古麗努爾·托合塔爾

摘 要：本文立足于檔案管理工作的現(xiàn)狀，重在指出其中的不足之處，主要包括管理方法、思想意識、硬件設(shè)施三個方面，進而據(jù)此就如何做好檔案管理工作提出建議，如完善檔案管理工作制度、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、引進現(xiàn)代化信息技術(shù)等。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；問題；措施

檔案管理作為基礎(chǔ)管理工作當中的重要組成部分，是真實再現(xiàn)基層工作歷史原貌的重要載體，做好基層檔案管理工作，意義十分重大。但筆者根據(jù)近些年的工作實踐以及通過調(diào)查了解，發(fā)現(xiàn)在基層檔案管理工作中，還存在很多問題。這些問題的存在，不僅嚴重影響了基層檔案的工作質(zhì)量，而且關(guān)系到了檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。因此，筆者提出改進基層檔案管理工作的舉措，旨在促進基層檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

縱觀現(xiàn)階段我國的檔案管理工作情況，其不足之處主要在于管理方法陳舊、思想意識薄弱、硬件設(shè)施落后三個方面，具體如下：

1.1 管理方法陳舊

在新形勢之下，檔案的涵蓋范圍持續(xù)擴大，其形式與內(nèi)容更漸趨多樣化，對檔案管理工作提出了更高的要求。但是，現(xiàn)階段我國部分基層單位依舊沿用傳統(tǒng)的管理方法，無法跟上信息化時代發(fā)展的客觀需求，缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，無法實現(xiàn)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機手段進行檔案管理服務(wù)的實際要求，基本上還是以手工操作為主，例如人工編目、手工檢索等。上述這種陳舊的管理方法，在新形勢之下，其局限性更為突出，與時代發(fā)展的客觀需求相悖，手工操作的工作效率太低，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失或損壞等問題。

1.2 思想意識薄弱

無論是領(lǐng)導(dǎo)干部還是工作人員，其對檔案管理工作的認識均存在明顯的誤區(qū)，未能從根本上認識到檔案管理工作的重要性。在其認為，檔案管理工作僅是簡單的事務(wù)性工作，針對歷史性的文件資料進行整理與保管并無太大的實際意義，僅需要應(yīng)付查檔與外調(diào)即可。此外，大部分的檔案管理工作人員缺乏專業(yè)而系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)指導(dǎo)，在檔案材料收集、分類、整理、歸檔等具體的工作當中存在明顯的缺陷，未能展示良好的職業(yè)道德與高度的工作責任感，缺乏系統(tǒng)而成熟的檔案管理工作理論體系的指導(dǎo)，實踐技能的提升顯得舉步維艱。

1.3 硬件設(shè)施落后

檔案管理工作對物質(zhì)基礎(chǔ)的要求比較高，主要包括庫房設(shè)施、專項經(jīng)費等方面的內(nèi)容，部分基層單位限于對檔案管理工作的重視程度不夠，在檔案管理工作經(jīng)費方面的投入力度顯然不足，更有甚者，根本就沒有將檔案工作經(jīng)費列入到預(yù)算規(guī)劃的范疇當中。以至于檔案管理工作的硬件設(shè)施非常落后，大部分情況下僅是隨便擺放幾個柜子作為檔案的存放地點，缺乏標準而固定的檔案管理庫房，導(dǎo)致檔案丟失、損壞等現(xiàn)象屢見不鮮。經(jīng)費投入力度不足，硬件設(shè)施落后，檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化與標準化的目標更是無從談起。

2 如何做好檔案管理工作

在新形勢之下，想要全面提高檔案管理的工作水平，更好地發(fā)揮檔案資源的作用，關(guān)鍵在于完善檔案管理工作制度、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、引進現(xiàn)代化信息技術(shù)等方面，具體如下：

2.1 完善檔案管理工作制度

檔案管理的工作帶有明顯的動態(tài)特性，把控的難度比較大。因此，應(yīng)當對現(xiàn)有的檔案管理工作制度進行深層次的完善與健全，以確保檔案材料的收集、鑒別、分類、移交、歸檔、調(diào)閱、外借等具體的工作內(nèi)容均有章可依，提高檔案管理工作的紀律性與政策性。完善檔案管理工作制度需要做好如下的幾點工作：

（1）針對現(xiàn)有的檔案材料收集的運作程序進行進一步的規(guī)范與完善，重點在于明確普通收集與定向收集、突擊性收集與長期性收集之間的異同之處。全面調(diào)動檔案管理工作人員的積極性與主動性，確保檔案資料的真實性與完整性。

（2）從各個方面著手拓展檔案文件資料的渠道來源，以期更好地滿足檔案資料收集的完整性與全面性的要求，更好地發(fā)揮出檔案材料的利用價值，即是更加準確地反映出問題與事件的本質(zhì)。

（3）重點考慮檔案文件資料歸檔制度的合理性，對于不符合歸檔要求的檔案文件資料，可通過多方渠道進行核查，重新收集，同時安排專門的管理人員監(jiān)督檔案文件資料的辦理進程，充分體現(xiàn)出檔案管理的時效性。

2.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在新形勢之下，部分檔案管理人員綜合素質(zhì)低下的弊端逐漸突顯，作為新時代的檔案管理工作人員，必須要具備多元化的知識以及較強的專業(yè)知識運用能力，以期更好地適應(yīng)實際工作的需求。整體而言，檔案管理工作的績效水準與檔案管理工作的綜合素質(zhì)有著必然的聯(lián)系，建立一支高水準的檔案管理專業(yè)隊伍是當務(wù)之急。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要從如下幾個方面著手：

（1）定期開展專業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)活動，要求檔案管理人員積極踴躍參與，以豐富其知識結(jié)構(gòu)體系，指導(dǎo)其如何將現(xiàn)代科學(xué)成果運用到檔案管理工程當中，提高檔案管理工作的水平。

（2）創(chuàng)辦計算機培訓(xùn)提高課程，二十一世紀是信息化時代，利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行檔案管理是時代發(fā)展的必然要求。鑒于此，部分檔案管理工作人員對如何操作計算機軟件進行檔案管理尚不十分時熟，創(chuàng)辦計算機培訓(xùn)提高課程向其灌輸計算機技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化技術(shù)，進而提高檔案管理工作的效率。

2.3 引進現(xiàn)代化信息技術(shù)

傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上是以手工操作為主，檔案管理的形式也多為紙質(zhì)資料，不僅管理的工作效率低，并且容易損壞或是丟失檔案資料。在新形勢之下，傳統(tǒng)的檔案管理的手段與形式已經(jīng)瀕臨淘汰了，重點在于引進現(xiàn)代化的信息技術(shù)以期更好地完成檔案管理工作。引進現(xiàn)代化信息技術(shù)關(guān)鍵在于落實如下的幾點工作：

（1）建立完善的內(nèi)部檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，將現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案資料全部錄入到電腦磁盤當中，實現(xiàn)永久性保管，避免遭受潮濕、蟲蛀等的損壞。同時方便檔案資料的調(diào)閱與外借，實現(xiàn)檔案資料在允許的范圍之內(nèi)實現(xiàn)共享，避免在調(diào)閱與外借出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象。

（2）提高所創(chuàng)建的檔案管理信息數(shù)據(jù)庫的安全性。安全性問題是利用計算機管理檔案資料需要高度重視的問題，避免因系統(tǒng)的漏洞而給了黑客與病毒可乘之機，侵入到檔案管理信息數(shù)據(jù)庫當中，竊取重要的檔案資料，釀成泄密的嚴重后果。鑒于此，需要安裝與系統(tǒng)高度兼容的殺毒軟件，同時安排專業(yè)人士定期對系統(tǒng)進行檢修與維護，保證檔案管理信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性。

3 結(jié)語

總而言之，鑒于現(xiàn)階段檔案管理工作所存在的種種不足，需要采取具有針對性的措施，提高檔案管理工作的效率與水準，以期更好地適應(yīng)新形勢之下的客觀要求。

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