5.1.4檔案工作體系

企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門(mén)為核心，各職能或承辦部門(mén)、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。

企業(yè)檔案工作體系是與企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)、檔案人員的分布緊密結(jié)合在一起的，是企業(yè)檔案的管理結(jié)構(gòu)、工作結(jié)構(gòu)。企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身企業(yè)管理的模式，建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)檔案工作在企業(yè)管理各環(huán)節(jié)中形成的網(wǎng)狀管理體系，形成層層負(fù)責(zé)的管理機(jī)制。在業(yè)務(wù)工作上從文件的形成、積累轉(zhuǎn)化成檔案，直至檔案的利用諸多環(huán)節(jié)中建立起一套文件材料控制體系。企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)將檔案管理崗位責(zé)任制與管理體系相結(jié)合，從而保證檔案工作系統(tǒng)工程的運(yùn)轉(zhuǎn)靈活。

企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的組成一般包括：分管檔案工作的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，主管企業(yè)檔案工作的部門(mén)負(fù)責(zé)人，企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ殭n案工作崗位，企業(yè)內(nèi)部各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人及兼（專）職檔案人員、重要業(yè)務(wù)（技術(shù)）人員，所屬企業(yè)（公司及境外機(jī)構(gòu)）的分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門(mén)。

企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)與崗位責(zé)任制相結(jié)合，才能保證從文件的形成至檔案管理各環(huán)節(jié)工作落實(shí)到位。

根據(jù)許多企業(yè)長(zhǎng)期實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)檔案管理模式大致可分為三種類型。

一是集中統(tǒng)一管理模式。

建立企業(yè)綜合檔案管理部門(mén)，集中統(tǒng)一管理本企業(yè)全部檔案，并對(duì)企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)（包括境外機(jī)構(gòu)）的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理的需要，企業(yè)檔案部門(mén)可集中保管其分公司和子公司的檔案。

二是相對(duì)集中管理模式。

在統(tǒng)一執(zhí)行企業(yè)檔案管理制度的前提下，因地域或條件等因素，某些專業(yè)性較強(qiáng)、利用率較高的檔案資料，在一定時(shí)期內(nèi)可由專業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)保管，但須向企業(yè)檔案管理部門(mén)報(bào)送檔案目錄，納入企業(yè)檔案管理部門(mén)監(jiān)控范圍，保證檔案安全。其他檔案則實(shí)行集中保存。中小型企業(yè)或企業(yè)創(chuàng)建初期集中管理?xiàng)l件尚不具備的情況下可采取此模式。大型企業(yè)不提倡這種管理模式，如專業(yè)性極強(qiáng)，且上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)此類檔案監(jiān)管到位的大型企業(yè)確需采用這種模式，只限于業(yè)務(wù)檔案。也可以稱信息集中管理模式。

三是委托寄存管理檔案實(shí)體模式。

采取委托寄存管理檔案實(shí)體模式，企業(yè)必須在建立檔案工作管理體系，建立健全企業(yè)檔案管理工作制度的基礎(chǔ)上，自身負(fù)責(zé)文件材料的形成積累、歸檔等工作。檔案實(shí)體保管采取委托寄存方式。將檔案保管、整理、編目、檔案信息的數(shù)字化加工等工作委托給具有資質(zhì)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)承擔(dān)。寄存檔案的所有權(quán)歸委托方企業(yè)所有，該企業(yè)可隨時(shí)調(diào)閱利用本企業(yè)的檔案。采用這種模式，企業(yè)可以減少檔案管理崗位及部分檔案工作職責(zé)，減少保管檔案的硬件設(shè)施投入。

目前，隨著企業(yè)管理體制的改革和創(chuàng)新，企業(yè)檔案工作體系也在不斷地革新。有的企業(yè)實(shí)行檔案專業(yè)化管理模式，成立專業(yè)的檔案管理服務(wù)中心，為所屬企業(yè)各部門(mén)、各項(xiàng)目提供專業(yè)化的檔案管理和服務(wù)；有的實(shí)行委托化管理，將企業(yè)股份公司、上市公司等檔案管理工作委托由存續(xù)企業(yè)檔案部門(mén)或?qū)ｉT(mén)的檔案中介機(jī)構(gòu)；有的信息化水平較高的企業(yè)建立了數(shù)字檔案管理中心，對(duì)企業(yè)電子文件進(jìn)行全過(guò)程的管理和控制，在線歸檔和提供利用。但無(wú)論企業(yè)檔案管理體系怎樣變革，企業(yè)檔案工作都必須與企業(yè)各部門(mén)、各項(xiàng)目的具體工作緊密結(jié)合，與文件材料形成和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)緊密結(jié)合，不能留有空白和脫節(jié)。