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        淺析商務秘書職業(yè)化發(fā)展問題及對策

        2017-05-11 15:25:10王冠文
        中文信息 2017年1期
        關(guān)鍵詞:發(fā)展問題優(yōu)化對策職業(yè)化

        王冠文

        摘 要: 商務秘書即協(xié)助企業(yè)上司完成各種商業(yè)性事務的專職秘書,例如聯(lián)系客戶、起草方案、收發(fā)函電、商務洽談、談判以及決策等等業(yè)務。因此,企業(yè)商務秘書職業(yè)化發(fā)展是很有必要的,它也是新時期我國社會經(jīng)濟改革的新要求。本文希望簡要探討一下目前企業(yè)商務秘書職業(yè)化的基本內(nèi)涵與基礎(chǔ),在此之上來探討商務秘書職業(yè)化發(fā)展過程中所存在的問題,并提出其未來發(fā)展的優(yōu)化良策。

        關(guān)鍵詞:商務秘書 職業(yè)化 基礎(chǔ) 發(fā)展問題 優(yōu)化對策

        中圖分類號:G71 文獻標識碼:A 文章編號:1003-9082(2017)01-0243-01

        現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展迅速,對于商務秘書的要求也越來越趨于多元化,他們不僅僅輔助經(jīng)營者從事各種日常公務,也要協(xié)助管理調(diào)節(jié)企業(yè)內(nèi)部關(guān)系。如今,商業(yè)秘書已經(jīng)開始走職業(yè)化發(fā)展道路,它強調(diào)其職業(yè)能力的綜合性發(fā)展,因為這會直接影響到企業(yè)的形象與企業(yè)在市場中的競爭地位。

        一、商務秘書職業(yè)化的基礎(chǔ)與能力結(jié)構(gòu)

        1.商務秘書職業(yè)化的基礎(chǔ)

        商務秘書群體服務于企業(yè),因此他們的職業(yè)化基礎(chǔ)必須強調(diào)職能角色的清晰化與服務對象的多元化。追根溯源,商務秘書群體的職業(yè)化發(fā)展也是因為目前市場經(jīng)濟體制不斷完善發(fā)展趨勢所造成,社會市場企業(yè)對秘書專業(yè)人才的需求量越來越大,他們的職業(yè)角色職能也在不斷清晰化。從法律法規(guī)上講,行業(yè)中所推行的國際職場通行規(guī)則也讓秘書人才轉(zhuǎn)化為社會發(fā)展的重要職業(yè)階層,尤其是商務秘書之于企業(yè)擁有了其相關(guān)的權(quán)利與相應職能承擔義務,且完全依法享有一切待遇。

        商務秘書服務對象趨于多元化,這主要是因為在市場經(jīng)濟背景下多種經(jīng)濟成分并存體制的有效確立,它帶動了民營經(jīng)濟、外資經(jīng)濟乃至個體經(jīng)濟的異軍突起。其經(jīng)濟成分也由傳統(tǒng)的單一公有制逐漸轉(zhuǎn)化為多經(jīng)濟類型并存綜合模式,這也是推動企業(yè)商務秘書朝職業(yè)多元化發(fā)展的根本動力,像企業(yè)商務秘書就還包含了涉外商務秘書、股份商務秘書等等類型,他們都基于企業(yè)商務來不斷拓展自身職能,這說明社會對企業(yè)商業(yè)發(fā)展提出了更高的要求,而企業(yè)對秘書能力需求也越來越多??偠灾髽I(yè)應該迎合市場經(jīng)濟環(huán)境,將商務秘書職業(yè)化視為是自身企業(yè)發(fā)展壯大的一大基礎(chǔ),在秘書服務對象、服務內(nèi)容、服務方式方面多求新求變,確保商務秘書從“通才型”到“通才+專才復合型”的職業(yè)化轉(zhuǎn)變。

        2.商務秘書職業(yè)化發(fā)展的能力結(jié)構(gòu)要求

        商務秘書職業(yè)化就是對秘書企業(yè)商務及業(yè)務處理能力的全面升級,除常規(guī)的智力素質(zhì)、心理素質(zhì)、專業(yè)口語及書面表達能力、組織管理能力、溝通協(xié)調(diào)能力、信息處理能力外,現(xiàn)代企業(yè)還要求商務秘書擁有較強的業(yè)務調(diào)研創(chuàng)新能力和繼續(xù)學習能力。首先說調(diào)研創(chuàng)新能力,這是在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的現(xiàn)有環(huán)境下對新一代商務秘書人才所提出的職業(yè)化發(fā)展要求。它要求秘書人員必須以“企業(yè)—市場”為基本軸心,能夠有能力自覺展開調(diào)研活動,可以為企業(yè)找準市場契合點,同時有能力提出經(jīng)營管理方案,實現(xiàn)對企業(yè)領(lǐng)導管理者正確決策的有效輔助。另一方面,商務秘書要擁有一定的創(chuàng)新意識能力,這說明現(xiàn)代企業(yè)對商務秘書的職業(yè)要求有所提高,并非是傳統(tǒng)遵規(guī)蹈矩、惟命是從、只能做簡單工作的輔助人員,在與客戶協(xié)商談判、簽訂協(xié)議、組織企業(yè)管理、提出決策方面都需要商務秘書擁有一定的參與能力,并能夠提出有效建議。

        再次說繼續(xù)學習能力,繼續(xù)學習能力能為商務秘書提供不斷的創(chuàng)新動力源泉,這也為企業(yè)不斷獲得創(chuàng)新發(fā)展思路奠定了基礎(chǔ)和市場競爭優(yōu)勢。商務秘書行業(yè)就是一個在不斷學習的行業(yè),所以他必須和企業(yè)發(fā)展一樣擁有繼續(xù)學習能力,不斷獲取新知識、新信息,了解更多經(jīng)營規(guī)范,甚至懂得如何實施成本效益核算這種專業(yè)的財會問題。這也再一次證明了現(xiàn)代商務秘書職業(yè)化對于秘書人才要求的不斷提升[1]。

        二、商務秘書職業(yè)化發(fā)展問題簡析

        1.商務秘書非職業(yè)化現(xiàn)象嚴重

        按照我國《秘書職業(yè)資格鑒定試點工作方案》與《招用技術(shù)工種從業(yè)人員規(guī)定》,企業(yè)應該配合政府積極推行商務秘書職業(yè)化發(fā)展力度,鑒定和研究其相關(guān)性問題。但實際上,目前社會上許多企業(yè)在商務秘書職業(yè)化這方面表現(xiàn)非常糟糕,甚至許多企業(yè)存在著嚴重的商務秘書非職業(yè)化現(xiàn)象,即秘書工作從業(yè)人員從來沒有接受過任何商務方面的專業(yè)教育,這導致我國企業(yè)秘書隊伍工作質(zhì)量總體偏低,也減緩了商務秘書的職業(yè)化發(fā)展進程。

        用數(shù)據(jù)來說,我國企業(yè)要求商務秘書具有較高的學歷層次,且秘書專業(yè)特征要求明顯,要擁有較強綜合能力。但實際上按照專業(yè)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示,目前我國企業(yè)中有33.4%的商務秘書出身于經(jīng)濟及企業(yè)管理相關(guān)專業(yè),有34.99%出身于其他專業(yè),而只有11.22%出身于中文及文秘專業(yè)。在學歷方面,高職及大專學歷占到了61.29%,本科文憑僅占到20.42%,研究生則更是只有3.19%,總體表現(xiàn)為學歷及專業(yè)程度偏低的明顯特點,缺乏對行業(yè)學科的深入了解,專業(yè)知識面相對較窄,在適應企業(yè)專業(yè)商務秘書工作方面需要較長的培訓鍛煉時間,為企業(yè)培養(yǎng)人才增加了成本。

        2.商務秘書職業(yè)化生涯規(guī)劃制度不完善

        現(xiàn)如今,職業(yè)培訓是快速提升企業(yè)商務秘書職業(yè)化的最佳途徑,但目前大部分企業(yè)都未能形成較為系統(tǒng)化的商務秘書培訓體系,而且其培訓內(nèi)容系統(tǒng)性表現(xiàn)較差,完全不能形成商務秘書的長遠職業(yè)化規(guī)劃。同時,企業(yè)也非常重視秘書人才學歷而輕視實際工作技能,在專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)方面相對匱乏,基本無法實現(xiàn)對秘書綜合素質(zhì)的全面提升,這對商務秘書隊伍職業(yè)化建設(shè)穩(wěn)定性是具有很大影響[2]。

        三、商務秘書職業(yè)化發(fā)展的優(yōu)化對策

        1.對職業(yè)角色認同及職業(yè)形象的有效塑造

        職業(yè)認同強調(diào)人“主體我”的主要成分,它是與人職業(yè)相關(guān)的價值與理想。商務秘書需要職業(yè)認同感,這是其塑造自身職業(yè)形象的根本,也是行業(yè)走向職業(yè)化的關(guān)鍵。在企業(yè)中,商務秘書首先要做到繼續(xù)學習,主要是針對職業(yè)能力的學習和職業(yè)精神的錘煉,希望樹立以職業(yè)化意識為主的行業(yè)基礎(chǔ);其次是企業(yè)要培養(yǎng)商務秘書從業(yè)人員在職業(yè)精神方面的內(nèi)容,要讓他們懂得致力于社會福祉,用自我所掌握的專業(yè)技術(shù)知識來服務于大眾,具有強烈的職業(yè)角色自律意識,這有助于他們職業(yè)氣質(zhì)的提升與共同價值的有效普及,形成良好的職業(yè)道德素養(yǎng);最后就是要培養(yǎng)他們的職業(yè)認同感,要求他們在職業(yè)崗位上能夠做到盡職盡責,擁有自我行為支配能力,進而塑造良好的自身職業(yè)形象,形成整體職業(yè)氣質(zhì)。

        2.引入秘書職業(yè)資格鑒定內(nèi)容

        引入秘書職業(yè)資格鑒定制度就是為了發(fā)展和完善現(xiàn)代商務秘書專業(yè)人才,特別是對他們能力結(jié)構(gòu)與知識結(jié)構(gòu)的雙重導向,要將秘書職業(yè)資格證書引入到教育中、企業(yè)中,幫助他們結(jié)合現(xiàn)有知識和技能來形成完整的能力體系,打破傳統(tǒng)企業(yè)對于資格教育及培養(yǎng)的界限,進而實現(xiàn)對他們職業(yè)精神與人格修養(yǎng)的有效提升。再者,也要引入職業(yè)資格鑒定考試,通過鑒定考核來證明他們在企業(yè)中、在社會中的有效競爭力。

        3.明確秘書職業(yè)權(quán)利義務及服務待遇

        在我國,企業(yè)秘書非職業(yè)化現(xiàn)象非常嚴重,這就導致了秘書行業(yè)業(yè)務內(nèi)容的不夠明確,最終使得工作效率明顯偏低。在這種狀況下,社會及企業(yè)應該加強對商務秘書的立法工作,用法律來約束和保障他們的權(quán)利,達到治根治本的效果。秘書立法能夠從一定程度確定秘書的職業(yè)地位及福利待遇,能夠?qū)崿F(xiàn)對秘書聘用、評價及辭退機制的完善,形成指定機構(gòu)行使相應權(quán)利,進而避免根據(jù)企業(yè)按自主喜好來任意調(diào)度商務秘書的違法現(xiàn)象,這也也能間接促進商務秘書行業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展[3]。

        總結(jié)

        商務秘書職業(yè)化在我國的發(fā)展前路依然任重而道遠,誠如文中所言,商務秘書的職業(yè)化培養(yǎng)面臨諸多問題,需要針對問題進行有指向性修正,完善社會及企業(yè)法規(guī),根據(jù)國情特色來開拓職業(yè)化道路,為企業(yè)商務秘書工作開展建立良好環(huán)境。

        參考文獻

        [1]閆枝青.公共秘書職業(yè)化實現(xiàn)的障礙分析及對策研究[D].中國地質(zhì)大學(武漢),2008.32-33.

        [2]李國英.論商務秘書的能力結(jié)構(gòu)[J].科技信息(學術(shù)研究),2006(4):18-19.

        [3]陳若蕾.商務秘書專業(yè)“三階梯遞進”職業(yè)化人才培養(yǎng)模式探索[J].寧波職業(yè)技術(shù)學院學報,2014(4):16-21.

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