孫健舒

摘 要：依托于計算機技術(shù)而產(chǎn)生的辦公自動化應用，無論在便捷性、數(shù)據(jù)處理的豐富度，還是業(yè)務流程的規(guī)范化方面都有著傳統(tǒng)辦公手段不可比擬的優(yōu)勢，該文以辦公自動化的介紹為切入點，分析了辦公自動化中的計算機技術(shù)應用方法，為促進現(xiàn)代化辦公水平的進一步提升提供參考。

關鍵詞：辦公自動化 OA 計算機 技術(shù) 應用 方法

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）03（c）-0015-02

1 辦公自動化簡介

辦公自動化，也就是人們?nèi)粘Ｋf的OA系統(tǒng)，是一種將計算機技術(shù)與辦公流程、辦公業(yè)務有效結(jié)合的一種現(xiàn)代化辦公模式。從其概念可以看出，辦公自動化的核心是依托于計算機的技術(shù)平臺。辦公自動化最大的優(yōu)勢在于信息處理的多元形式以及辦公便捷化，其中信息處理的多元化形式指的是利用辦公自動化系統(tǒng)不僅僅可以簡單處理文字內(nèi)容，還可以處理其他諸如影音、視頻、圖像等其他形式的數(shù)據(jù)，同時數(shù)據(jù)的存儲展現(xiàn)形式也更加豐富和集中；辦公業(yè)便捷性，則是指通過辦公自動化系統(tǒng)，無論是工作人員的交流、異地業(yè)務處理都可以利用先進的計算機通信技術(shù)進行有效的解決，這是傳統(tǒng)辦公模式所不具備的優(yōu)勢。總之，辦公自動化隨著計算機技術(shù)的深入發(fā)展，必將會有更加廣泛的應用。

2 辦公自動化中的計算機技術(shù)應用方法研究

2.1 辦公數(shù)據(jù)信息處理

辦公自動化最為常見的應用就是辦公數(shù)據(jù)信息處理，數(shù)據(jù)處理過程通常涉及到以下幾個方面的內(nèi)容，首先是文字數(shù)據(jù)處理，文字數(shù)據(jù)包括日常辦公文件的起草、修改、發(fā)布過程，也包括日常辦公文字數(shù)據(jù)信息的處理；其次是表格數(shù)據(jù)處理，表格數(shù)據(jù)給人一種直觀形象的感覺，例如個人信息填報、工資清單等數(shù)據(jù)信息通常都是以表格的形式進行處理的；再次即報表數(shù)據(jù)的形成，報表能夠動態(tài)地反映數(shù)據(jù)組成、數(shù)據(jù)變化情況，能夠為辦公決策提供極其直觀的參考依據(jù)，這也是常見的辦公數(shù)據(jù)處理形式；最后則是辦公數(shù)據(jù)庫的應用，計算機數(shù)據(jù)庫的產(chǎn)生一方面是為了更加有效地利用計算機存儲空間，提供一種更加安全合理的數(shù)據(jù)存儲形式；另一方面也為用戶動態(tài)查詢、分析、處理提供了一種極其靈活的形式，作為一種較為高級的數(shù)據(jù)信息處理過程，數(shù)據(jù)庫的存儲必然會越來越重要?？傊?，辦公數(shù)據(jù)處理是在辦公自動化過程中應用計算機技術(shù)最為廣泛的方面。

2.2 辦公信息發(fā)布

辦公信息發(fā)布平臺的構(gòu)建同樣是計算機技術(shù)在辦公自動化應用方法的重要體現(xiàn)，利用辦公自動化軟件，管理人員可以在信息平臺上進行動態(tài)的消息推送，而不必像傳統(tǒng)信息發(fā)布一樣，靈活性以及可達性都比較低，工作人員只需定期登錄自動化平臺便可以查詢辦公信息；除此之外，辦公信息發(fā)布的形式也多種多樣，包括多對多的數(shù)據(jù)發(fā)布形式（例如，常見的BBS，登錄人員都可以進行公開交流），一對一的數(shù)據(jù)發(fā)布形式（常見的私聊信息），這種可定制的信息發(fā)布一方面保障數(shù)據(jù)傳播的靈活性，同時也使得辦公人員信息交流更為便捷和有效。信息發(fā)布平臺并不局限于辦公環(huán)境內(nèi)所使用的局域網(wǎng)絡，還可以在公共網(wǎng)絡上進行部署，這樣辦公人員就可以隨時隨地的通過互聯(lián)網(wǎng)獲悉重要的平臺數(shù)據(jù)信息。

2.3 遠程接入

在實際辦公過程中，往往少不了出差、休假等不在崗的情況，對于一些急需處理的辦公事項，傳統(tǒng)的交流聯(lián)系方式更多的是采取電話、傳真等方式，無論是效率、還是實用性都不盡人意。利用先進的計算機遠程接入技術(shù)（例如VPN技術(shù)），遠程用戶僅僅需要一條網(wǎng)線和一臺終端電腦便可以參與到公司的會議決策、事項處理等具體的辦公業(yè)務過程中來，無論是對于公司（或單位）管理者進行遠程管理公司，還是外出的員工處理辦公應急業(yè)務，其便捷性與可靠性不亞于在公司局域網(wǎng)內(nèi)進行辦公，這種遠程接入功能同樣是目前辦公自動化中計算機技術(shù)應用方法的集中體現(xiàn)。在可預見的未來，隨著云計算平臺的構(gòu)建和不斷完善，辦公環(huán)境如果搭建于遠程的云平臺之上，辦公人員只需要登錄云賬號便可以隨時隨地的處理日常辦公業(yè)務，這對于辦公便捷化更是一種質(zhì)的提升。

2.4 多媒體數(shù)據(jù)處理

在辦公過程中往往也會涉及到一些多媒體數(shù)據(jù)，所謂的多媒體數(shù)據(jù)通常是指諸如影音、視頻、照片、工作演示稿等日常辦公中常見的數(shù)據(jù)類型，傳統(tǒng)的多媒體數(shù)據(jù)處理方式都是以單獨的形式進行處理，例如對于照片的處理都是以紙質(zhì)相片為主，其可查閱性與可傳播性，相對不足，再比如視頻數(shù)據(jù)通過都是DVD/VCD之類的專門視頻播放器來進行播放，對于多媒體數(shù)據(jù)集中式處理或者展現(xiàn)的手段顯得捉襟見肘，極其不方便。利用辦公自動化中的先進計算機技術(shù)，對于各種多媒體數(shù)據(jù)處理都有各種非常專業(yè)的處理軟件，并且存儲展示的形式也更加多元化，既可以以傳統(tǒng)的刻錄光盤、移動硬盤的形式進行保存，也可以存儲到本地磁盤或者遠程的文件服務器，這種多元化的處理形式，使得數(shù)據(jù)的安全性以及保密性方面有了更加可靠的保障。由此可見，對于多媒體數(shù)據(jù)的處理，計算機技術(shù)應用方法也在辦公自動化過程中有著不可替代的作用。

2.5 計算機技術(shù)應用方法在辦公自動化其他方面的應用

除了上述的計算機應用方法以外，計算機技術(shù)還在業(yè)務流程的規(guī)范度方面有了更為精準的把控，利用計算機應用方法，可以動態(tài)追蹤各種辦公業(yè)務的進展情況，以及處理過程；另外，對于一些規(guī)模較大的機構(gòu)而言，利用好計算機技術(shù)，可以有效協(xié)調(diào)各個部門、各個崗位之間的工作規(guī)范和流程，使得整個辦公效率得到大幅度的提升，這是傳統(tǒng)的辦公方式所不具備的。當然，計算機技術(shù)應用方法還可以在網(wǎng)絡視頻會議、協(xié)調(diào)跨國夸區(qū)域業(yè)務等方面有著不可比擬的優(yōu)勢，限于篇幅的限制該文就不一一進行介紹了，總之，隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機應用方法在辦公自動化方面的體現(xiàn)會越來越多元化和深入化。

3 結(jié)語

通過該文的論述，可以看出辦公自動化中計算機技術(shù)應用方法集中體現(xiàn)在辦公數(shù)據(jù)處理、遠程接入、多媒體數(shù)據(jù)處理、信息發(fā)布等諸多方面，對于現(xiàn)代辦公業(yè)務流程的簡化和規(guī)范性都提供了巨大的優(yōu)勢。相信隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展，未來計算機技術(shù)應用方法在辦公自動化方面還必將大放異彩。

參考文獻

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