摘 要：機(jī)關(guān)單位檔案信息化是我國信息化戰(zhàn)略發(fā)展的必然結(jié)果，也是我國機(jī)關(guān)單位與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展的必然結(jié)果。本文主要通過對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化相關(guān)理論的闡述，在加深對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息了解的同時(shí)，梳理我國機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題，從而提出解決對(duì)策。

關(guān)鍵字：信息化；機(jī)關(guān)單位檔案；建設(shè)研究

1 引言

機(jī)關(guān)單位檔案的建設(shè)是保證機(jī)關(guān)單位工作有序進(jìn)行、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，而傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)單位檔案管理方式，由于檔案數(shù)據(jù)信息的多樣性、復(fù)雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲(chǔ)存等都面臨很大挑戰(zhàn)，很難適應(yīng)時(shí)代的高速發(fā)展和迅速變化。因此，為完善機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)，本文對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的研究與探討做了一個(gè)簡(jiǎn)單的分析。

2 檔案信息化發(fā)展的必要性

檔案材料如果不經(jīng)過嚴(yán)密的管理，可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息持有者趁虛而入，隨意篡改他人信息，威脅員工，很有可能導(dǎo)致內(nèi)部管理混亂。如果檔案由各個(gè)部門保管或者掌握在個(gè)人的手中，缺乏有效的管理機(jī)制，一旦員工跳槽，就會(huì)把單位重要的信息資源帶走，輕則會(huì)使管理層斷裂，重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)重要的機(jī)密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)流失。檔案是對(duì)過去發(fā)生的行為、信息進(jìn)行記錄和保存的一項(xiàng)活動(dòng)，具有一定的保存和參考價(jià)值。機(jī)關(guān)單位的檔案更為重要，記錄著機(jī)密和未公開的專利技術(shù)。一旦流失，后果不堪設(shè)想。所以對(duì)單位檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，尤其是加強(qiáng)信息化的建設(shè)，設(shè)立防火墻，這樣檔案的信息就不會(huì)輕易的泄露出去，可以有效的避免因信息流失而影響機(jī)關(guān)單位的生存與發(fā)展。

3 機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)存在問題

3.1 機(jī)關(guān)單位檔案信息化認(rèn)識(shí)不足

受傳統(tǒng)思維和工作方式的影響，采用手工書寫和人員整理的方式已經(jīng)深入人心，雖然數(shù)據(jù)、信息眾多、工作冗雜，但人們已經(jīng)習(xí)慣了這種方式。要進(jìn)行機(jī)關(guān)單位檔案的信息化對(duì)于傳統(tǒng)的人員設(shè)置、工作要求改變較大，進(jìn)行機(jī)關(guān)單位檔案信息化很難得到檔案工作人員的理解和接納。其實(shí)這是因?yàn)閷?duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化的認(rèn)識(shí)不足。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)和部門積極利用這一便利基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，對(duì)于效率等各方面都有很大提高，機(jī)關(guān)單位檔案的信息化也是如此，不僅可以提高機(jī)關(guān)單位檔案的個(gè)人工作效率、提高機(jī)關(guān)單位部門的整體職能效率，還有利于對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國機(jī)關(guān)單位檔案信息化的整體發(fā)展奠定基礎(chǔ)。隨著信息化這個(gè)大環(huán)境的形成，一味堅(jiān)持傳統(tǒng)思想觀念是不可取的，機(jī)關(guān)單位部門要加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案工作者信息化知識(shí)的宣傳，并傳遞相關(guān)積極信息，鼓勵(lì)下屬各機(jī)關(guān)單位積極開展檔案信息化工作，提高對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。

3.2 機(jī)關(guān)單位檔案工作信息化人才較少

機(jī)關(guān)單位檔案的信息化建設(shè)離不開信息人才的支撐。所謂以人為本，人才是一個(gè)機(jī)關(guān)單位、部門和社會(huì)發(fā)展最核心的要素，機(jī)關(guān)單位檔案工作是整合檔案資源，配合各方信息需求，唯有人才的相互配合才能完成部門的應(yīng)盡職責(zé)；同時(shí)，隨著我國各項(xiàng)改革措施的提出和實(shí)施，機(jī)關(guān)單位檔案工作也將面臨更大挑戰(zhàn)，只有擁有大量有實(shí)力的人才，才能保證各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)它不僅需要檔案專業(yè)人才還需要既懂檔案工作又有計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的信息化人才。雖然我國信息技術(shù)一直在不斷飛速發(fā)展，各種高端人才數(shù)量連年增長(zhǎng)，但這些人才基本上分布在電信、航空工業(yè)、研究開發(fā)等領(lǐng)域，機(jī)關(guān)單位檔案工作受其工作特點(diǎn)和其他因素的影響，信息化人才相對(duì)較少，不利于機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

3.3 信息化設(shè)備利用率低

機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)已經(jīng)經(jīng)歷了一段時(shí)間的發(fā)展，部分機(jī)關(guān)單位檔案部門也積極引入計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，以便提高檔案管理工作的效率，響應(yīng)國家信息化戰(zhàn)略。但實(shí)際上，目前我國機(jī)關(guān)單位檔案信息化設(shè)備大部分處于閑置狀態(tài)、利用率偏低，只有簡(jiǎn)單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據(jù)自己實(shí)際情況將已有設(shè)備利用起來或引入新的信息化設(shè)備是促進(jìn)機(jī)關(guān)單位檔案信息化的下一步重要工作點(diǎn)。

3.4 相關(guān)法律法規(guī)不夠完善

檔案信息化管理是檔案工作者智慧的結(jié)晶，具有獨(dú)創(chuàng)性。檔案信息資料記錄著機(jī)密和未公開的專利技術(shù)。一旦流失，后果不堪設(shè)想。尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，公民的隱私權(quán)和檔案資源的利用勢(shì)必會(huì)產(chǎn)生諸多的矛盾。國家有關(guān)的法律文件并沒有明確的規(guī)定那些檔案資料屬于公民的隱私，何時(shí)開放會(huì)不侵犯公民的隱私等一系列的問題，相關(guān)的法律法規(guī)還不是很健全，仍然需要國家去努力改善這一問題。

4 機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)對(duì)策

4.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高信息化意識(shí)

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，接受新的事物也許需要很長(zhǎng)的時(shí)間，也將面臨很大的挑戰(zhàn)，但是我們要堅(jiān)定機(jī)關(guān)單位檔案信息化的決心，逐步樹立信心化觀念，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案信息化的逐漸過渡。我們要充分認(rèn)識(shí)到信息化的這個(gè)大環(huán)境，認(rèn)識(shí)到機(jī)關(guān)單位檔案信息化的重要性，認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)于整合資源、促進(jìn)共享的重要性，各部門要將機(jī)關(guān)單位檔案信息化作為發(fā)展戰(zhàn)略，并提到實(shí)際日程上。這符合機(jī)關(guān)單位檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的發(fā)展方向。機(jī)關(guān)單位檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認(rèn)清機(jī)關(guān)單位檔案發(fā)展的大方向，提供工作責(zé)任感、樹立現(xiàn)代化管理理念。通過領(lǐng)導(dǎo)與員工的共同努力，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

4.2 加大人才培訓(xùn)和招聘力度

機(jī)關(guān)單位檔案部門要加大對(duì)現(xiàn)有員工的信息化培訓(xùn)，聘請(qǐng)信息化專業(yè)人員不定期對(duì)檔案工作者進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)傳授和實(shí)踐演練，促進(jìn)理論與實(shí)踐的結(jié)合運(yùn)用。同時(shí)利用校園招聘、社會(huì)招聘、人才引進(jìn)等方式，加大專業(yè)人才的招收，吸收實(shí)施機(jī)關(guān)單位檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作同時(shí)，帶動(dòng)其他工作者的進(jìn)步，形成良好的機(jī)關(guān)單位檔案信息化工作環(huán)境。同時(shí)還要注重檔案管理人才的培養(yǎng)，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)、有較強(qiáng)的整體規(guī)劃能力，保證檔案保管等工作的順利進(jìn)行。要更好的做好機(jī)關(guān)單位檔案信息化工作，還要進(jìn)一步將兩種專業(yè)的人才融合培養(yǎng)，加強(qiáng)具備多能力人員的存在。

4.3 建立檔案信息化建設(shè)工作組

機(jī)關(guān)單位檔案信息化的建設(shè)是一件比較浩大的工程，要做好這項(xiàng)工作、保證每個(gè)環(huán)節(jié)的正確對(duì)接和順利實(shí)施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案工作進(jìn)行總體布局，并制定詳細(xì)發(fā)展和工作計(jì)劃，同時(shí)推進(jìn)和監(jiān)督信息化工作的進(jìn)展，直至完成。檔案信息化工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，但也是我國機(jī)關(guān)單位事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，所以只有組織者和實(shí)施者共同努力，才能更好的完成。

5 總結(jié)

由于我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不平衡性與差異性，決定了其檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略模式的選擇必須考慮以下因素：一是檔案信息化建設(shè)必須與經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平相吻合；二是檔案信息化建設(shè)必須具有中國特色。所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，引進(jìn)信息化的人才，建立信息化工作組。只有這樣，才能從根本上促進(jìn)我國機(jī)關(guān)事業(yè)的檔案管理水平，提高管理的效率，節(jié)省大量的人力和物力。

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作者簡(jiǎn)介

魏紅（1968-），女，山東德州人，本科，畢業(yè)于山東省省委黨校，館員，研究方向：檔案管理。