□ 文/唐小江

采購管理：細(xì)節(jié)中“摳”效益

□ 文/唐小江

隨著大數(shù)據(jù)、電子商務(wù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等新業(yè)態(tài)和新技術(shù)的應(yīng)用，“大眾創(chuàng)業(yè)，萬眾創(chuàng)新”的浪潮正在襲來，統(tǒng)一企業(yè)認(rèn)識的“大采購觀”概念，規(guī)范采購作業(yè)體系，將對供應(yīng)鏈管理中的各類企業(yè)的發(fā)展有著重要的實踐意義。就管道建設(shè)運營而言，從2008年到2016年，中國石油管道平均年采購額都在百億元以上，如對采購發(fā)展趨勢進(jìn)行深入研究，更加深入地探求采購領(lǐng)域潛在的改進(jìn)機會，充分調(diào)動供應(yīng)鏈和物流領(lǐng)域的資源，就能夠為激烈競爭中的現(xiàn)代企業(yè)開辟降本增效的長效渠道。

用數(shù)據(jù)規(guī)范采購

通常意義上講，企業(yè)的日常事務(wù)，應(yīng)根據(jù)某種已達(dá)成共識的、利于操作的程序來執(zhí)行，把這些程序清楚地寫下來，就成為“標(biāo)準(zhǔn)”，并不斷地維持和改進(jìn)，以提高至更高的水準(zhǔn)。要提高采購“效益”能力，就必須有先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)和正確的采購績效評價體系。

（一）規(guī)范采購作業(yè)

采購標(biāo)準(zhǔn)就是規(guī)范采購過程，達(dá)到質(zhì)量（Quality）100%合格、成本（Cost）100%合理、交期（Delivery）100%合適的目的，包括前期調(diào)研選型→詢價→報價→對比、談判→確定供貨商→接送貨→驗收→付款→后期維修服務(wù)中的所有可程序化的活動事務(wù)；管理就是不斷地處理標(biāo)準(zhǔn)以外的特例，并將其共識為新的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使得有效率和特長的人員都加入到標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行行列。

標(biāo)準(zhǔn)的維持和改進(jìn)

每當(dāng)現(xiàn)場有事情發(fā)生，例如，顧客不簽驗收報告或要求退貨，管理階層應(yīng)當(dāng)找出問題的根源，及時補救，改變工作的程序以解決問題，并推行標(biāo)準(zhǔn)化—執(zhí)行—反饋—采取行動的循環(huán)體系。一旦有了標(biāo)準(zhǔn)，并且被遵照執(zhí)行，假使發(fā)現(xiàn)了偏差，知道哪兒出了錯，便可以接著檢查標(biāo)準(zhǔn)，以及將偏離標(biāo)準(zhǔn)的偏差糾正過來，或者修改標(biāo)準(zhǔn)，形成永無止境的循環(huán)體系。

及時消除虛耗

人力和設(shè)備資源在一小時內(nèi)做了有多少有附加價值的工作（即把價值加入到產(chǎn)品或服務(wù)包括文件或其他信息里）？我們要常常檢查虛耗的存在：

（1）供應(yīng)商的浪費。在收到某項供應(yīng)物資的采購任務(wù)時，向所有供應(yīng)商發(fā)詢價單，比如13家，結(jié)果參與的不到6家，也就是說近1/2的廠家不愿參與，有的沒有該項產(chǎn)品，有的距離較遠(yuǎn)。

（2）信息的浪費。理論上，每個工作人員都應(yīng)有一份產(chǎn)品信息的資料，但這樣容易造成信息的累贅和不協(xié)調(diào)，加上平時工作的緣故，這個人手上的資料更新了，而其他人的資料還老樣，結(jié)果造成陷入不停交換信息的怪圈。

（3）等待的虛耗。設(shè)備（電腦、打印機）故障，網(wǎng)絡(luò)中斷，傳真機發(fā)傳真，機器正在處理信息等，這時工作人員只能無所事事地等待。

數(shù)據(jù)是最能直觀反映事實的工具，最有說服力的，是做出決定的最有力的基礎(chǔ)。能反映采購信息的數(shù)據(jù)有：供應(yīng)物資的品種、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)、交貨期、價格、報價有效期、降價幅度、質(zhì)保期、售后服務(wù)成本等，反映市場信息的數(shù)據(jù)有：制造廠家、銷售商、市場飽和度、經(jīng)濟(jì)影響、顧客需求等?？梢岳眠@些數(shù)據(jù)來幫助決策。比如某一項采購任務(wù)，供應(yīng)物資（Equipment）品種A的總評價規(guī)則Rule（A）由技術(shù)部分的指標(biāo)A（tech）+出廠價格A（pri）+運輸價格A（trans）+合同條款A(yù)（Con）+交貨期、有效期的影響A（eff）+市場變化的影響A（mark）+售后服務(wù)成本A（afs）表示，品種B的總評價規(guī)則Rule（B）由B（tech）+B（pri）+B（trans）+B（Con）+B（eff）+ B（mark）+ B（afs），當(dāng)Rule（A）>Rule（B），選擇A；當(dāng)Rule（A）

正確評價采購績效

1. 供應(yīng)鏈增值

把采購納入整個供應(yīng)鏈體系，以供應(yīng)物資的總成本控制為原則，而不只是考慮當(dāng)前價格的因素。設(shè)計與管理供應(yīng)鏈初衷就是節(jié)約采購成本，及時獲得采購信息，并在最大程度上實現(xiàn)價值的轉(zhuǎn)移和增值。因此正確應(yīng)用采購管理，才能夠在很大程度上保全供應(yīng)鏈建立所要達(dá)到的目的。如果在整個供應(yīng)鏈中，采購部門（人員）對參與其中的企業(yè)產(chǎn)生的是負(fù)作用，那這個企業(yè)遲早會退出這個供應(yīng)鏈，長此下去，這個供應(yīng)鏈就失去了存在的必要，整個供應(yīng)鏈必然瓦解，供應(yīng)鏈中的企業(yè)會重新組織建立起能夠滿足以上因素的全新的供應(yīng)鏈，采購就是這個供應(yīng)鏈中的催化劑。只有整個環(huán)節(jié)的無間隙配合，才能使得采購部門（人員）在采購中每省下1元，相對于銷售或資產(chǎn)有時創(chuàng)造上百元的利潤。因此在采購效果評價中，應(yīng)設(shè)置“是否有利于建立長期合作或戰(zhàn)略伙伴關(guān)系”、“是否低于市場最低成本”等指標(biāo)。

2. 采購價格控制

同時，在近年采購費用占公司運營支出比例逐漸增加的前提下，仍不能忽視設(shè)備或材料購置價格的控制，是采購人員提供企業(yè)附加值最直接的方式。設(shè)備材料購置價格包括采購成本（材料（設(shè)備）出廠價格、差旅費、資源占用費）、運送成本（裝卸費、包裝費、保險費、運輸費及運輸過程中涉及到的各項費用）、倉儲成本、管理成本（直接間接勞動力費用及與采購和使用過程中涉及到的各項費用）的總和。材料（設(shè)備）出廠價格一般占到購置費的85%以上，必須對材料（設(shè)備）價格進(jìn)行的價格與成本分析，如果采購部門（人員）不了解所買物品的成本結(jié)構(gòu)，就不能算是了解所買的物品是否為公平合理的價格，同時也會失去許多降低采購價格的機會，因為隨著采購金額的擴(kuò)大，采購價格占總成本的比重也在擴(kuò)大。其次，將貨物運到目的地并最終交付使用的運送、倉儲及可能發(fā)生的臨時人工費用也須進(jìn)行最優(yōu)化控制，如運送路線的選擇，存儲是否超期，包裝有無特殊要求，是否保險，裝卸車勞動力參考什么標(biāo)準(zhǔn)，采用何種運輸工具，是否需要多式聯(lián)運等。再次，就是在后期使用過程中可能發(fā)生的各種費用，如安裝調(diào)試費、售后服務(wù)、維修、索賠等。

作者單位： 中油管道物資裝備有限總公司