劉素珍

血站檔案是指血站在采供血和單位管理過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像以及電子信息數(shù)據(jù)等形式為載體的原始資料，不僅包含血站采供血過程中征詢、體檢、采血、檢驗(yàn)、儲(chǔ)存、發(fā)放等信息的詳細(xì)文字和電子檔案，還包括了基建、文書以及科研等各種檔案。血站作為一個(gè)特殊的衛(wèi)生單位，檔案管理有著自身的特點(diǎn)，血站檔案尤其是采供血檔案對(duì)于血站業(yè)務(wù)工作和血液信息的可追溯性具有非常重要的意義。隨著輸血事業(yè)的不斷發(fā)展，加強(qiáng)血站檔案管理水平就顯得更加重要和緊迫。

一、血站檔案管理的現(xiàn)狀和問題

1.血站檔案的管理還不規(guī)范。大部分血站還沒有專門的檔案室，一般都是行政辦公室兼管檔案，檔案管理人員多是兼職，還不能做到檔案收集齊全完整，并按照歸檔要求進(jìn)行分類、劃分保管期限、組卷等。如《血站管理辦法》（暫行）第四章第三十一條規(guī)定：血源、采供血和檢驗(yàn)的原始記錄必須保存。對(duì)于具體如何保存，保存哪些內(nèi)容，沒有明確規(guī)定。采供血機(jī)構(gòu)在獻(xiàn)血者檔案收集過程中還存在資料不全、填寫不規(guī)范、統(tǒng)計(jì)的口徑不統(tǒng)一等等問題。這些問題不僅影響無償獻(xiàn)血者檔案的管理質(zhì)量，而且還會(huì)對(duì)檔案的利用帶來隱患，甚至引起醫(yī)療糾紛。

2.檔案信息化程度不高。我國大部分血站自2000年左右就著手開始使用計(jì)算機(jī)來輔助血站的檔案管理，檔案管理的信息化建設(shè)逐步完善，血站檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)取得了初步的成果，但因資金、技術(shù)以及專業(yè)技術(shù)人員的影響，各地血站的建設(shè)情況較不平衡，檔案管理和信息化建設(shè)的發(fā)展緩慢，在資金和設(shè)備投入上嚴(yán)重不足，檔案管理達(dá)標(biāo)率不高，行業(yè)沒有形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。大部分血站檔案的管理還處于常態(tài)的檔案收集、整理、保存，對(duì)檔案信息資源的轉(zhuǎn)化利用、統(tǒng)計(jì)分析等應(yīng)用程度還有待提高。尤其是對(duì)于業(yè)務(wù)工作的參考、指導(dǎo)和推進(jìn)作用還不夠，導(dǎo)致大量的檔案信息和資源長期處于“休眠”狀態(tài)，有效價(jià)值得不到體現(xiàn)。

3.人員缺乏，管理重視程度不高。大部分血站都沒有專業(yè)檔案管理人員，并且由于血站檔案管理的特殊性，其檔案管理人員還需具備一定的采供血專業(yè)和信息化專業(yè)知識(shí)，所以檔案管理的專業(yè)人員缺乏、業(yè)務(wù)水平低下是血站普遍存在的問題。有的單位無專職檔案管理人員，有的是臨時(shí)指定的。另外，有些單位對(duì)檔案工作和檔案人員重視不夠，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，適合血站特點(diǎn)的培訓(xùn)進(jìn)修機(jī)會(huì)較少，使得檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。

二、血站檔案管理的思考

1.規(guī)范管理，建立血站檔案的標(biāo)準(zhǔn)體系。提高血站檔案管理工作必須有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度做保證，針對(duì)目前血站系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀，要重點(diǎn)加強(qiáng)血站檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作，建立一套適合血站工作特點(diǎn)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和制度體系，統(tǒng)一血站系統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化。必要時(shí)，可以將檔案管理體系納入到ISO質(zhì)量管理體系，通過單位內(nèi)外的質(zhì)量管理審核，不斷地持續(xù)改進(jìn)。在實(shí)際工作中，建立部門立卷，專兼職檔案員各司其職的工作格局，完善有效的血站檔案管理網(wǎng)絡(luò)，從最基層開始，確保血站檔案收集齊全、整理規(guī)范、便于檢索和提供利用。同時(shí)，要借助血站現(xiàn)有信息系統(tǒng)，建立、升級(jí)、改造血站檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)。

2.注重應(yīng)用，發(fā)揮檔案資源的潛在價(jià)值。要充分發(fā)揮血站檔案的參考、指導(dǎo)作用，發(fā)揮檔案資源在決策中的作用，加強(qiáng)對(duì)血站檔案信息資源的開發(fā)利用，有效推進(jìn)血站的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。血站檔案管理人員應(yīng)該更新觀念，將檔案資源從“金屋藏嬌”向“物盡其用”轉(zhuǎn)變，從“重管輕用”向“管用結(jié)合”轉(zhuǎn)變，積極利用檔案資源，服務(wù)于單位中心工作，如利用歷年的采供血數(shù)據(jù)，分析各采血點(diǎn)、供血點(diǎn)的血液采供情況，找出其發(fā)展規(guī)律，提前安排采供任務(wù)，減輕血液淡旺季壓力；又如利用采血、制備的環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量控制點(diǎn)，減少血液的報(bào)廢和資源浪費(fèi)。同時(shí)要緊緊圍繞血站的工作特點(diǎn)、專業(yè)特色，拓寬工作視野，拓展應(yīng)用領(lǐng)域，開展深層次的編研工作，為單位領(lǐng)導(dǎo)工作決策和事業(yè)發(fā)展，提供有效的應(yīng)用價(jià)值。

3.高度重視，加大檔案管理的各種投入。要實(shí)現(xiàn)血站檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化、現(xiàn)代化，關(guān)鍵在于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，關(guān)鍵在于規(guī)章制度的落實(shí)和檔案管理人員的責(zé)任心。首先血站各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案工作，不斷優(yōu)化血站檔案管理工作的內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境，加大檔案管理工作重要性和重要作用的宣傳力度，加強(qiáng)檔案管理各項(xiàng)制度的執(zhí)行力和約束力，實(shí)現(xiàn)檔案工作與血站業(yè)務(wù)工作同規(guī)劃、同考核、同落實(shí)。其次要高度重視檔案人員的培養(yǎng)與引進(jìn)，不斷提升血站檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。將檔案管理知識(shí)培訓(xùn)列入單位繼續(xù)教育培訓(xùn)項(xiàng)目，有計(jì)劃有步驟地開展檔案專業(yè)培訓(xùn)。三是加大檔案管理資金投入力度。檔案管理的信息化、現(xiàn)代化離不開先進(jìn)技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備的支撐，尤其需要在現(xiàn)代化檔案專業(yè)設(shè)備、檔案網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理、電子檔案、檔案快數(shù)字化方面的資金投入。

（作者單位：邯鄲市中心血站 ）