（廣東培正學(xué)院，廣東 廣州 510830）

淺析總公司其他應(yīng)收款的管理

李金瑩

（廣東培正學(xué)院，廣東 廣州 510830）

其他應(yīng)收款在總公司債權(quán)中的權(quán)重不高，數(shù)額較小。但由于其核算的范圍廣、業(yè)務(wù)雜，需要財(cái)務(wù)部門對其進(jìn)行專項(xiàng)管控。否則，將會有很多賬款收回不及時(shí)或無法收回，導(dǎo)致資產(chǎn)的流動性差，而現(xiàn)金比率降低又會增加財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因此，對其他應(yīng)收款進(jìn)行管理是總公司需要重視的一個現(xiàn)實(shí)問題。本文從很多總公司存在的“掛賬”、負(fù)數(shù)列示、報(bào)銷和歸還不及時(shí)等問題入手，分析其影響和可能產(chǎn)生的原因，并提出了完善其他應(yīng)收款的催收機(jī)制、預(yù)收性質(zhì)的款項(xiàng)用預(yù)收賬款科目核算、加強(qiáng)各部門之間溝通和合作等一些切實(shí)可行的措施，希望能夠?qū)偣酒渌麘?yīng)收款的管理起到一定的作用。

其他應(yīng)收款；壞賬準(zhǔn)備；掛賬

一、研究目的

《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》對于應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)付賬款等會計(jì)科目有明確的規(guī)定，但對于其他應(yīng)收款，其定義為：企業(yè)除應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)和預(yù)付賬款等以外的其他各種應(yīng)收及暫付性款項(xiàng)。這會造成其他應(yīng)收款的核算內(nèi)容不夠明確。盡管其他應(yīng)收款在絕大多數(shù)總公司債權(quán)中的權(quán)重不高，但近年來很多總公司業(yè)務(wù)發(fā)展飛速，其他應(yīng)收款的余額也隨之劇增，需要財(cái)務(wù)部門對其進(jìn)行專項(xiàng)管控。一方面，其他應(yīng)收款對現(xiàn)金流的影響很大，需要加強(qiáng)對其他應(yīng)收款的管理，建立完善的其他應(yīng)收款管理制度以及催收機(jī)制。另一方面，由于其他應(yīng)收款的核算范圍廣，該賬戶很容易進(jìn)行財(cái)務(wù)操作，造成經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的增加。所以，對其他應(yīng)收款的管理，是總公司需要重視的一個現(xiàn)實(shí)問題[1]。

二、總公司其他應(yīng)收款的管理現(xiàn)狀

大部分總公司其他應(yīng)收款的管理現(xiàn)狀主要表現(xiàn)為：其他應(yīng)收款賬戶長期掛賬、負(fù)數(shù)金額的存在以及部門之間溝通問題導(dǎo)致的報(bào)銷和還款問題等。

1、其他應(yīng)收款賬戶長期掛賬

（1）其他應(yīng)收款——保證金掛賬。通常情況下，總公司會將日常經(jīng)營中無法收回、超過正常收回期限（一般為三年）的業(yè)務(wù)借款、保證金等，長期掛在其他應(yīng)收款科目。以制造業(yè)的某一上市總公司為例，如表1所示。

由表1可以看出，該公司2014年12月31日壞賬準(zhǔn)備——其他應(yīng)收款主要是無法收回的投標(biāo)保證金，掛賬都超過了三年。2015年該總公司其他應(yīng)收款壞賬準(zhǔn)備比例雖小，但絕對值較大。同時(shí)查閱該公司壞賬計(jì)提的明細(xì)可知：2016年總公司有14，268.54K元的保證金和相關(guān)的訴訟費(fèi)用暫時(shí)無法收回。

（2）其他應(yīng)收款——內(nèi)部往來和關(guān)聯(lián)公司掛賬?？偣九c關(guān)聯(lián)公司長期掛賬的情況比較具有代表性，通常情況下關(guān)聯(lián)公司的掛賬表中雖然注明總公司未核銷，但是總公司相關(guān)人員在查找原因時(shí)，無法找到對應(yīng)的明細(xì)，仍然無法核銷相關(guān)款項(xiàng)?；究梢源_定該部分對賬表的解釋有誤。財(cái)務(wù)人員雖按時(shí)清理、催收，但仍有很多賬務(wù)長期掛在其他應(yīng)收款科目，如內(nèi)部往來和關(guān)聯(lián)公司往來掛賬[2]。

2、其他應(yīng)收款科目出現(xiàn)負(fù)數(shù)金額

負(fù)數(shù)余額問題在總公司其他應(yīng)收款的管理過程中一直存在，產(chǎn)生負(fù)數(shù)部分金額的原因主要有：一些出口收入沒有開票或者沒有找到對應(yīng)的發(fā)票進(jìn)行核銷；總公司收款后未核銷、未及時(shí)開票；非關(guān)聯(lián)公司“錯匯”借款；提前歸還相關(guān)代墊費(fèi)用、材料款、安裝借款、技術(shù)援助費(fèi)等。同樣以制造業(yè)的某一上市總公司“其他應(yīng)收款——關(guān)聯(lián)公司”科目的負(fù)數(shù)金額統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為例，如表2所示。

表2 某上市總公司“其他應(yīng)收款——關(guān)聯(lián)公司”科目負(fù)數(shù)金額統(tǒng)計(jì)表

3、員工業(yè)務(wù)借款和備用金報(bào)銷或歸還不及時(shí)

如果員工在業(yè)務(wù)借款、備用金請款后，沒有及時(shí)將發(fā)票拿回總公司報(bào)銷，也沒有及時(shí)歸還相關(guān)款項(xiàng)，導(dǎo)致其他應(yīng)收款——業(yè)務(wù)借款和備用金掛賬。這既不利于資金管理，不能很好地利用閑置資金；也不利于業(yè)務(wù)開展和財(cái)務(wù)費(fèi)用化處理。

例如，某部門同事由于不了解財(cái)務(wù)制度，拿到增值稅進(jìn)項(xiàng)稅票后遲遲沒有交給財(cái)務(wù)報(bào)銷；財(cái)務(wù)人員在催收過程中，該業(yè)務(wù)人員以工程還未完工、機(jī)器還需調(diào)試等原因告知財(cái)務(wù)人員還未取得相關(guān)發(fā)票，導(dǎo)致兩筆增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額過期無法抵扣，這對公司和個人來講都是一筆損失[3]。

三、相關(guān)影響

1、影響現(xiàn)金流且易虛增利潤

財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)會堅(jiān)持依據(jù)發(fā)票進(jìn)行費(fèi)用化處理的原則，本該記入損益的費(fèi)用類支出因?yàn)闆]有發(fā)票依然會列示在其他應(yīng)收款科目。其他應(yīng)收款“長期”掛賬，不僅會影響企業(yè)的資金安全和現(xiàn)金流，還會高估資產(chǎn)類科目，虛增會計(jì)利潤，造成會計(jì)報(bào)表不真實(shí)[4]。

2、易引發(fā)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

大量的預(yù)收性質(zhì)的款項(xiàng)掛賬在其他應(yīng)收款科目下會造成其“負(fù)數(shù)”列示，這不符合會計(jì)制度中權(quán)責(zé)發(fā)生制原則的要求。所以，對于其他應(yīng)收款負(fù)數(shù)“掛賬”的部分，要重點(diǎn)關(guān)注，在對外信息披露中，資產(chǎn)以負(fù)數(shù)的形式掛賬在關(guān)聯(lián)公司名下，既不符合資產(chǎn)的定義，也不符合財(cái)務(wù)報(bào)表相關(guān)信息正確披露的規(guī)定，容易引發(fā)審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)[5]。

3、易誘發(fā)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

其他應(yīng)收款不及時(shí)歸還或報(bào)銷都會誘發(fā)稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。由于其他應(yīng)收款核算范圍廣、內(nèi)容繁雜，現(xiàn)實(shí)實(shí)物操作中，結(jié)合其他應(yīng)收款“長期”掛賬的現(xiàn)狀，很容易會造成利潤虛增，預(yù)繳所得稅的金額會增加。加之，增值稅進(jìn)項(xiàng)稅發(fā)票的有效期為180天，如果報(bào)銷人員不及時(shí)報(bào)銷，進(jìn)項(xiàng)稅票過期則無法抵扣，這會造成公司應(yīng)交增值稅額增加。這些都是財(cái)務(wù)人員應(yīng)該規(guī)避的結(jié)果，應(yīng)努力把稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

四、產(chǎn)生問題的原因

1、總公司內(nèi)部治理制度不完善

（1）其他應(yīng)收款催收制度不完善?？偣救狈ν晟频钠渌麘?yīng)收款催收機(jī)制，造成很多保證金、代墊款項(xiàng)、業(yè)務(wù)借款不能及時(shí)收回。盡管有些催收制度已經(jīng)制定，但很多制度并未真正嚴(yán)格執(zhí)行，如何保證這些催收制度的有效落實(shí)仍是急需解決的最大問題之一。導(dǎo)致保證金無法收回的客觀原因大致分正常原因和非正常原因。正常未收回的情況有：很多保證金轉(zhuǎn)為履約保證金；招標(biāo)方案或項(xiàng)目變更、未定標(biāo)；項(xiàng)目沒有完結(jié)；重新招標(biāo)、轉(zhuǎn)投標(biāo)等因素。非正常未收回的情況主要有：保證金已退回，錯誤沖銷其他請款；政府項(xiàng)目沒有資金，等待政府撥款；法院審理、執(zhí)行中等因素。如何區(qū)分這些正常未收回和非正常未收回的長期掛賬款項(xiàng)以及何時(shí)以何種方式收回，都需要在相關(guān)制度中予以明確規(guī)定。

同時(shí)，在其他應(yīng)收款中，分子公司的代墊費(fèi)用、安裝借款、技術(shù)援助費(fèi)等占了絕對權(quán)重，但是在催收過程中，很多公司主要依靠總公司的催收和年底會計(jì)科的清賬?？偣居捎谪?cái)務(wù)人員本身的局限性（輪崗）和分子公司往來業(yè)務(wù)量的繁多，工作不夠精細(xì)化，同時(shí)，很多分子公司并沒有積極主動歸還相關(guān)費(fèi)用，這也是長期無法解決其他應(yīng)收款掛賬的主觀因素之一。

（2）考核機(jī)制不完善。很多制造業(yè)公司在固定的時(shí)間內(nèi)都要對總公司和分公司的業(yè)績進(jìn)行考核，考核主要從營業(yè)、工程、財(cái)務(wù)、安全質(zhì)量四個層面出發(fā)進(jìn)行評價(jià)。每一個一級指標(biāo)都設(shè)置有相對應(yīng)的二級指標(biāo)，然后根據(jù)專家意見賦予各個指標(biāo)對應(yīng)的權(quán)重。

關(guān)于指標(biāo)（目標(biāo)值或基準(zhǔn)值）的制定和發(fā)布方面，各項(xiàng)指標(biāo)（目標(biāo)值或基準(zhǔn)值）一般都是由各負(fù)責(zé)考核的總部總經(jīng)理審批后發(fā)布給各分公司，并抄送給營業(yè)總部和戰(zhàn)略規(guī)劃部備案，作為分公司績效考核的標(biāo)準(zhǔn)。然而很多公司財(cái)務(wù)層面的指標(biāo)中并沒有對其他應(yīng)收款的“賬齡”情況進(jìn)行細(xì)分，對于與賬齡有直接關(guān)系的保證金、歸還相關(guān)費(fèi)用等的催收情況也沒有給予相應(yīng)的權(quán)重或考核。

2、部分賬務(wù)處理不規(guī)范

其他應(yīng)收款會出現(xiàn)“負(fù)數(shù)”余額問題的根源是：《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》沒有對其他應(yīng)收款科目的核算內(nèi)容加以明確的規(guī)范。由其他應(yīng)收款的定義可知，其他應(yīng)收款的核算范圍和內(nèi)容，是采用“倒擠”的方法加以規(guī)范的。這給財(cái)務(wù)人員提供了便利的同時(shí)，也會給其他應(yīng)收款的管理造成困擾。

3、部門之間缺乏溝通

部門之間的溝通，不僅包括總公司內(nèi)部和分公司內(nèi)部的溝通，還包括總公司與分子各部門之間的溝通。在日常的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中，這些部門就報(bào)銷和掛賬問題經(jīng)常缺乏溝通。如果不同部門之間能相互加強(qiáng)溝通和合作，就能夠避免很多重復(fù)出現(xiàn)的問題。

五、總公司其他應(yīng)收款管理的相應(yīng)對策

1、完善其他應(yīng)收款內(nèi)部管理制度

（1）加強(qiáng)保證金管理。投標(biāo)保證金一般由總公司匯出，到期收回時(shí)由分公司業(yè)務(wù)人員跟進(jìn)。到期收不回時(shí)，如果營業(yè)人員和分公司不能證明是正常未收回的情況，可以執(zhí)行對營業(yè)人員項(xiàng)目提成費(fèi)和分公司項(xiàng)目服務(wù)費(fèi)的扣減處罰。一方面，可以根據(jù)賬齡明細(xì)，建議對超過3年及以上的“長賬齡”非正常部分做出額外扣減處罰比例。另一方面，可以把在應(yīng)付模塊進(jìn)行賬務(wù)處理的其他應(yīng)收款——保證金與相應(yīng)的合同收款模塊和發(fā)票結(jié)算模塊三者關(guān)聯(lián)起來，加強(qiáng)合同和保證金的管理，同時(shí)把應(yīng)付模塊的保證金請款，以事后錄入合同號等方式和合同模塊進(jìn)行關(guān)聯(lián)，督促業(yè)務(wù)人員積極采取措施追回其保證金。

（2）組建一支高效的清欠隊(duì)伍。總公司可以授權(quán)并組建一支高效的清欠隊(duì)伍，清欠隊(duì)伍成員應(yīng)包含一定相關(guān)財(cái)務(wù)人員和有關(guān)營業(yè)人員，負(fù)責(zé)清理包括其他應(yīng)收款賬戶在內(nèi)的所有以往掛賬或借款的事項(xiàng)：首先，可將掛賬明細(xì)科目分類排序，按照對內(nèi)和對外的金額大小或發(fā)生時(shí)間的先后排序，并簡要注明每筆款項(xiàng)的發(fā)生時(shí)間、經(jīng)手業(yè)務(wù)人員、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、清理情況、遺留問題等；其次，定期對其他應(yīng)收款中的各項(xiàng)欠款分別進(jìn)行集中專項(xiàng)治理。對于不同的欠款情況，清欠小組應(yīng)采取不同的方式進(jìn)行催收。如，對于內(nèi)部員工的欠款，可采取扣發(fā)獎金的辦法來收回款項(xiàng)；對于整個內(nèi)部部門的欠款，可采取暫停報(bào)銷的辦法；對于暫掛在其他應(yīng)收款中的內(nèi)部事項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格按照限期清理。

（3）實(shí)行請款人責(zé)任制度。對其他應(yīng)收款的管理實(shí)行請款人責(zé)任制度，對逾期的其他應(yīng)收款項(xiàng)應(yīng)采取多種方式催收，例如根據(jù)款項(xiàng)的金額大小，可采取信函通知方式、電話傳真催收方式、派人面談催收方式等。對于跨總部的調(diào)崗、輪崗等情況，交接過程中，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將賬戶信息與債務(wù)人信息核對無誤后，再編制移交清冊；對于因移交需要處理的遺留問題，相關(guān)財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)事先提交書面材料，說明相關(guān)事宜，以便接手的工作人員了解實(shí)際情況[6]。

（4）明確分子公司還款和對賬的主導(dǎo)地位。目前，很多總公司下面有多家分公司或子公司，其他應(yīng)收款對賬和催收的難度可想而知。總公司相關(guān)科室需要費(fèi)極大的精力對這些賬務(wù)進(jìn)行排查和監(jiān)管，同樣總公司會計(jì)科也需要對龐大的掛賬和異常賬務(wù)進(jìn)行處理，工作力度和工作精細(xì)程度都會受到諸多限制。如果能明確分子公司的還款主導(dǎo)地位，使其積極主動地跟進(jìn)相關(guān)問題、歸還相關(guān)費(fèi)用，長期掛賬的金額會減少很多。

2、預(yù)收性質(zhì)的款項(xiàng)用預(yù)收賬款科目核算

對于那些已記入“其他應(yīng)收款”且具有預(yù)收性質(zhì)的收款仍需調(diào)整到“預(yù)收賬款”科目。現(xiàn)在，很多總公司出口的收款都在應(yīng)收模塊出賬，目前都掛在其他應(yīng)收款科目，原因是截止到目前，合同結(jié)算模塊不能處理外幣問題。如果按照現(xiàn)行的處理方式，進(jìn)出口科可以對提供的材料進(jìn)行初步判斷，把及時(shí)結(jié)果反饋給財(cái)務(wù)，如果本期不能開票，說明收款具有預(yù)收性質(zhì)。財(cái)務(wù)人員在處理應(yīng)收模塊時(shí)，需視收款性質(zhì)和開票情況確認(rèn)其他應(yīng)收或預(yù)收賬款，而不能全部掛在“其他應(yīng)收款”科目。

3、加強(qiáng)各部門之間的溝通和合作

（1）需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員的溝通。對于員工請款，可將逾期表發(fā)給對應(yīng)的業(yè)務(wù)人員，請他們說明預(yù)計(jì)報(bào)銷的時(shí)間，如有問題應(yīng)及時(shí)和財(cái)務(wù)溝通?？梢钥剖一虿块T為一個整體，在費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)中進(jìn)行“費(fèi)用和請款總額”的控制。這樣既可以督促業(yè)務(wù)人員及時(shí)還款或報(bào)銷，也有利于費(fèi)用的管理和控制。尤其要注意“長賬齡的多個員工請款對應(yīng)同一個公司”的情況，查明原因，必要時(shí)建議暫停類似的所有請款。

（2）需要加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的溝通和交流。結(jié)合其他應(yīng)收款的賬齡分析，重點(diǎn)跟進(jìn)金額較大、長期掛賬的款項(xiàng)，查驗(yàn)截止本期期末未收回、計(jì)提壞賬款項(xiàng)；查明未能及時(shí)收款或已收款未及時(shí)核銷的原因并上報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)進(jìn)行處理。

六、結(jié)論

其他應(yīng)收款問題已經(jīng)成為財(cái)務(wù)管理活動中的一個亟待解決的問題。本文僅從“掛賬”、負(fù)數(shù)列示、報(bào)銷和歸還不及時(shí)問題入手，研究其影響和原因，并提出了完善其他應(yīng)收款的催收機(jī)制、改進(jìn)分子公司的考核指標(biāo)、預(yù)收性質(zhì)的款項(xiàng)用預(yù)收賬款科目核算、加強(qiáng)各部門之間溝通和合作等措施，希望能夠?qū)ζ渌麘?yīng)收款的管理起到一定的作用。

[1] 楊玉峰：淺析其他應(yīng)收款的管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2012（7）.

[2] 周潔：淺析其他應(yīng)收款的關(guān)聯(lián)方交易和審計(jì)策略[J].財(cái)會研究，2012（12）.

[3] 邱百鳴：其他應(yīng)收款——員工借款常見問題與管理對策[J].會計(jì)之友，2013（2）.

[4] 錢愛民、張新民：巨額其他應(yīng)收款的質(zhì)量辨析[J].財(cái)務(wù)與會計(jì)，2008（20）.

[5] 陳德祥：其他應(yīng)收款的審計(jì)方法[J].財(cái)會月刊，2014（9）.

[6] 陳雪芩：淺談其他應(yīng)收款存在的問題及對策[J].財(cái)務(wù)與會計(jì)，2014（4）.

（責(zé)任編輯：張瓊芳）