楊利軍

摘 要：伴隨著社會的發(fā)展，檔案數(shù)量與日俱增，對于檔案庫房管理提出了越來越高的要求。隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)的發(fā)展，使得檔案庫房智能一體化建設(shè)具備了基礎(chǔ)，為提高檔案庫房管理效率提供了基礎(chǔ)。在文中就檔案庫房管理智能一體化的建設(shè)和實踐進行探討。

關(guān)鍵詞：檔案庫房，智能一體化，建設(shè)

杭州市房產(chǎn)檔案館成立于2003年，2008年搬入新館后，在新庫房管理中率先采用了智能電動密集架和庫房溫濕度自動控制兩大新技術(shù)，極大的減輕了工作人員的勞動強度和庫房的日常性管理工作，但隨著近幾年房地產(chǎn)市場房產(chǎn)交易的日益火爆，房產(chǎn)檔案量急劇增加，目前館藏各類房屋權(quán)屬檔案已近400余萬卷（冊），原有的庫房管理方式已不能滿足日益增長的檔案入庫需要，給檔案管控工作帶來了不少壓力。同時作為“民生檔案，服務民生”的查檔服務窗口，檔案的利用接待量也呈幾何倍數(shù)增長。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代到來，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、智能制造業(yè)等信息技術(shù)培訓的發(fā)展與運用，深刻影響到檔案的特性和檔案管理工作的邊界。

1 面臨問題

1、房產(chǎn)檔案的增容面臨檔案管控手段單一的問題

2005年，杭州市房產(chǎn)檔案館主城區(qū)全年房產(chǎn)檔案入庫量為14萬卷，到了2015年入庫量為41萬卷，十年間增加了2.88倍，截止2016年11月15日，杭州市房產(chǎn)檔案館當年度已接收主城區(qū)各類房產(chǎn)檔案350447卷，隨著住房保障類檔案的接收入庫，預計2016年度檔案接收量將突破45萬卷。大量檔案的接收入庫，對檔案接收的上下架、位置管理、庫房的巡檢及盤點、檔案統(tǒng)計、利用調(diào)閱等帶來不少困難，而目前的檔案管控手段相對單一，工作效率較低，已不能滿足日益增長的檔案管理需要。

2、實體檔案調(diào)閱利用需要提質(zhì)增效的問題

杭州市房產(chǎn)檔案館作為“民生檔案，服務民生”的查檔服務窗口，查檔接待任務日益繁重。據(jù)《房管時迅》數(shù)說房管有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，2005年，杭州市房產(chǎn)檔案館房產(chǎn)檔案查詢接待量為0.9萬人次，到2015年房產(chǎn)檔案查詢接待量達42.3萬人次，十年間房產(chǎn)檔案查詢接待量增加了45倍。截止2016年11月15日，杭州市房產(chǎn)檔案館當年度窗口累計接待11.4萬人次，出具查檔記錄41萬份，電子檔案10.8萬頁，核查61.5萬人次。檔案管理部門如何在如此大接待量的情況下，及時高效的提高調(diào)閱實體檔案的速度，降低百姓的調(diào)檔等待時間，提質(zhì)增效是當前的主要問題。

2 功能實現(xiàn)

1、檔案智能密集架控制系統(tǒng)

在此次庫房改造中，我們采用了智能電動密集架，其架體控制系統(tǒng)采用了目前最先進的工業(yè)級、寬電壓、可靠性高、抗干擾能力強的PLC集成控制系統(tǒng)，規(guī)避了智能電動密集架單片機控制系統(tǒng)所存在的功能單一，無法升級等弊端，并與手持PDA、工作電腦等進行了工作聯(lián)網(wǎng)，并實現(xiàn)了以下功能：

⑴、智能電機配備24V無刷電機基礎(chǔ)上加配了5A電磁離合器，使架體在開閉合過程中更加安全、更加高效，架體移動聲音輕盈，無噪音。且手動、電動可自動切換。

⑵、架體左右雙開功能：具備左動、右動及左右雙開架體功能，當固定列在中間時，支持左右兩側(cè)架體同時進行打開操作，滿足兩人進入同一區(qū)域固定列兩側(cè)同時調(diào)閱檔案的需求。

⑶、一鍵式操作功能：通過一個觸控導向按鈕完成架體的開啟、停止、關(guān)燈等所有操作，觸控開關(guān)上配有LED導向指定燈。

⑷、應急助推功能：當調(diào)檔目標列出現(xiàn)電機故障，無法打開架體時，架體控制系統(tǒng)能智能識別故障位置，并自動指示故障列相鄰架體將故障列推動，故障列打開后，該助推列自動復位。

⑸、架體通風功能：架體控制系統(tǒng)上自帶溫濕度控制系統(tǒng)，能實時檢測架體內(nèi)溫濕度值，該架體環(huán)境溫濕度能人工設(shè)定，當架體環(huán)境溫濕度值達到設(shè)定值時，系統(tǒng)能自動打開每列架體來實現(xiàn)通風和閉架，也可直接在固定列上通過觸摸屏上進行手動操作，實現(xiàn)開架通風，使架體內(nèi)的溫濕度達到恒溫恒濕。

⑹、自動安全保障功能：架體除有防傾倒、防鼠、防塵、防光等基本功能基礎(chǔ)上，架體內(nèi)立柱、底盤和入口處分別安裝了紅外保護裝置，腳踢桿等應急保護裝置，當有人在架體開啟通道內(nèi)或有異物進入移動架體通道時，架體立即啟動自鎖保護功能，同時系統(tǒng)進入安全保護狀態(tài)，只有當人員離開通道或異物清除，架體才能啟動，確保人身安全。

⑺、架體自照明功能：架體自帶照明系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用無紫外線LED燈具，能隨架體開啟或人員進入架體通道而自動激活，當架體系統(tǒng)閑置或無人時，3分鐘后照明系統(tǒng)自動關(guān)閉。

⑻、電路保護功能：架體電力回路、操作回路各有專用的斷路器，當漏電或馬達超負荷時，密集架立即停止，回路切斷，即過載保護。

2、檔案實體管理系統(tǒng)

在此次庫房改造中，我們將8個標準化庫房全部通過VPN實現(xiàn)了WIFI無線網(wǎng)絡(luò)的全覆蓋，通過手持PDA，在庫區(qū)內(nèi)就可實現(xiàn)檔案的入庫、借閱、歸還、批量上架、批量位置管理等工作。檔案借閱或調(diào)檔時可以通過調(diào)檔指令，利用PDA可遠程開啟相應的電動密集架，實現(xiàn)高效、精準，大大提高了調(diào)檔等待時間，尤其在窗口服務中，調(diào)檔時間由原先約30分鐘縮短至5分鐘左右，為服務群眾贏得了時間。

3、檔案庫房智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)

庫房的恒溫恒濕對檔案的保管至關(guān)重要，在此次庫房增容改造中，我們將除濕器，空調(diào)、空氣凈化器、加濕器等設(shè)備進行有機組合，并利用新技術(shù)，將庫房內(nèi)各區(qū)域安裝的溫濕度監(jiān)控點進行統(tǒng)一聯(lián)網(wǎng)，形成檔案庫房智能環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)。根據(jù)預先設(shè)定的溫濕度值，在一定內(nèi)范圍達到異常告警、自動調(diào)節(jié)、實時采集、快速響應、定時上傳數(shù)據(jù)到指定服務器等，實現(xiàn)了對庫房內(nèi)溫度、濕度、PM2.5、CO2等進行全天候智能監(jiān)測、控制和治理。在確保庫房達到恒溫恒濕基礎(chǔ)上，有效凈化微塵、細菌、塵螨、微生物和各種氣態(tài)污染物，消除空氣中的異味，在保護檔案本身安全的同時確保從業(yè)人員的身體健康，同時將除濕器的排水進行了集中排放，避免了人工倒水的問題。

4、檔案庫房安全管控系統(tǒng)

檔案庫房安全管控系統(tǒng)中我們采用了庫房磁卡門禁系統(tǒng)、重點庫房加裝了雙指紋門禁系統(tǒng)、庫房進出紅外線監(jiān)測系統(tǒng)，庫區(qū)內(nèi)視頻監(jiān)控系統(tǒng)，其中門禁系統(tǒng)使用的磁卡需經(jīng)專門授權(quán)，方可使用，實現(xiàn)對進入庫房人員全方位的實時監(jiān)控和管理，庫房進出紅外線監(jiān)測系統(tǒng)和庫區(qū)內(nèi)視頻監(jiān)控系統(tǒng)則與大樓的物業(yè)管理監(jiān)控室進行有序?qū)樱沟脦旆?4小時都能實現(xiàn)全方位的管控，達到了人防、技防、物防的三位一體的庫房安全防范體系，確保了檔案庫房的安全。

5、主控系統(tǒng)

以上各項系統(tǒng)都通過一套庫房管理主控系統(tǒng)來集中進行管理，與館的檔案綜合管理系統(tǒng)和檔案綜合業(yè)務系統(tǒng)通過端口進行對接，互聯(lián)互通，與大樓安保系統(tǒng)進行進行對接，實現(xiàn)庫房一體化智能管控，大大提高了工作效率。

3 結(jié)語

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，創(chuàng)新檔案日常管理模式，創(chuàng)建立體檔案館庫管理辦法，檔案館庫的智能化建設(shè)必將是發(fā)展趨勢，本文只根據(jù)了本館情況對智能化館庫建設(shè)進行了初步的實踐與探索，對智能化館庫管理提出了一些思路和方法，供其他單位檔案管理工作者借鑒與參考。

參考文獻

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