華云蘭

摘 要： 財政局電子檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)數(shù)字化管理就是應(yīng)用計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)等高新技術(shù)手段，將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的檔案實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化、加工、儲存和全面管理。通過對信息資源進行全面組織和管理，儲存財政局日常工作中海量信息，提供基于網(wǎng)絡(luò)的電子信息儲存和提取、查詢和檢索，實現(xiàn)和辦公自動化系統(tǒng)的無縫對接。財政局電子檔案數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)數(shù)字化管理是對傳統(tǒng)檔案管理的一項全面創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：財政局 電子檔案數(shù)據(jù)庫 數(shù)字化管理

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）01-0079-01

近些年，衢江區(qū)財政局主動適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展要求，將檔案數(shù)字化建設(shè)作為解決檔案查閱困難的切入點。數(shù)字化檔案應(yīng)用以后，紙質(zhì)檔案的原件被封存保管，避免文件的磨損、污染和丟失，確保檔案的安全。該局在實現(xiàn)檔案數(shù)字化過程中，克服了人員少、任務(wù)量大等困難，規(guī)范高效地開展檔案數(shù)字化工作。并積極向省、市、區(qū)檔案部門專家和主管部門獲取業(yè)務(wù)指導(dǎo)，及時查找存在的問題，認(rèn)真進行改進。

一、如何實現(xiàn)財政局電子檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)字化轉(zhuǎn)化

在財政局檔案材料中，有多有少，有新有舊，有的紙質(zhì)質(zhì)量較好，有的質(zhì)量較差，雖然財政局檔案在制作過程中都是按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進行制作，但是以前很多紙質(zhì)檔案和電子檔案都未使用統(tǒng)一的國家標(biāo)準(zhǔn)，這樣在檔案材料中存在顯著的差異性。如何將這些檔案迅速轉(zhuǎn)化為只數(shù)字化信息儲存起來，又不傷害到原始檔案，這就需要通過掃描或者拍照技術(shù)將紙質(zhì)檔案和電子檔案輸入到掃描儀或者照相機中，同步將其儲存在計算機數(shù)字化數(shù)據(jù)庫中，這是最基礎(chǔ)的數(shù)字轉(zhuǎn)化工作。但是掃描和相機拍攝有一個共同突出的問題就是轉(zhuǎn)化速度較為緩慢，一天只能轉(zhuǎn)化幾份檔案，這對于財政局檔案信息進出量十分大的現(xiàn)狀十分不利，面對大量的新舊檔案，可以分階段逐漸完善財政局?jǐn)?shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。這項工作十分復(fù)雜，且工作量十分巨大，需要財政局分階段進行。首先，對庫存文書檔案30107件、業(yè)務(wù)檔案2278卷、會計檔案6796卷、科技檔案275卷、特種載體檔案224卷，將紙質(zhì)到數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換共掃描文書119008張，業(yè)務(wù)檔案4652張，會計檔案13103張，特種檔案掃描287張；從紙質(zhì)檔案的收集、整理、保管和利用都要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)；其次，對室存永久和長期檔案進行數(shù)字化管理，整理、掃描、圖像處理、存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果管理等；最后，對于新產(chǎn)生的紙質(zhì)檔直接整理歸檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，納入到財政局?jǐn)?shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。此外，充分發(fā)揮財政廳FOA辦公自動化系統(tǒng)的電子查詢功能，財政廳將檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入FOA模塊中，實現(xiàn)廳內(nèi)網(wǎng)、單機等多種途徑相結(jié)合的檔案數(shù)據(jù)查詢方式，推進檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，方便機關(guān)檔案管理和查詢。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，財政局與承建單位簽訂《檔案數(shù)字化項目合同》、保密協(xié)議，嚴(yán)格執(zhí)行保密守則和工作制度、流程，確保了檔案安全。

二、數(shù)字化技術(shù)在財政局電子檔案數(shù)據(jù)庫中的應(yīng)用

在建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫過程中，財政局檔案室需要改變過去傳統(tǒng)檔案管理模式，根據(jù)文書、業(yè)務(wù)、會計、科技、特種、人事檔案等管理使用的需要增加電子照片、特種檔案各種材質(zhì)的獎狀、獎品等內(nèi)容，將檔案里的材料分類掃描成圖片格式，通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)對文書、業(yè)務(wù)、會計、科技、特種、人事檔案的統(tǒng)一管理，為今后工作中查閱檔案、選拔任用干部、職級晉升提供更加簡潔、高效、詳實的信息服務(wù)。財政局電子檔案數(shù)據(jù)庫要想實現(xiàn)數(shù)字化管理，必須建立完善的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，構(gòu)建合理的軟件管理系統(tǒng)，盡量配置容量大，兼容性強，性能好的軟件管理系統(tǒng)，延長數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的使用壽命。聘請專家為財政局開發(fā)實用性強檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)錄入文書、業(yè)務(wù)、會計、科技、特種、人事；如以人為單位，設(shè)置格式化分類管理，按機構(gòu)（科室），職務(wù)任免（職級晉升）、工資、考核、先進、培訓(xùn)等幾個區(qū)域，方便檔案信息的查詢和利用。通過開發(fā)應(yīng)用型數(shù)據(jù)庫軟件，建立多個子數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這些子數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)該對財政局所涉及到的方方面面內(nèi)容進行管理，相應(yīng)的工作人員只需要依據(jù)檔案信息就能將準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)錄入到數(shù)據(jù)庫中。在將來某項具體工作中，管理人員只需要將通用數(shù)據(jù)庫建設(shè)好，就可以從繁重的工作中解脫出來，將更多精力放在定期更新和維護通用數(shù)據(jù)庫上。通用數(shù)據(jù)庫維護包含以下幾個方面，根據(jù)專業(yè)能力和職務(wù)評聘工作將干工作人員的職稱進行更新，根據(jù)干部任免更新相關(guān)任職人員職務(wù)，更新工資標(biāo)準(zhǔn)，更新考核標(biāo)準(zhǔn)。利用財政收入、支出等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)檔案資料，分析經(jīng)濟發(fā)展、財政運行中的特點、存在不足以及預(yù)防對策，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策；利用會計檔案資料，為各類財務(wù)檢查提供最真實依據(jù)，較好發(fā)揮檔案在財政事業(yè)發(fā)展作用。通用數(shù)據(jù)庫的更新和維護應(yīng)該和數(shù)字化檔案更新保持同步，做到及時，準(zhǔn)確，科學(xué)，為更好做好財政局?jǐn)?shù)字檔案管理奠定堅實基礎(chǔ)。

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