楊世英

摘 要：在海量科技檔案數(shù)據(jù)中如何找準(zhǔn)信息，如何使借用件、共用件關(guān)聯(lián)有用的信息是科技檔案工作者面臨的一個(gè)重要課題，本文對(duì)企業(yè)科技檔案管理面臨的困難進(jìn)行了論述和分析，提出有效解決遇到問題的一些建議，以期能為我國各科研單位的科技檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞： 科技檔案；管理；關(guān)聯(lián)；信息

1 引言

當(dāng)“互聯(lián)網(wǎng)+”概念迅速走紅，當(dāng)“中國制造2025”正在推動(dòng)制造業(yè)的智能化升級(jí)，當(dāng)大數(shù)據(jù)和云計(jì)算正在推動(dòng)形成新的消費(fèi)理念、商業(yè)模式和產(chǎn)業(yè)形態(tài)，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到幾乎所有的領(lǐng)域。隨著研究院數(shù)字檔案館的建成和運(yùn)行，幾年來無論是傳統(tǒng)載體的數(shù)字化，還是電子文件系統(tǒng)的建設(shè)，都產(chǎn)生了大量的檔案數(shù)字信息，過去科技檔案借用件、共用件的應(yīng)用，無論在紙質(zhì)檔案或《檔案管理系統(tǒng)》檔案都無法實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，過去的傳統(tǒng)檔案管理已不適應(yīng)目前研究院的檔案信息化建設(shè)要求。通過加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、優(yōu)化數(shù)據(jù)庫性能，持續(xù)提高信息資源的傳遞和共享水平，從而做好科技檔案數(shù)字化管理中信息關(guān)聯(lián)問題，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高信息服務(wù)的自動(dòng)化水平。

2 科技檔案

科技檔案是指產(chǎn)品在研制、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種技術(shù)文件。科技檔案材料主要是由本單位自己編制形成的，但與本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)有直接關(guān)系的其他單位提供的、轉(zhuǎn)讓的、引進(jìn)的、移交的科技文件材料，也都視為科技檔案材料。借用件、共用件是指從已定型（或鑒定）產(chǎn)品中借用的零、部、組件；共用件是指同一型號(hào)中共同使用的零、部、組件。

近年來，我院檔案主管部門非常重視檔案信息化建設(shè)，隨著科技信息技術(shù)的應(yīng)用和數(shù)字檔案館建設(shè)，產(chǎn)生的大量科技電子文件（科技電子文檔）形成一個(gè)巨大的檔案數(shù)字資源。

3 當(dāng)前科技檔案管理面臨的困難

3.1 快速而準(zhǔn)確地找到所需的信息。如何在大量的科技檔案中快速而準(zhǔn)確地找到所需的信息，是檔案服務(wù)要解決的首要問題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，科技檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，在進(jìn)行檔案查詢時(shí)，往往需要的信息會(huì)被埋沒在大量的不需要的數(shù)據(jù)中，并且檢索性能急劇下降，甚至無法響應(yīng)，即：“找準(zhǔn)信息”。

3.2 科技檔案數(shù)字化管理中借用件、共用件信息關(guān)聯(lián)問題。檔案凝結(jié)了企業(yè)在科研、生產(chǎn)及經(jīng)營管理等活動(dòng)中所創(chuàng)造的全部成果，具有重要的參考價(jià)值和借鑒作用。尤其在新產(chǎn)品的研制或產(chǎn)品的改進(jìn)改型中，通過借鑒檔案資料幫助企業(yè)快速、準(zhǔn)確地設(shè)計(jì)產(chǎn)品尤為重要，借用件、共用件、關(guān)重件等使用非常常見。近年來，我院“檔案管理”系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了與協(xié)同工作平臺(tái)、PDM、OA等主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，電子文件實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)在線歸檔和自動(dòng)采集，加上館藏檔案的數(shù)字化，檔案數(shù)據(jù)量的激增，不可避免地會(huì)導(dǎo)致用戶從大量的檔案中找到所需的消息并與之關(guān)聯(lián)難度增大。目前在科技檔案借用件、共用件關(guān)聯(lián)運(yùn)用中，工作界面程序就多，耗時(shí)過長(zhǎng)，使用不方便。譬如某套科技圖紙中有一張圖紙是借用件需要關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)不在同一庫節(jié)點(diǎn)，根本做不到數(shù)據(jù)消息關(guān)聯(lián)，即使數(shù)據(jù)在同一庫節(jié)點(diǎn)上，也需要在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)入2次界面，有時(shí)還出現(xiàn)對(duì)所需的資料檢索不到或死機(jī)現(xiàn)象，最后還得逐條在成千的圖紙中挑其中的這張圖紙才能關(guān)聯(lián)。

4 大數(shù)據(jù)時(shí)代科技檔案管理解決方案

為了解決在大量科技檔案中“找準(zhǔn)信息”和“借用件、共用件信息關(guān)聯(lián)”的問題，要做好以下工作。

4.1 首先要全面收集和保存科技檔案數(shù)據(jù)。只有全面收集和保存科技檔案數(shù)據(jù)，才有可能在科技檔案數(shù)據(jù)庫中找到所需的信息。資源類數(shù)據(jù)包括館藏檔案經(jīng)過數(shù)字化加工而產(chǎn)生的各類電子檔案，PDM、CAPP、OA等系統(tǒng)存儲(chǔ)的各類電子檔案，檔案信息網(wǎng)建設(shè)和維護(hù)信息。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中，如果我們具備保存海量數(shù)據(jù)的條件，首先要盡可能多地收集和保存數(shù)據(jù)，做到全覆蓋，不能因?yàn)閿?shù)據(jù)量大，處理復(fù)雜，保存代價(jià)高等一系列主客觀原因，而放棄暫時(shí)對(duì)科研生產(chǎn)無關(guān)的數(shù)據(jù)。檔案工作其實(shí)是一項(xiàng)繁瑣的工作，尤其是科技檔案工作，我們永遠(yuǎn)不知道哪份科技檔案哪一天要用，對(duì)哪個(gè)人有用，不知道這些數(shù)據(jù)可能就是明天科研人員需要關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息，因此，在科技發(fā)達(dá)到能夠存儲(chǔ)海量數(shù)據(jù)的今天，我們理應(yīng)全面收集和保存好科技檔案數(shù)據(jù)，需要保存的文件，確保得到及時(shí)收集、分類歸檔。對(duì)任何一份科技檔案都要做到寧可一直用不到，也不能出現(xiàn)科研人員用到時(shí)不能方便找到的現(xiàn)象。

4.2 加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化。建立數(shù)據(jù)管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格規(guī)定科技檔案各類信息的著錄格式、著錄細(xì)則。由于數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)和利用的特殊性，可能幾年以前形成的數(shù)據(jù)現(xiàn)在已經(jīng)無法利用，或者數(shù)據(jù)不能有效地讀取。例如：受控文本的錄入必須用半角格式，否則在全文批量掛接上傳時(shí)，因格式不匹配而無法掛接全文。因此，我們要規(guī)定受控記錄的范圍、格式與填寫要求，確保檔案信息錄入完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，培養(yǎng)時(shí)時(shí)更新意識(shí)，要派專門檔案人員及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和核準(zhǔn)，只有做到這些，才能提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，確保檔案材料的齊全、完整和準(zhǔn)確性。具體包括科技資料更改、替換、銷毀的時(shí)間、依據(jù)、階段標(biāo)記、內(nèi)容、責(zé)任者，確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到標(biāo)識(shí)，關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)時(shí)就不會(huì)不同階段的資料一股腦兒地全部跳出來，防止作廢文件的非預(yù)期使用，而確因需要而保留作廢文件時(shí)，對(duì)這些文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以防誤用；根據(jù)商業(yè)秘密的級(jí)別，對(duì)資料（含涉及商業(yè)密級(jí)的檔案資料）密級(jí)做相應(yīng)密級(jí)調(diào)整，將檔案系統(tǒng)中文件條目“商業(yè)秘密級(jí)別”按要求標(biāo)識(shí)“最重要”“重要”“一般”，PDM系統(tǒng)歸至《檔案管理系統(tǒng)》的電子檔案，除PDF格式外，WORD格式也同樣標(biāo)識(shí)商業(yè)密級(jí)；科技成果補(bǔ)錄成果完成人，確保使用者輸入完成人的部分信息能夠關(guān)聯(lián)到該科技成果詳細(xì)科研資料。做好記錄的標(biāo)識(shí)，以便使用者快速而準(zhǔn)確識(shí)別、檢索和使用。才能有效進(jìn)行數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程。

著錄規(guī)則包含技術(shù)文件、光盤、整套圖紙、底圖以及設(shè)計(jì)更改單、技術(shù)通知單、工程更改/偏離單等，數(shù)據(jù)庫中所著錄的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都為英文半角格式。在著錄數(shù)據(jù)庫條目時(shí)，不允許覆蓋，如有換版的情況產(chǎn)生，必須新建條目著錄，并修改原條目中“文件狀態(tài)”欄目的屬性。圖/文件號(hào)按歸檔資料上的實(shí)際圖/文件號(hào)著錄，著錄要求完整，PDM系統(tǒng)數(shù)據(jù)此項(xiàng)為必錄項(xiàng)并推送至檔案管理系統(tǒng)；歸檔單位按資料歸檔單位填寫，用中文著錄，不可用數(shù)字或符號(hào)表示，兩個(gè)以上單位合作歸檔的資料，幾個(gè)單位全部著錄，單位之間用“/”分隔；責(zé)任者指資料的編寫者或建議者。外來資料如無明確“責(zé)任者”時(shí)，填寫資料形成單位。歸檔資料無明確編寫者，注明歸檔人或單位，例如：王君（歸）；某某單位（歸）。譯文資料根據(jù)情況要注明歸檔人或單位，例如：李四（譯）；形成時(shí)間指文件簽署頁的批準(zhǔn)欄目中最后的日期，統(tǒng)一由8位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如2008.01.01；歸檔時(shí)間指文件或單據(jù)移交檔案主管的交接時(shí)間，統(tǒng)一由8位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，由系統(tǒng)自動(dòng)生成；密級(jí)指歸檔文件或單據(jù)上所標(biāo)識(shí)的密級(jí)，如內(nèi)部、秘密、機(jī)密、絕密。外來文件未標(biāo)識(shí)密級(jí)的，填寫內(nèi)部。密級(jí)變更后，應(yīng)在備注中說明變更人、變更日期、變更依據(jù)文件；載體類型指文件資料存儲(chǔ)介質(zhì)，分為紙質(zhì)、光盤、磁盤、硬盤、膠帶等；文件狀態(tài)指文件現(xiàn)在的狀態(tài)，包含：現(xiàn)行、下架、作廢、封存、撤銷，文件發(fā)生換版等動(dòng)作時(shí)應(yīng)更改其狀態(tài)。

要快速而準(zhǔn)確地關(guān)聯(lián)到所需的信息，必須嚴(yán)格按科技檔案各類信息的著錄格式、著錄細(xì)則規(guī)定操作。

4.3 對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行性能優(yōu)化。原始數(shù)據(jù)往往由于在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)表達(dá)等方面與用戶需求存在不一致的地方，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換與處理。數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換后仍不能達(dá)到數(shù)據(jù)信息化關(guān)聯(lián)的，則系統(tǒng)存在性能瓶頸，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫性能優(yōu)化，就必須部署新的技術(shù)，繼續(xù)升級(jí)檔案資源管理系統(tǒng)平臺(tái)。

5 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時(shí)代，作為科技檔案管理人員有責(zé)任、有義務(wù)主動(dòng)思考科技檔案管理中面臨的問題，并提出解決遇到問題的相關(guān)建議，切實(shí)推動(dòng)研究院科技檔案工作的發(fā)展，同時(shí)我們將會(huì)積極參與到智慧研究院科技檔案管理建設(shè)過程中。