張威

隨著人事制度改革工作的不斷深入，人才流動日益頻繁，人事檔案的變化率和利用率迅速提高，對人事檔案的管理工作也提出了更高的要求。在人事檔案的收集、整理、歸檔及接轉(zhuǎn)等各個環(huán)節(jié)上都出現(xiàn)了以往不曾出現(xiàn)的新問題，需要我們管理人事檔案管理人員進(jìn)行妥善處理和解決。

1 突出完整性，嚴(yán)把材料收集關(guān)

收集人事檔案文件材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化以及干部制度的改革，考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的文件材料不斷增多，給人事檔案文件材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與員工個人有關(guān)的各種文件材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的文件材料要及時進(jìn)行處理，對手續(xù)不全的文件材料要退回形成部門進(jìn)行補辦，確保文件材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。干部人事檔案管理部門要經(jīng)常了解和掌握形成干部人事檔案材料的信息，定時定期地向形成材料的部門收集應(yīng)歸檔的材料。遵循真實、完整、及時、規(guī)范的原則，定期對干部人事檔案進(jìn)行全面的整理，對查出缺少的材料逐一進(jìn)行登記、造冊和催討。對能補充的材料如獎懲材料和學(xué)歷學(xué)位材料，通過與個人催討的方法找到證書原件，留取復(fù)印件，注明復(fù)制時間并加蓋組織科公章存檔。

2 突出準(zhǔn)確性，嚴(yán)把鑒別審核關(guān)

將干部任前檔案審核作為干部選拔任用工作的必經(jīng)程序，對干部的“三齡一歷”、獎懲等情況進(jìn)行認(rèn)真審核，充分發(fā)揮檔案在干部工作中的重要作用。對檔案中的原有材料和新補充材料，逐份審查，準(zhǔn)確鑒別。對同名同姓、同音異字、一人多名等材料，采取查看籍貫、對照“三齡一歷”、核對工作簡歷等方法進(jìn)行甄別；在審核過程中，對檔案中的一些關(guān)聯(lián)材料和關(guān)聯(lián)信息相互進(jìn)行印證。對于學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、職稱材料、考察材料和任免材料的審核，根據(jù)干部本人最新任免材料和履歷材料所記載的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、任職經(jīng)歷，反向倒查之前的各項材料是否齊全，相互認(rèn)證。

3 突出嚴(yán)肅性，嚴(yán)把整理質(zhì)量關(guān)

自2010年10月1日起，干部人事檔案材料的載體一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型公文用紙，停止使用16開紙型，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行及時更換。檔案原始材料進(jìn)行逐頁檢查，對紙張出現(xiàn)破損、斷裂、發(fā)脆過薄的單頁材料進(jìn)行托裱，對編目、裝訂錯誤的材料進(jìn)行調(diào)整，使整理過的檔案做到“四無兩齊”，即：無損壞、無卷角、無折皺、無殘留金屬物和左、下兩面對齊。

4 突出規(guī)范性，嚴(yán)把制度健全關(guān)

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。一是健全各項制度。對檔案資料從收集、歸檔到移交，以及檔案的日常管理都要制定一套嚴(yán)格的制度，做到室內(nèi)有制度、管理有薄冊、查閱有記載、轉(zhuǎn)遞有回執(zhí)。為了適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的要求，人事檔案管理必須更加制度化、規(guī)范化。對于那些不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革、及時更新。要對檔案文件材料的歸檔內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。在文件材料的收集上要做到及時、完整；在文件材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保文件材料的真實性；在文件材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊；在轉(zhuǎn)遞檔案文件材料中要做到按章辦事，確保檔案文件材料安全可靠；在查閱、傳閱檔案時，要熱情服務(wù)而又不失原則，保證檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地與有關(guān)部門聯(lián)系，及時更新、補充新的檔案文件材料。二是嚴(yán)格工作程序。按照檔案管理的有關(guān)要求，進(jìn)一步嚴(yán)格工作程序，加強檔案管理，提高檔案管理的規(guī)范化水平。在辦理干部調(diào)配、畢業(yè)生接收等方面手續(xù)時，堅持先調(diào)檔審核，再提部務(wù)會議討論；在接收新形成的學(xué)歷、學(xué)位材料時，先驗證學(xué)歷、學(xué)位證書再進(jìn)檔，防止假文憑、假學(xué)歷材料混入干部人事檔案，對檔案管理中出現(xiàn)問題的，實行責(zé)任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。

5 突出時效性，嚴(yán)把信息建設(shè)關(guān)

把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。通過輔助計算機、掃描儀等硬件設(shè)備，將檔案文字信息通過掃描轉(zhuǎn)變成為數(shù)字信息，實現(xiàn)人事檔案文卷與數(shù)據(jù)格式并存的管理模式。同時，可以建立數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)網(wǎng)上認(rèn)識信息的接收、轉(zhuǎn)遞、儲存和資源共享。

6 加快人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程

隨著時代的發(fā)展，檔案文件材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，延誤時間，而且會加大出錯率，因此建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實現(xiàn)個人信息微機檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時更新檔案信息，最大限度地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為單位各項事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

7 提升人事檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)高低，因此作為人事檔案管理人員，需要不斷提高自身的政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，傳統(tǒng)的管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)在的檔案管理工作。因此，檔案管理部門在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時，更要注重對現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的新要求，端正思想，增強意識，轉(zhuǎn)變方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)；在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少失誤和差錯；檔案管理人員要肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，在全社會形成人人關(guān)心檔案的良好氛圍。

（1）人才的引進(jìn)和栽培。電子信息技術(shù)化在檔案管理工作之中的運用和發(fā)展，需要相關(guān)的技術(shù)人才作為技術(shù)支持才可以更好地發(fā)展。這就需要單位引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)人才，并且以引進(jìn)帶動培養(yǎng)，以點帶面，以少帶多，從而發(fā)展自己單位的技術(shù)人才，只有以人才為支柱，才能夠更好地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。那么這就需要我們對外公開招聘相關(guān)的人才，比如網(wǎng)絡(luò)建設(shè)人才和數(shù)據(jù)庫建設(shè)及維護(hù)人才等等，并且要把相關(guān)人才在檔案管理工作中分配開來，以其技術(shù)性的建設(shè)工作來培養(yǎng)其他工作人員，從而帶動發(fā)展更多的技術(shù)人才，形成良性的人才發(fā)展模式，更好地促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，提高其工作效率。

（2）培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任素養(yǎng)。檔案作為單位信息的保存方式之一，其保密性要得到充分的保證，并且檔案的調(diào)用要保證沒有錯誤，不然造成的損失將是巨大的，假設(shè)單位的檔案出現(xiàn)了泄漏，或者是檔案調(diào)用出現(xiàn)錯誤，輕者給單位造成經(jīng)濟(jì)損失，重者將危及單位的生存。從此看來，培養(yǎng)檔案管理工作人員的責(zé)任素養(yǎng)是不容忽視的問題，只有檔案管理的工作人員不出現(xiàn)或盡量少出現(xiàn)個人失誤，并且做好檔案管理的保密工作，才能使檔案管理工作更好地為單位服務(wù)。在此，我們可以把檔案管理人員的責(zé)任落實到每個工作人員的身上，加強其責(zé)任素養(yǎng)，這樣可以更好地保證檔案的保密性，也可以進(jìn)一步減少檔案調(diào)用的失誤問題，從而提高檔案管理的工作效率。

（3）提高檔案管理人員的技術(shù)和專業(yè)水平。檔案管理的工作人員，作為檔案管理工作的核心，其更應(yīng)該重視其工作的專業(yè)水平，并且向一專多能的復(fù)合型人才發(fā)展，在做好本職工作的前提下，盡可能地發(fā)展與工作相關(guān)的技術(shù)的素質(zhì)培養(yǎng)，比如開展對多媒體技術(shù)的運用與學(xué)習(xí)，以及對電子信息技術(shù)設(shè)備的實踐，這就需要單位相關(guān)的支持，更需要檔案管理工作人員自身對“多能”的渴求，只有檔案管理工作人員的技術(shù)水平上去了，才能夠提高管理檔案工作的效率。