摘 要：檔案信息化建設(shè)如今成為全國范圍內(nèi)高校學(xué)生檔案工作改革的重中之重，一方面在信息化時代檔案工作數(shù)字化勢在必行，另一方面數(shù)字化管理下的檔案工作其效率、便捷性都大大提升，這也可以看出如今高校學(xué)生檔案管理工作迎來了一場深刻的革命。本文結(jié)合高校學(xué)生檔案數(shù)字化工作開展的現(xiàn)狀，探討檔案數(shù)字化工作的重要性問題，希望能立足于當(dāng)下和發(fā)展趨勢，認(rèn)清信息數(shù)字化管理對高校學(xué)生檔案工作的重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化；重要性

1 高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作的背景

當(dāng)前高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)工作開始于2008年教育部、國家檔案局聯(lián)合頒布了可普通高等學(xué)校檔案管理辦法，作為當(dāng)今檔案數(shù)字化管理工作的指導(dǎo)性文件，在該管理辦法下，突出了高效學(xué)生檔案管理工作的重點。一是提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，二是提高檔案管理效率。其中結(jié)合計算機網(wǎng)絡(luò)化管理是高校學(xué)生檔案管理的出路，作為高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的指南，在理念上實現(xiàn)了更新，特別是把握當(dāng)前計算機互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的大環(huán)境下，充分抓住發(fā)展機遇，大大提高了高校學(xué)生檔案管理的效率。

2 信息數(shù)字化對高校學(xué)生檔案工作的重要性

2.1 推動了檔案形式的革新

數(shù)字技術(shù)改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們?nèi)粘６勀慷玫膹V播信號、電視信號、錄音機都實現(xiàn)了數(shù)字化，其儲存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數(shù)字文件（digital records）大量產(chǎn)生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學(xué)材料。能夠保存大量的文件，轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微檔案，這個檔案管理工作帶來了極大的便利，雖然對于檔案操作人員在接受時會有一定的復(fù)雜性和難度。

2.2 檔案工作人員觀念的更新

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展下，改變了我們的日常生活，同時也對檔案管理工作帶來了巨大方便，一方面檔案館將不只是一個實體機構(gòu)，同時實現(xiàn)了存儲實體與虛體共存，另一方面數(shù)字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統(tǒng)的客戶，而是能夠滿足社會的多元化需求。

我國長期以來都努力構(gòu)建完整的檔案管理理論，用于指導(dǎo)檔案工作人員數(shù)字化工作的開展，這就促進了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過去傳統(tǒng)的檔案管理的觀念，適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢。因為觀念上的落后，勢必上會阻礙檔案數(shù)字化管理工作的開展，實現(xiàn)人—計算機的雙向互動，才能把檔案管理工作開展得有效率且具有深度。數(shù)字化管理的改革一方面需要技術(shù)上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強培訓(xùn)，內(nèi)部和外部推動檔案管理人員技術(shù)化水平的提高，這是一個循序漸進的過程。

2.3 實現(xiàn)了信息組織的標(biāo)準(zhǔn)化

數(shù)字化檔案的產(chǎn)生使得檔案管理的機制和組織更具標(biāo)準(zhǔn)化，刨去了許多人為方面的要素，改使得檔案管理呈現(xiàn)了直接的、網(wǎng)狀的方式。方便管理者和用戶的檢索，數(shù)字化管理的組織非常標(biāo)準(zhǔn)化、有序，而不是過去過于依賴人工的資源管理，以防止檔案管理的雜亂無章，同時信息組織的標(biāo)準(zhǔn)化也在不斷改進過程中，比如對“數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)推進技術(shù)，數(shù)據(jù)打包技術(shù)”等的改進，都為信息組織的標(biāo)準(zhǔn)化打下了堅實的基礎(chǔ)。

3 當(dāng)前高校學(xué)生檔案數(shù)字化工作的開展現(xiàn)狀

我國在全球檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)一體化浪潮的沖擊下，自1996年就加入了檔案管理信息化、數(shù)字化的進程，國家檔案局把電子文件研究項目列入科技計劃，直到1999年上海市檔案館與電腦科技公司，共同致力于檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的開發(fā)。2000年5月，經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)，深圳構(gòu)建了我國第一個高校學(xué)生數(shù)字檔案館，這也象征了我國開啟了高校學(xué)生數(shù)字化檔案的進程?？v觀二十年來我國高校學(xué)生檔案數(shù)字化的發(fā)展歷程，我國當(dāng)前雖然已經(jīng)大面積鋪開檔案數(shù)字化建設(shè)，但是因為資金的限制，數(shù)字化管理的技術(shù)條件依然不夠成熟，主要體現(xiàn)在技術(shù)應(yīng)用的不經(jīng)濟以及成本較高，因為其主導(dǎo)方式依然是鍵盤錄入和光學(xué)字符識別掃描輸入，速度較慢的同時儲存質(zhì)量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，高校學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)依然缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得跨區(qū)域的數(shù)據(jù)信息庫無法實現(xiàn)對接和共享，所以說我國高校學(xué)生檔案數(shù)字化工作依然還有很長的路要走。

2011年由中國檔案學(xué)會、北京市檔案學(xué)會和清華大學(xué)檔案館在清華大學(xué)聯(lián)合主辦了“國際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”學(xué)術(shù)報告會，議題是探討檔案數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)化問題，對當(dāng)前檔案數(shù)字化工作最為迫切的問題進行了探討，比如對高校學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的原則問題、檔案數(shù)字化與數(shù)字檔案館的關(guān)系問題的研究，對于近五年檔案數(shù)字化工作的開展打下了堅實的基礎(chǔ)。總的來看，目前檔案工作管理人員對于檔案工作的數(shù)字化進程的認(rèn)識依然不夠，沒有充分認(rèn)識數(shù)字化對高校學(xué)生檔案工作的現(xiàn)實價值。

4 高效學(xué)生檔案數(shù)字化工作發(fā)展的對策

4.1 統(tǒng)一認(rèn)識，確定范圍

目前許多高校學(xué)生檔案管理部門都沒有充分認(rèn)識到數(shù)字化媒介對于高校學(xué)生檔案管理的重要性。這就需要統(tǒng)一認(rèn)識，特別是要認(rèn)真貫徹落實教育部和國家檔案局第27號令，把高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化工作納入到年度工作日程中來，領(lǐng)導(dǎo)在體制上和管理上對高校學(xué)生檔案數(shù)字化工作嚴(yán)格把關(guān)，順應(yīng)時代要求，擴大學(xué)生檔案的歸檔范圍。特別是豐富高校學(xué)生檔案管理的功能，覆蓋數(shù)字化檔案管理的使用范圍，對于檔案的“收集、鑒定、歸檔”的每一個步驟實行程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理操作。

4.2 調(diào)整工作節(jié)奏，參與必要培訓(xùn)

如今高校學(xué)生檔案管理數(shù)字化工作大大提高了工作的效率、免去了不少不必要的流程。但是在工作的方式和節(jié)奏上會有所改變，這就要求管理人員能夠充分適應(yīng)高校學(xué)生檔案管理的工作時序。比如要按照歸檔的關(guān)鍵時間點及時安排上傳。如考試成績在期末結(jié)束后一周內(nèi)錄入，過期即鎖定，嚴(yán)禁改動。同時校園網(wǎng)也可以作為一個窗口接受大眾的監(jiān)督。同時高校學(xué)生檔案管理工作的推進是一個動態(tài)過程，需要管理人員能夠接受相關(guān)的培訓(xùn)，不斷實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理升級和優(yōu)化工作。

4.3 設(shè)置權(quán)限，保護隱私

數(shù)字檔案系統(tǒng)一大隱患就是隱私問題，因為安全問題隱患造成的數(shù)據(jù)信息泄露的后果是非常嚴(yán)重的，因為檔案數(shù)字化管理的有點在于區(qū)域范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)共享，其缺點也是如果不注意權(quán)限的加密或是設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻、數(shù)據(jù)加密傳輸?shù)却胧?，容易造成個人數(shù)據(jù)的泄露（比如學(xué)生的身份證號碼、家庭住址、生理缺陷）。所以設(shè)置權(quán)限，保護學(xué)生和學(xué)校的隱私變得尤為必要。

4.4 拓展功能，完善服務(wù)

上述提到了高校數(shù)字化檔案管理是一個持續(xù)發(fā)展的動態(tài)過程，需要在功能、管理和服務(wù)商不斷加以完善，比如目前許多高校都在改善遠程拓展功能，方便對畢業(yè)生的檔案狀態(tài)，如檔案的去向、轉(zhuǎn)出和接收時間等，應(yīng)能通過學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進行遠程在線查詢。數(shù)字化檔案管理對于高效學(xué)生檔案管理而言，無疑是一次深遠的變革。

5 總結(jié)

綜上所述，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)革命對于高校學(xué)生檔案工作的升級和更新無異于是以此絕佳的契機，給檔案工作帶來了深遠、革命性的變化，高校學(xué)生檔案數(shù)字化毫無疑問是檔案工作發(fā)展的重點方向，對于我們這些從事高校學(xué)生檔案工作管理的人員而言，是機遇也是挑戰(zhàn)。一方面需要充分認(rèn)識到檔案數(shù)字化工作的重要性，實現(xiàn)檔案管理理念的改變，積極適應(yīng)數(shù)字化信息技術(shù)在高校學(xué)生檔案管理工作的應(yīng)用，不斷提高檔案管理水平，我國檔案管理事業(yè)才會與時俱進，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡介

王秀芳（1974-），女，浙江省紹興市，漢，館員，本科，研究方向：檔案管理方面，高校學(xué)生檔案管理研究。