張麗

電網(wǎng)建設項目檔案是電網(wǎng)建設項目的重要組成部分，是工程建設管理過程的真實記錄，也是公司重要的國有資產(chǎn)。國家電網(wǎng)公司推進職責、流程、制度、標準、考核“五位一體”協(xié)同機制建設，促使電網(wǎng)建設項目檔案在規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收全過程中做到齊全、完整、準確，使檔案管理與電網(wǎng)建設管理相互的配合協(xié)調加強，電網(wǎng)建設項目檔案管理流程得以固化，提升檔案管理工作效率和管理水平，為電網(wǎng)建設項目提供有利的檔案依據(jù)，并創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益。

一、實行“五位一體”應用前檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

1.電網(wǎng)建設項目檔案歸檔過程監(jiān)管缺位

電網(wǎng)建設項目檔案管理工作要與項目建設同步進行，項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交要與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。受傳統(tǒng)機制、慣性思維及工作習慣等因素影響，電網(wǎng)建設項目檔案歸檔范圍不明確，各施工單位和設計、監(jiān)理等部門在施工生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的交叉檔案，由于職責分工不規(guī)范，無人收集和整理，項目檔案歸檔過程中監(jiān)督部門不檢查檔案的完整和準確，造成監(jiān)管缺位，出現(xiàn)電網(wǎng)建設項目檔案丟失，歸檔的質量不規(guī)范，檔案不齊全、不完整。

2.電網(wǎng)建設項目檔案歸檔前指導監(jiān)督不到位

電網(wǎng)建設項目檔案在勘察設計、施工過程及竣工驗收整個過程產(chǎn)生的文件、施工記錄、竣工文件在歸檔前，檔案管理員對建設項目施工程度和進度不了解，檔案歸檔前的指導工作做不到位，造成檔案收集材料不及時，工作積級性不高，檔案丟失和損壞檔案，這些問題直接影響和制約了電網(wǎng)建設項目檔案歸檔。

3.電網(wǎng)建設項目檔案歸檔文件材料不規(guī)范

電網(wǎng)建設項目檔案歸檔文件材料環(huán)節(jié)做的不規(guī)范，沒有做到非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔，外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢語譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出題名和目錄后歸檔。歸檔文件材料一般一式一份，重要的利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)，具有永久保存價值或其他重要價值的電子文件，沒有完全做到制作紙質文件或縮微膠卷同時歸檔。

二、推動“五位一體”檔案管理的主要做法

1.進一步完善電網(wǎng)建設項目檔案管理體系

（1）電網(wǎng)建設項目檔案實行“統(tǒng)一領導、分級管理、層層負責的原則，建立自上而下的分級管理體系，遵循“誰形成，誰負責”，“誰生成，誰整理”的原則，完成各自職責范圍項目檔案的整理、歸檔。

（2）建立健全項目檔案管理組織機構，明確管理職責，統(tǒng)一要求，將項目檔案工作納入有關領導、相關部門及工作人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制中，采取有效措施，抓好組織落實，按照項目文件形成的先后順序和項目建設階段性完成情況，做好項目檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。

2.深化電網(wǎng)建設項目檔案歸檔過程管控

進行職責范圍內電網(wǎng)建設項目檔案全過程管控。電網(wǎng)建設前期材料由前期人員進行收集、整理；電網(wǎng)建設項目設計文件及概預算由設計單位進行收集、整理；電網(wǎng)建設項目施工文件由施工單位進行收集整理組卷；電網(wǎng)建設項目竣工驗收過程中形成的文件材料由建設管理部門組織、協(xié)調收集整理組卷工作，并負責檔案的移交歸檔工作；檔案管理員負責電網(wǎng)建設項目檔案監(jiān)督、檢查和指導工作，負責組織、協(xié)助組織或參加重大建設項目檔案竣工驗收和達標投產(chǎn)、工程創(chuàng)優(yōu)檔案管理的檢查考核工作。深化電網(wǎng)建設項目檔案歸檔過程管控，使電網(wǎng)建設項目檔案形成的各個環(huán)節(jié)管理，監(jiān)督、指導到位，保證項目檔案在歸檔達到齊全、完整、準確的要求（見圖一）。

3.嚴格審核電網(wǎng)建設項目檔案歸檔質量的標準

檔案管理員嚴格按照項目檔案歸檔質量要求，審核歸檔文件材料的字跡清晰，圖標整潔，簽字蓋章手續(xù)完備；書寫字跡應符合耐久性要求，不能用易褪色的書寫材料書寫、繪制；歸檔的項目文件應為原件、正本；各種原材料及構件出廠證明、質保書、出廠試驗報告、復測報告齊全完整；項目檔案在檔案信息管理系統(tǒng)上進行檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接，設計院移交的電子版竣工圖應為PDF或GWF格式；電子文件整理時應寫明電子文件的載體類型，載體上標簽應注明載體序號、檔號、保管期限、密級、存入日期等，在移交紙質文件的同時應移交同步形成的電子、音像材料。歸檔的電子文件應包括相應的背景信息和元數(shù)據(jù)等。

4.加強培訓，促進“五位一體”常態(tài)運轉

（1）開展電網(wǎng)建設項目檔案專業(yè)培訓，全面掌握檔案的相關理論知識，現(xiàn)場指導參建單位專兼職檔案員進行收集、分類、組卷、編目、裝盒、貼脊背等工作，召集各縣公司及參建單位專兼職檔案員集中培訓檔案信息管理系統(tǒng)的應用，提升項目檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接和操作能力，加快項目檔案的歸檔時間，促進項目檔案歸檔的常態(tài)化、標準化。

（2）將《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設項目檔案管理辦法》《電網(wǎng)建設項目檔案管理流程手冊》裝訂成小冊子，分發(fā)給公司兼職檔案員及項目參建單位，做為隨身查閱工具，方便查詢職責內容、歸檔范圍、保管期限、收集整理規(guī)則及檔案管理流程，方便收集和整理工程項目檔案材料過程中達到收集齊全、分類準確、編目正確、排序合理等要求。

三、應用“五位一體”檔案管理實例分析

實例一：電網(wǎng)建設項目檔案的歸檔齊全完整，為公司新建、改擴建工程提供有效利用。

電網(wǎng)建設項目檔案的歸檔作用是為企業(yè)的發(fā)展及時提供信息，為公司安全生產(chǎn)建設提供有效依據(jù)。邯鄲地區(qū)的邯鋼企業(yè)升級建設了一個邯鋼新區(qū)，邯鋼新區(qū)的負荷將達400-450兆瓦，以前的220kV夏莊變電站已不能滿足邯鋼新區(qū)用電需求，直接影響用戶的安全用電，國網(wǎng)邯鄲供電公司決定對220kV夏莊站進行整站改造重建。改造重建需要依據(jù)原設備的相關數(shù)據(jù)，由于原設備處在運行狀態(tài)，很多勘察設計工作無法在帶電情況下進行，而將設備實施停電將影響鋼鐵企業(yè)供電可靠性。為保證項目前期設計勘察的安全性、可研報告的準確性，各部門技術人員到公司檔案室對相關數(shù)據(jù)和依據(jù)進行借查閱，由于檔案實施“五位一體”的深化應用，保證了220kV夏莊站的一期工程、后期擴建工程的全部檔案齊全，完整，先后提供了76卷3385張竣工圖、施工記錄1012份。大大縮短了勘察設計周期，節(jié)約了工程費用，保證了安全供電，提高了工作效率，為公司新建、改擴建工程提供有效利用。

實例二：印制小冊子發(fā)揮學習作用，提高檔案管理水平。

電網(wǎng)建設項目檔案專業(yè)性強、收集整理歸檔過程繁雜多變，在理論知識常規(guī)培訓和實際操作基礎上，為便于專業(yè)管理人員加強職責和流程的認識，將《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設項目檔案管理辦法》、《電網(wǎng)建設項目檔案管理流程手冊》裝訂成小冊子做為培訓教材，發(fā)放給公司兼職檔案員和項目參建單位，做為隨身工具，有利于專業(yè)管理人員的快速記憶，提高培訓效率。也可用于自學和培訓后的定期復習，便于對專業(yè)工作內容的系統(tǒng)了解和對具體的工作業(yè)務的全面掌握，解決了實際工作中遇到遺忘和記憶不清的情況，專業(yè)管理人員翻閱小冊子，即可迅速查閱相關管理工作的職責、整理、歸檔及流程等內容要求，確保項目檔案順利、高效的規(guī)范性歸檔。特別是對新上崗人員能夠很快進入工作角色，順利完成檔案材料整理歸檔工作，起到很大的幫助和指導作用。

實例三：電網(wǎng)建設項目檔案編制規(guī)范，為創(chuàng)“國網(wǎng)優(yōu)質工程”打下堅實基礎。

《國家電網(wǎng)公司輸變電工程優(yōu)質工程評定管理辦法》是以工程項目為對象進行的輸變電工程達標創(chuàng)優(yōu)進行考核，考核標準內容之一是檔案管理。近幾年國家電網(wǎng)公司進行了輸變電優(yōu)質工程評定，國網(wǎng)邯鄲供電公司在220kV雞澤、呂莊、館陶變電站擴建工作中，推進“五位一體”管理機制，對驗收的項目檔案進行分類、組卷、編目、裝盒、貼脊背、錄入、掛接，做到分類準確，組卷合理、案卷封面、案卷脊背，卷內目錄、備考表等規(guī)范編制，按照國家電網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質工程標準進行了自查和復查，公司的220kV雞澤站、呂莊站、館陶站擴建三項工程均達到了國網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質工程標準，被命名為國網(wǎng)公司輸變電優(yōu)質工程。項目檔案規(guī)范編制，為電網(wǎng)建設項目工程創(chuàng)“國網(wǎng)優(yōu)質工程”打下堅實基礎。

四、應用“五位一體”檔案管理工作成效

1.實施“五位一體”，項目檔案歸檔管理規(guī)范為公司創(chuàng)造更高效益

通過電網(wǎng)建設項目工程管理部門的密切配合，組織實施“五位一體”，保持“五位一體”與實際工作的聯(lián)系，做到電網(wǎng)建設項目從立項、勘察、設計、施工、竣工、驗收的規(guī)范化流程管理，工程項目建設的每個階段都有執(zhí)行標準，保證了項目檔案的歸檔管理，維護了項目檔案的齊全、完整、準確。檔案歸檔管理規(guī)范是檔案提供利用的先決條件，是檔案提供利用創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益的保障。在近年農(nóng)網(wǎng)改造升級改造時，通過檔案信息管理系統(tǒng)為其提供了35kV主變壓器廠家資料，35kV線路工程的技術記錄和電氣及桿塔竣工圖，加快了農(nóng)網(wǎng)改造的進度，為工程規(guī)劃設計提供齊全完整的文件，為新型農(nóng)村電網(wǎng)的安全供電提供了保障，為社會創(chuàng)造了不可估量的經(jīng)濟效益和社會效益。

2.完善了項目檔案規(guī)范化管理，提高檔案信息化建設水平

按照《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設項目檔案管理辦法》要求，通過檔案信息管理系統(tǒng)進行檔案信息的著錄、編目、電子文件的掛接，公司檔案管理員及時掌握工程進度，并通過工程進度產(chǎn)生的項目檔案的錄入、掛接，實時審核檢查檔案分類的準確性，整理的規(guī)范性，電子檔案的全息化管理等問題，及時通知參建單位限時進行修改，把握了項目檔案完成時間和歸檔時間，使檔案歸檔管理更加規(guī)范。項目檔案信息管理系統(tǒng)的完善，提高了檔案信息化建設，加快了檔案數(shù)字化管理，改變了項目檔案的借閱方式，由原來人工檔案庫房翻閱查找，現(xiàn)變?yōu)閰f(xié)同辦公系統(tǒng)電子檔案的借、查、閱工作，大大縮短了檔案檢索時間，加大了檔案利用效果，提高了員工工作效率，從2013年的檔案借閱2246件，到2015年的5667件，項目檔案借閱率提高了56%。統(tǒng)計近三年的數(shù)據(jù)極大反映了國網(wǎng)邯鄲供電公司的檔案信息化建設水平的提高（見圖二）。

（作者單位：國網(wǎng)河北省電力公司邯鄲供電分公司 ）