在現(xiàn)代化企業(yè)管理工作中，檔案管理承擔(dān)著非常重要的一個(gè)部分。檔案管理工作以全面、真實(shí)地歷史記錄，反映企業(yè)的整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，對(duì)一個(gè)企業(yè)各模塊工作的正常運(yùn)行都有非常重要的影響，所以企業(yè)要加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理。尤其是大型企業(yè)的檔案工作，關(guān)系到企業(yè)各部門運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的歷史記錄與信息支撐是否能被有效的保留下來。做好檔案管理工作，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理，是發(fā)揮檔案部門重要作用的基礎(chǔ)。加強(qiáng)大型企業(yè)檔案管理工作，一方面為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營(yíng)決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成果，查考?xì)v史記錄，熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、研究案件、解決糾紛、處理問題。所以，加強(qiáng)大型企業(yè)的檔案管理工作，不斷地更新檔案管理理念，奠定企業(yè)檔案工作持續(xù)健康發(fā)展、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，對(duì)提升企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

1 著手構(gòu)建企業(yè)檔案管理架構(gòu)

大型企業(yè)檔案的管理架構(gòu)最好是由上至下層逐層構(gòu)建金字塔型?；诖笮推髽I(yè)的基本組織架構(gòu)，建議首先應(yīng)將企業(yè)的總經(jīng)理或副總經(jīng)理確定為企業(yè)檔案管理的主要領(lǐng)導(dǎo)，由檔案業(yè)務(wù)所屬部門部長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)具體負(fù)責(zé)的工作人員與專職檔案管理人員。然后，在專職檔案管理人員之下構(gòu)建一支檔案管理隊(duì)伍，該檔案管理隊(duì)伍應(yīng)由各部門委派專人任職，成為企業(yè)各部門內(nèi)的檔案管理員。由于檔案管理工作對(duì)企業(yè)的成長(zhǎng)發(fā)展起著支柱的作用，有效的開展檔案工作更是企業(yè)檔案部門的難以控制的部分，所以從構(gòu)建完善的檔案管理架構(gòu)開始，一定要發(fā)揮各部門對(duì)檔案歸檔工作的積極推動(dòng)作用，讓企業(yè)各部門將檔案工作作為每個(gè)年度的業(yè)務(wù)工作中的一部分，對(duì)最后開展檔案年度歸檔工作有積極的意義。檔案主管部門在整個(gè)年度檔案工作中還需要階段性檢查各部門的檔案立卷情況，控制檔案質(zhì)量的源頭。

2 積極宣傳檔案工作，鞏固檔案地位

當(dāng)企業(yè)各部門作為檔案管理架構(gòu)的一部分有效被調(diào)動(dòng)起來之后，檔案部門便能夠全面鋪開檔案工作，使檔案由點(diǎn)及面的匯總到企業(yè)的檔案主管部門。這樣，檔案管理架構(gòu)才能有效推動(dòng)檔案歸檔工作的完成。

調(diào)動(dòng)檔案管理架構(gòu)的作用，最重要的就是要發(fā)揮企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)推動(dòng)檔案工作的重大影響力。在檔案工作中，領(lǐng)導(dǎo)的重視與否決定了檔案工作的質(zhì)量高低。領(lǐng)導(dǎo)不僅僅指檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)，更涵蓋了企業(yè)各個(gè)部門及經(jīng)營(yíng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)。一個(gè)企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案重視了，整個(gè)企業(yè)的檔案工作都能得到有效的推動(dòng)。首先，這就要求我們的檔案部門必須重視自己的檔案工作，不把自己當(dāng)無名英雄藏在幕后，而是要積極的宣傳檔案的重要性，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分意識(shí)到如果檔案工作沒有做好，對(duì)企業(yè)的影響將是多么巨大的。當(dāng)然，讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到了檔案的重要性還是不夠的，更需要讓領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到的是檔案部門僅僅是指導(dǎo)、保管檔案的場(chǎng)所，而每個(gè)員工才是產(chǎn)生檔案的根源，只有從根源上掌控了檔案的質(zhì)量，才能保障企業(yè)檔案部門的檔案是有效的。建立企業(yè)的檔案管理架構(gòu)就是為了由點(diǎn)及面的連結(jié)大型企業(yè)的各個(gè)部門，調(diào)動(dòng)各部門的歸檔積極性，歸檔責(zé)任落實(shí)到人。

3 規(guī)范檔案工作制度，明確檔案歸檔范圍

檔案工作制度是企業(yè)各部門開展檔案工作的依據(jù)，是保障企業(yè)在檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、編纂等方面的指導(dǎo)性文件。在制定檔案管理制度時(shí)，一般要求明確好檔案歸檔范圍、明確牽頭部門、明確歸檔時(shí)間、明確組卷要求、明確借閱流程、明確檔案保管的要求。規(guī)范的檔案制度能夠有效的為開展企業(yè)各方面的工作提供指導(dǎo)，所以企業(yè)在建立檔案制度時(shí)必須從每年的預(yù)先立卷抓起，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，發(fā)布適宜企業(yè)的歸檔范圍。在建立檔案制度中，除了明確各部門、各層級(jí)管理人員在檔案工作中的責(zé)任之外，與各部門商討適合本企業(yè)的檔案歸檔范圍是非常重要的。目前行之有效的方法是，參考《企業(yè)檔案工作規(guī)范》內(nèi)的歸檔范圍，根據(jù)本企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)對(duì)歸檔范圍進(jìn)行調(diào)整，并通過一段時(shí)間的使用之后，聯(lián)系各部門業(yè)務(wù)主管共同對(duì)歸檔范圍進(jìn)行修正，形成真正適合本企業(yè)的檔案歸檔范圍，而不是粗略的套用涵蓋各行各業(yè)工作內(nèi)容的歸檔范圍。一份明確而細(xì)致的歸檔范圍，不僅能夠幫助各部門員工盡快了解部門、公司的業(yè)務(wù)工作，也能使檔案部門有目的的去收集檔案文件，無論檔案管理員如何更替，企業(yè)的主要經(jīng)營(yíng)過程都能夠被完整的保存下來。當(dāng)然，檔案歸檔范圍不是固定不變的，檔案部門在指定本企業(yè)的檔案歸檔范圍時(shí)，需要每幾年就根據(jù)企業(yè)運(yùn)營(yíng)計(jì)劃的調(diào)整進(jìn)行增加。需要注意的是，在調(diào)整的過程中，只能進(jìn)行增加，不能進(jìn)行刪除，盡量避免歸檔范圍的重疊。

4 開展有針對(duì)性的檔案的培訓(xùn)工作

許多企業(yè)都會(huì)有形形色色的員工培訓(xùn)，包括入職培訓(xùn)、崗位培訓(xùn)、輪崗培訓(xùn)、安全培訓(xùn)。檔案工作是一項(xiàng)專門性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。作為一名檔案人員，必須精通本專業(yè)的理論和技術(shù)。而檔案培訓(xùn)則是培養(yǎng)造就檔案干部隊(duì)伍的重要因素，檔案教育培訓(xùn)工作目標(biāo)和任務(wù)是否明確、措施是否有力，直接影響檔案人員業(yè)務(wù)能力的發(fā)揮。所以制定合理的檔案人員教育培訓(xùn)計(jì)劃，有針對(duì)性、時(shí)效性地組織檔案人員開展教育培訓(xùn)，是提高檔案人員業(yè)務(wù)水平的關(guān)鍵。檔案教育培訓(xùn)應(yīng)根據(jù)檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案人員知識(shí)更新的要求，根據(jù)有關(guān)系統(tǒng)、行業(yè)主管部門對(duì)檔案工作的需求，圍繞檔案人員最想解決的問題、最需要的有關(guān)方面專門培訓(xùn)等實(shí)際困難，不斷探索教育培訓(xùn)的新思路、新模式，達(dá)成從實(shí)際出發(fā)，貫徹學(xué)用一致的目標(biāo)。

針對(duì)檔案人員兼職多，中青年人員比例高的情況，檔案部門開展的檔案培訓(xùn)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)的培訓(xùn)，不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理提出的新要求，推動(dòng)檔案教育和檔案事業(yè)的發(fā)展。針對(duì)某些部門小范圍培訓(xùn)需求，需要增強(qiáng)檔案培訓(xùn)的針對(duì)性、可操作性。可以針對(duì)該部門歷年歸檔情況中的問題，結(jié)合該部門新工作業(yè)務(wù)的開展需要的提出檔案工作的要求與收集整理要點(diǎn)。針對(duì)兼職檔案管理人員專業(yè)程度低和人員變化快的特點(diǎn)，在檔案培訓(xùn)上應(yīng)增加實(shí)際操作，采取案例式教學(xué)，使新上任的非檔案專業(yè)的檔案兼職管理人員盡快掌握檔案工作方法，提高業(yè)務(wù)能力。

5 加強(qiáng)檔案電子系統(tǒng)的建立

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理數(shù)字化越來越明顯的表現(xiàn)出優(yōu)越性，企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化的意義，更多的考慮如何加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)在企業(yè)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)上構(gòu)建企業(yè)檔案部門電子文件的接收系統(tǒng)，電子文件發(fā)展的速度隨著信息化的發(fā)展不斷的在加速，檔案工作也要與時(shí)俱進(jìn)，企業(yè)檔案更需要加強(qiáng)檔案電子系統(tǒng)的建立。電子檔案與紙質(zhì)檔案一同保存有諸多優(yōu)點(diǎn)。一是減少了紙質(zhì)檔案的破損率，保護(hù)檔案原件的完整性；二是增加了檔案查閱的效率，減少人力、物力的浪費(fèi)；三是增加了復(fù)制質(zhì)量的可靠性。電子檔案的重要性顯而易見，但是由于各企業(yè)之間存在差異，電子檔案的發(fā)展很不均衡，有條件的企業(yè)還是應(yīng)該盡早加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的建立。

6 結(jié)語

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展及社會(huì)進(jìn)步的新形勢(shì)下，檔案是國家、社會(huì)、企事業(yè)單位的快速發(fā)展的必要依據(jù)，對(duì)其管理的規(guī)范化，可以有效的確保企事業(yè)單位工作效率和工作質(zhì)量的提升，有利于更好的維護(hù)歷史和部門工作的真實(shí)面貌。企業(yè)檔案管理規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)，可以有效的推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展，有利于企業(yè)各部門業(yè)務(wù)的提升，檔案可以為企業(yè)的快速發(fā)展提供信息支持，是企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中提升其核心競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在。同時(shí)通過檔案信息資料的規(guī)范化管理，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者可以更好的對(duì)企業(yè)的發(fā)展實(shí)際情況及運(yùn)營(yíng)狀況進(jìn)行有效的掌握，從而制定出科學(xué)的經(jīng)營(yíng)策略，確保企業(yè)更快、更好的發(fā)展，使企業(yè)取得良好的經(jīng)營(yíng)成果，為其可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

王霞鳳（1988-），女，漢，上海市人，本科，研究方向：企業(yè)檔案管理。