孫紅霞
基于內(nèi)控背景下高校財(cái)務(wù)稽核工作的思考
孫紅霞
論文探討了新時(shí)期我國高等院校會計(jì)稽核工作與內(nèi)部控制體系建設(shè)的關(guān)系。作者從稽核工作過程與業(yè)務(wù)層面內(nèi)控流程的一致性,稽核工作與內(nèi)部審計(jì)的差異性和聯(lián)動性,稽核工作對人員素質(zhì)和機(jī)構(gòu)設(shè)置的新要求等方面,探討了高校內(nèi)控體系建設(shè)進(jìn)程中稽核工作的地位、內(nèi)涵和要求。
高校內(nèi)控稽核流程審計(jì)崗位與機(jī)構(gòu)
2016年,以貫徹落實(shí)教育部辦公廳《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動內(nèi)部控制指南(試行)》教財(cái)廳[2016]2號和教育部財(cái)務(wù)司《關(guān)于開展內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評價(jià)工作的通知》教財(cái)司函[2016]451號文件精神為契機(jī),我國各高校正全面規(guī)范內(nèi)部控制工作、推動內(nèi)控體系建設(shè),并以此作為防范學(xué)校風(fēng)險(xiǎn)、提高內(nèi)部管理水平的重要工作和抓手。盡管通知和指南對高校內(nèi)部控制的責(zé)任、方法、流程、工具等都提出了明確的要求和相應(yīng)的指引,但對高校來說,全面開展內(nèi)控工作是一項(xiàng)全新的實(shí)踐,做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵在于如何根據(jù)高校的實(shí)際,讓內(nèi)部控制體系能夠扎實(shí)落地,實(shí)施有效內(nèi)控。一方面要各高校結(jié)合學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略、組織構(gòu)架、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、人員特點(diǎn),利用系統(tǒng)的方法,明確建立內(nèi)部控制制度的主體,及其執(zhí)行者和復(fù)核者;另一方面,內(nèi)部控制又是一個(gè)不斷循環(huán)往復(fù)的優(yōu)化過程,因此必須要考慮,由誰來負(fù)責(zé)持續(xù)地推進(jìn)內(nèi)部控制的改進(jìn)?又由誰來執(zhí)行內(nèi)控過程中的監(jiān)督和報(bào)告?本文就以上問題,從高?;斯ぷ髟趦?nèi)部控制中的地位、作用和工作要點(diǎn)提出幾點(diǎn)思考。
高校內(nèi)部控制建設(shè)的工作目標(biāo)是要通過以防范風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向的內(nèi)控體系,保證高校社會價(jià)值的提升及發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。內(nèi)控工作運(yùn)用縱向到底,橫向到邊的系統(tǒng)管理模式,實(shí)現(xiàn)對管理流程及業(yè)務(wù)條線的全面覆蓋,并建立統(tǒng)一的管理組織、流程、制度和標(biāo)準(zhǔn)。內(nèi)控工作過程是流程與參與單位的閉環(huán)管理、循環(huán)反復(fù)和不斷優(yōu)化的過程(如圖1所示)。管理層承擔(dān)著構(gòu)建和運(yùn)行內(nèi)部控制的職責(zé)和任務(wù),各業(yè)務(wù)部門在學(xué)校管理層的指導(dǎo)下,梳理學(xué)校工作分工、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、明確權(quán)責(zé)體系,實(shí)施流程管理,將制衡機(jī)制嵌入到各項(xiàng)工作之中,從而實(shí)現(xiàn)決策、執(zhí)行和監(jiān)督的相互分離和相互制約。
圖1 內(nèi)控流程的閉環(huán)管理和參與單位的閉環(huán)管理圖示
所謂稽核是稽查和復(fù)核的簡稱,稽核制度是指在國家事業(yè)單位或公司企業(yè)內(nèi)部對有關(guān)會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿,公司企業(yè)流程運(yùn)作進(jìn)行審核和復(fù)查的一種制度,《會計(jì)法》第三十七條明確指出會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立稽核制度。很多高校已經(jīng)在財(cái)務(wù)部門設(shè)立稽核崗位,并依據(jù)國家有關(guān)政策、法律及學(xué)校規(guī)章制度對所發(fā)生的會計(jì)事項(xiàng)進(jìn)行稽查和復(fù)核。在遵循外部監(jiān)管要求,兼顧內(nèi)部管理實(shí)際的雙軌下,既是高校內(nèi)控管理層又是業(yè)務(wù)部門的財(cái)務(wù)處(部)扮演著非常特殊和重要的角色,必須在既有的財(cái)務(wù)管理與會計(jì)核算工作基礎(chǔ)上,增加與內(nèi)控要求相融合的相應(yīng)工作職責(zé),此時(shí)加強(qiáng)稽核工作更顯重要并面臨更高的要求。構(gòu)建基于內(nèi)控要求的稽核體系其核心是將稽核工作融入到可靠的會計(jì)憑證制度、完整的賬簿制度、有效的會計(jì)報(bào)表制度、嚴(yán)格的核對制度、合理的會計(jì)政策、會計(jì)程序和科學(xué)的預(yù)算制度之中,將稽核工作成為高校內(nèi)控體系中最前線、最直接的監(jiān)督(控制)手段,保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)完整和內(nèi)控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
一般而言,傳統(tǒng)的會計(jì)稽核工作大多只看業(yè)務(wù)活動是否真實(shí)、完整、合法合規(guī),甚至只是履行了對記賬憑證的二次復(fù)核。而納入高校內(nèi)控體系后的稽核工作在內(nèi)容與過程兩方面都將大大拓展。高校內(nèi)控流程分為自上而下的管理?xiàng)l線和經(jīng)濟(jì)活動業(yè)務(wù)條線(即單位層面和業(yè)務(wù)層面)。所謂流程即高校為公共資金使用績效最大化或社會價(jià)值最大化所進(jìn)行的一系列業(yè)務(wù)和管理活動,這些業(yè)務(wù)和活動貫穿于高校內(nèi)部控制的全過程。流程梳理是高校內(nèi)控工作的基礎(chǔ),流程劃分則是流程梳理的前提。財(cái)務(wù)部門是高校內(nèi)控管理層和業(yè)務(wù)部門,是經(jīng)濟(jì)活動業(yè)務(wù)流程的原始設(shè)計(jì)部門,既是內(nèi)控的受益者,又是風(fēng)險(xiǎn)的承擔(dān)者。在梳理流程的過程中既要對流程原始設(shè)計(jì)的效果進(jìn)行分析判斷,找出影響流程功能(效率和效果)實(shí)現(xiàn)的障礙和問題,還要關(guān)注流程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn),并將觸及本部門所轄流程的全部環(huán)節(jié)。由此可見,稽核工作過程與業(yè)務(wù)層面的內(nèi)控流程應(yīng)同步進(jìn)行。
業(yè)務(wù)層面的控制主要包括預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、政府采購、資產(chǎn)控制、建設(shè)項(xiàng)目和合同控制。以作為經(jīng)濟(jì)活動基礎(chǔ)流之一的支出業(yè)務(wù)流程為例,這一流程包括支出申請、審核與審批、支出憑證和資金支付諸環(huán)節(jié)。與此相對應(yīng),稽核工作應(yīng)對支出流程進(jìn)行梳理、分析支出業(yè)務(wù)可能出現(xiàn)的主要風(fēng)險(xiǎn):其一,支出申請是否符合預(yù)算管理要求、支出范圍及開支標(biāo)準(zhǔn)是否符合相關(guān)規(guī)定,基本支出與項(xiàng)目支出之間是否相互擠占;其二,支出是否經(jīng)過審批,重大支出是否經(jīng)過學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定;其三,支出是否符合國庫集中支付、政府采購、公務(wù)卡結(jié)算等國家有關(guān)政策規(guī)定;其四,有無采用虛假或不符合要求的票據(jù)報(bào)銷等等。針對這些風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)需要關(guān)注的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)及控制措施,首先要明確各支出事項(xiàng)的開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn);第二要加強(qiáng)支出事前申請控制,明確支出的內(nèi)部審批權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,包括分級審批、分額度審批、逐項(xiàng)審批等;第三要加強(qiáng)對支出業(yè)務(wù)分析控制?;巳藛T要對支出中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行歸類整理,分析內(nèi)部控制的可能缺陷,且有針對性地督促落實(shí)整改,及時(shí)堵塞管理漏洞,防范偏離控制目標(biāo)的各種風(fēng)險(xiǎn),并舉一反三,及時(shí)采取有效措施,確保內(nèi)部控制措施得到有效執(zhí)行??梢哉f,科學(xué)和嚴(yán)格的稽核過程是對內(nèi)部控制是否有效地發(fā)揮功能所進(jìn)行的連續(xù)評價(jià),是高校內(nèi)控工作常態(tài)化管理的必要保證?;斯ぷ鲬?yīng)貫穿業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制的全流程。
會計(jì)稽核是會計(jì)機(jī)構(gòu)自身對于會計(jì)核算工作進(jìn)行的一種自我檢查或?qū)徍斯ぷ鳌=?nèi)部稽核制度的初衷在于防止會計(jì)核算工作上的差錯(cuò)和有關(guān)人員的舞弊,也是規(guī)范會計(jì)行為、提高會計(jì)資料質(zhì)量的重要保證。我國幾經(jīng)修訂的《會計(jì)法》始終強(qiáng)調(diào)各單位應(yīng)該建立健全內(nèi)部稽核制度?;瞬坏韧趶?fù)核,會計(jì)復(fù)核按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度規(guī)定對原始憑證逐筆進(jìn)行復(fù)核,對不真實(shí)、不合法的原始憑證不予接受,并告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人;對記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回。而常規(guī)稽核工作大多定期或不定期通過采用抽樣方式對記賬憑證、賬簿和會計(jì)報(bào)表進(jìn)行稽查。基于內(nèi)控要求的稽核應(yīng)該對高校管理部門的組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)分工等方面是否形成相互制約和制衡進(jìn)行監(jiān)控;對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再梳理和評估;對相關(guān)工作人員執(zhí)行內(nèi)部控制管理制度的結(jié)果進(jìn)行分析,是財(cái)務(wù)部門主動完善和執(zhí)行內(nèi)控機(jī)制的行為。
傳統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)以監(jiān)督為導(dǎo)向,其職責(zé)在于查錯(cuò)糾弊。新的內(nèi)審理念以服務(wù)為導(dǎo)向,其職責(zé)以確認(rèn)評價(jià)風(fēng)險(xiǎn)管理體系和內(nèi)控體系的適當(dāng)性和有效性為核心,以提供全面風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)控咨詢服務(wù)為途徑。內(nèi)部審計(jì)協(xié)會(IIA)指出:“內(nèi)部審計(jì)是一種獨(dú)立、客觀的保證和咨詢活動,目的在于提升一個(gè)組織的工作價(jià)值,改善該組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)。它通過系統(tǒng)化和規(guī)范化的方法,評價(jià)和改進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理、控制和治理過程的效果,幫助組織實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)”。內(nèi)部審計(jì)對內(nèi)控負(fù)有檢查、監(jiān)督和評價(jià)的責(zé)任。實(shí)質(zhì)性測試是審計(jì)實(shí)施階段中最重要的一項(xiàng)工作,其又以符合性測試為基礎(chǔ)。審計(jì)人員在對被審計(jì)單位內(nèi)部控制進(jìn)行初評的基礎(chǔ)上,為證實(shí)該控制是否在實(shí)際工作中得以貫徹執(zhí)行,其實(shí)際效果是否符合控制的初衷而展開測試活動。符合性測試決定實(shí)質(zhì)性測試的范圍、重點(diǎn)和方法。通過實(shí)質(zhì)性測試,內(nèi)部審計(jì)運(yùn)用核對、復(fù)核、核實(shí)、盤點(diǎn)、賬戶分析等方法對高校業(yè)務(wù)活動是否合法合規(guī)、財(cái)務(wù)報(bào)表是否公允,會計(jì)記錄是否準(zhǔn)確適當(dāng),科目運(yùn)用是否恰當(dāng)?shù)葍?nèi)容表達(dá)意見。
在內(nèi)部控制工作過程中,稽核與內(nèi)部審計(jì)具有不同的功能和意義,因此要正確劃分稽核與內(nèi)審的邊界。盡管兩者都屬于監(jiān)控,都是指對內(nèi)部控制是否有效地發(fā)揮功能進(jìn)行連續(xù)評價(jià)的程序;都是對內(nèi)部控制所進(jìn)行的經(jīng)常性監(jiān)督、評價(jià)和糾正。但是,稽核工作內(nèi)含于業(yè)務(wù)活動,而內(nèi)部審計(jì)則是外在于業(yè)務(wù)活動的獨(dú)立評價(jià)?;耸轻槍ω?cái)務(wù)部門就業(yè)務(wù)流程進(jìn)行自我評估,梳理預(yù)算、收支業(yè)務(wù)的事前、事中和事后的全程性控制措施,并根據(jù)預(yù)算編制要求、收支規(guī)范和操作指南對現(xiàn)有措施進(jìn)行修改完善;對財(cái)務(wù)流程進(jìn)行深入剖析,完善各財(cái)務(wù)流程相應(yīng)的制度,為業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)向戰(zhàn)略財(cái)務(wù)的轉(zhuǎn)型過程做準(zhǔn)備。內(nèi)部審計(jì)則會定期或臨時(shí)進(jìn)行單位的內(nèi)控評價(jià)。其過程中要負(fù)責(zé)查閱各部門現(xiàn)有的管理制度,針對各部門業(yè)務(wù)流程和制度的梳理以及對缺失的相關(guān)業(yè)務(wù)流程實(shí)施流程再造,將其流程梳理情況和內(nèi)控缺陷整改建議匯總、反饋,并對各部門的內(nèi)控工作進(jìn)行監(jiān)管和再評估。在內(nèi)控體系中,內(nèi)部審計(jì)獨(dú)立地對其所關(guān)注的流程進(jìn)行梳理和監(jiān)管,其關(guān)注的重點(diǎn)在于流程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)控制關(guān)鍵環(huán)節(jié)。故此,內(nèi)部審計(jì)并不承擔(dān)全程監(jiān)督的職責(zé)。
稽核與內(nèi)審既有差異,又通過互相聯(lián)動提供對內(nèi)控建設(shè)的有力保證。內(nèi)部控制作為一種通過制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序,為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)而應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)的自我約束和規(guī)范的過程,其必然是一個(gè)循環(huán)往復(fù)和不斷優(yōu)化的動態(tài)過程。業(yè)務(wù)部門和內(nèi)控評價(jià)部門在內(nèi)控體系中分別履行內(nèi)部控制的執(zhí)行和自評、監(jiān)督和檢查職能。兩者對于高校內(nèi)控制度建設(shè)狀況進(jìn)行梳理,對內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進(jìn)行符合性測試,通過綜合分析,就當(dāng)前內(nèi)控設(shè)計(jì)的有效性和執(zhí)行有效性開展重點(diǎn)檢查工作,采用量化方式對單位層面和業(yè)務(wù)層面的控制活動進(jìn)行評價(jià)。完成內(nèi)控的自我評價(jià)和最后內(nèi)控制度的整體評價(jià)工作。兩者的工作目標(biāo)高度統(tǒng)一,工作內(nèi)容既有獨(dú)立性,又有聯(lián)動性。兩者都可以采取相同或相似的抽樣組織方法,可以一并進(jìn)行,進(jìn)行雙重目的的測試,既可觀察業(yè)務(wù)活動是否真實(shí)、合法合規(guī),也可以看到業(yè)務(wù)活動及其會計(jì)處理過程是否得到有效的控制。
“人本主義”作為構(gòu)建內(nèi)部控制機(jī)制的信條已越來越被廣泛接受,人的道德品行并不單純只是內(nèi)部控制的環(huán)境因素,也日益成為內(nèi)控結(jié)構(gòu)的有機(jī)組成部分。人是內(nèi)部控制體系中的特殊要素。其既是內(nèi)部控制的主體,又是內(nèi)部控制的客體。既要對其所負(fù)責(zé)的各類經(jīng)濟(jì)活動實(shí)施控制,同時(shí)又要受到高校內(nèi)部其他相關(guān)成員的控制和監(jiān)督。換言之,內(nèi)部控制也是針對“人”這一特殊要素而設(shè)立和實(shí)施的,再好的制度都必須由人去執(zhí)行,人員的品行與素質(zhì)是內(nèi)控成效的一個(gè)決定性因素。內(nèi)部控制體系的建設(shè)要求由專門人員對本單位的內(nèi)控工作進(jìn)行常態(tài)化管理。這就要求財(cái)務(wù)部門對其內(nèi)部控制工作的管理設(shè)定專門人員和專門機(jī)構(gòu)。
人也是稽核工作的基本要素?;斯ぷ饕蠡巳藛T必須具備優(yōu)良的政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和強(qiáng)烈的事業(yè)心;要求稽核人員由具有會計(jì)師以上職稱的人員擔(dān)任,具備高校管理、財(cái)務(wù)、投資、法律等綜合知識,要求稽核人員對高校事業(yè)發(fā)展有深刻了解和實(shí)際經(jīng)驗(yàn),通曉高校運(yùn)營和財(cái)務(wù)管理,精通高校內(nèi)部控制制度和相關(guān)業(yè)務(wù)流程;要求稽核人員具有較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)、溝通和協(xié)調(diào)能力。與此同時(shí),必要的組織形式對于發(fā)揮稽核崗位人員的組織綜合效率具有重要意義。隨著內(nèi)控體系的建設(shè),規(guī)模較大的高校成立承擔(dān)內(nèi)控日常工作的專門稽核科(室)勢在必行。應(yīng)明確稽核科室的職能,確定各崗位的職責(zé)。設(shè)置收支業(yè)務(wù)控制崗,負(fù)責(zé)收支業(yè)務(wù)內(nèi)部管理制度,確保收款和會計(jì)核算、支出申請和內(nèi)部審批、付款審批和付款執(zhí)行、業(yè)務(wù)經(jīng)辦和會計(jì)核算等不相容崗位相分離;設(shè)置預(yù)算與資產(chǎn)控制崗,確保預(yù)算編制、審批、執(zhí)行、評價(jià)等不相容崗位相互分離,明確資產(chǎn)管理職責(zé)權(quán)限,確保資產(chǎn)安全和有效使用;設(shè)置內(nèi)控工作自我評價(jià)崗,負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)流程的梳理,查找問題,分析內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和運(yùn)行缺陷,及時(shí)防漏堵缺,全方位健全優(yōu)化財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度;設(shè)置稽查崗,對記賬憑證的真實(shí)、完整、合法合規(guī)性進(jìn)行審核和復(fù)查?;檫^程中可借助內(nèi)部審計(jì)實(shí)質(zhì)性測試的抽樣方式,并由抽樣結(jié)果來推斷總體。在這個(gè)過程中,確定樣本的容量(數(shù)量)尤為關(guān)鍵,這需要考慮置信水平(依賴學(xué)校內(nèi)控制度的程度)、期望偏差度和容許偏差率三個(gè)方面的因素?;丝剖易鳛樨?cái)務(wù)管理的一個(gè)專設(shè)機(jī)構(gòu),應(yīng)對每個(gè)稽核人員明確分工、責(zé)任到人,使稽核工作有據(jù)可依,標(biāo)準(zhǔn)明確。哪里有業(yè)務(wù),哪里有流程,哪里就要有稽核。內(nèi)控體系下的稽核工作性質(zhì),決定了稽核人員不僅專業(yè)知識要過硬、更要全面掌握所有流程運(yùn)作的相關(guān)知識,而且還必須具備超前防范意識和豐富的實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)。
我國高校內(nèi)控體系建設(shè)正在賦予稽核工作以新的內(nèi)涵和要求。本文初步探討了稽核工作在我國高等院校內(nèi)部控制體系建設(shè)中的地位、內(nèi)容和意義。筆者認(rèn)為,稽核工作應(yīng)貫穿業(yè)務(wù)層面內(nèi)控流程的全過程;稽核工作與內(nèi)部審計(jì)既有差異又彼此聯(lián)動,并以此成為內(nèi)控工作的有力保證;內(nèi)控體系下的稽核工作對人員素質(zhì)和機(jī)構(gòu)設(shè)置提出了更為嚴(yán)格和全面的要求。希望這些思考對于推動高校內(nèi)控體系下的稽核工作能起到有益的作用,并在高校內(nèi)控體系建設(shè)的實(shí)踐中不斷得到檢驗(yàn)和提升。此外,隨著高校內(nèi)控體系的信息化發(fā)展,對業(yè)務(wù)流程的在線監(jiān)控作為內(nèi)控的第一道防線也將被提到稽核工作的建設(shè)議程,并將有機(jī)融入綜合性內(nèi)控信息系統(tǒng)。這一議題尚需盡快展開研究和實(shí)踐探索。
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Thoughts on Financial Audit in Colleges and Universities Based on Internal Control
SUN Hong-xia
Financial Department,Southeast University,Nanjing 210096
This paper preliminarily discussed,in new period,the relationship between auditing and internal control system construction of universities.The author investigated the role,meaning and requirement of auditing in the procedure of universities internal control system construction from three aspects,which are the consistencies between the procedure of auditing and the procedure of internal control at operation level,the differences and linkages between auditing and internal control,and the new requirements for auditors and institutional setting.
Universities Internal Control,Audit,Procedure,Position and Organization
F234
A
孫紅霞,女,江蘇泰興人,東南大學(xué)財(cái)務(wù)處,研究方向:高校財(cái)務(wù)管理;江蘇南京,210096