考察、以達到現(xiàn)場考察的目的：進一步了解投標項目背景、項目所在地各種詳細情況及業(yè)主詳細要求，為準確報價及風險控制提供基礎。

考察小組中的采辦人員負責編制采辦部分的考察內(nèi)容、執(zhí)行考察任務、編寫考察報告并對考察報告內(nèi)容準確性負責。

3、技術標中采辦程序文件的編制

投標過程中，采辦人員要參考項目工期計劃和采購周期，編制主材到貨計劃。同時，根據(jù)投標項目的實際情況，編制采辦執(zhí)行方案、采辦人力計劃和倉儲設備配置計劃。

主材到貨計劃要列出主要材料的采辦節(jié)點，如供應商資質報批時間、詢價及合同簽訂時間、生產(chǎn)時間、運輸時間、報驗時間。主材到貨計劃是項目編制施工計劃的重要依據(jù)。

采辦執(zhí)行方案是項目采辦工作的整體策劃，一般包括采辦崗位設置、工作地點設置以及供應商資質報批程序、采辦計劃的報批程序、招標采購的工作程序、生產(chǎn)過程中的監(jiān)造程序、催交催運工作程序、物流運輸方法、報驗程序、倉儲管理程序、倉儲設備配置等等。采辦執(zhí)行方案應該對采辦工作的開展方法進行描述，展示投標人在物資采辦工作上的實力，塑造一個有經(jīng)驗承包商的良好形象。

另外，有的招標文件中還要求投標人列出本項目潛在的供貨商和分包商名單，采用的采辦和倉儲管理軟件等。

4、商務標中采辦費用的確定

4.1制定采辦方案/策略

根據(jù)業(yè)主要求，制定項目的物資采辦方案/策略，也就是解決從哪買、怎么賣的問題：業(yè)主有供應商名單的，從名單中選擇合適的供應商詢價；業(yè)主沒有短名單的，根據(jù)調研情況，分析業(yè)主以往的習慣，對不同種類的物資，選擇國際采購、本地采購、國內(nèi)采購等不同方式，向不同類型的供應商發(fā)出詢價。

4.2采辦費用的確定

采辦詢價是投標活動中獲取價格信息的重要手段，詢價包括設備材料的價格咨詢，同樣也包括運輸費、關稅咨詢等。在詢價工作開展之前，應根據(jù)采辦策略編制詢價文件RFQ（Request for Quotation）。RFQ通過函電形式發(fā)給供應商或其它報價人，催其按RFQ要求報價。收到廠商報價后，詢價人員應首先將報價的技術方案發(fā)給相關專業(yè)人員核對，如有偏差需立即澄清，只有符合技術要求的報價才是有效報價。對所有有效報價進行綜合對比分析，選出最合理的價格用于測算采辦成本。

采辦成本應包含物資的采買價格、運費、保險、關稅、清關費、備品備件、現(xiàn)場服務、安裝維修、第三方檢測等費用，另外還應包含采辦人員的財務費用、倉庫的建設和運營費用、業(yè)主代表考察、駐廠建造，培訓費用等等。

4.3總價評審

采辦報價匯總完畢后，應組織總價評審。首先是投標小組內(nèi)部評審，然后是各級專家評審。

5、采辦風險評估

風險評估的程序通常包括風險識別，風險描述及分析，制定風險應對措施及風險評估報告的編寫。

采辦風險識別的過程就是收集與項目采辦執(zhí)行相關的各類信息、整理分析，從中識別可能存在的風險點并分類列出風險清單。風險識別的信息來源主要包括：現(xiàn)場考察報告、招標文件（包括附件）、合同文本、投標階段的澄清與回復、其他參考資料。

風險描述和分析主要是對風險清單中的風險點逐一進行詳細描述、闡述風險產(chǎn)生的根源、對工期或成本可能造成的影響（如可能的話應量化為對工期影響多長時間，成本增加多少）、以及發(fā)生的概率或頻次。風險造成的危害影響分為高、中、低三類。風險發(fā)生的概率，分為大、中、小三類。風險危害程度及發(fā)生概率的級別可通過調查和專家打分法確定。

風險應對的措施主要包括風險轉移、風險規(guī)避、風險自留。

風險評估報告由專人負責編寫，通常合同管理人員牽頭，商務、采辦及技術人員共同參與，最終形成完整的風險評估報告。

6、投標資料移交和失標分析報告

投標結束后，無論中標與否，投標團隊采辦人員都應按要求整理投標過程資料，進行存檔和移交。項目開標后，投標經(jīng)理組織投標小組人員認真總結經(jīng)驗教訓，對未中標項目要及時編寫失標分析報告。

結束語

投標階段的采辦工作，對于海外項目能否中標、以及中標后項目的執(zhí)行有著極其重要的影響， 因此一定要重視，選拔有海外項目管理經(jīng)驗、責任心強的同志負責，按制度、按程序完成好此項工作。